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最新文书档案整理

1个回答

匿名  ·  2022-07-08 15:47:48

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全部回答(1)
  •   有时候,需要用到某些资料时,翻箱倒柜遍寻不着,N久过后蓦然回首,它在那个角落里……你平时是否也遇到了这样让你抓狂的情况?为了避免出现这样尴尬的情况,今天跟着小编一起来了解一下文书档案整理步骤吧。那么,话不多说,让我们一起走进今天的小讲堂,共同“充电蓄能”,筑起“知识粮仓”。

      一、什么是文书档案?

      文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。文书档案实际上是指行政管理档案,即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类。“文书档案”的概念是最早出现的。

      二、为什么要收集文书档案?

      文书档案是企业档案重要的组成部分,文书档案的形成与利用,为企业的发展与进步提供了有力的支撑。在企业内,文书档案常常包括的合同、标书、建设许可证等均有重大的商业价值,直接关乎到企业安全与发展。对这类文件的妥善管理,有利于提升企业的竞争力,乃至于企业的长远发展。其次,文书档案作为企业年度档案整理的重头戏之一,文书档案的收集与整理是档案室获取和积累档案的一种手段,也是保证档案文件材料齐全和完整的关键环节。

      三、文书档案的收集方法有哪些?

      1.及时收集

      结合本单位实际情况建立收集制度,明确各部门收集归档的职责、范围、时间,对档案材料的形成提出相应要求和控制措施,办理完毕及时收集。

      2.前瞻性收集

      针对一些重大会议和重大活动等,档案的收集工作应当具有前瞻性,在会议或活动等筹备阶段,就应该着手于文件的收集,在活动或者会议过程中,档案工作也要及时跟进,召开的活动或会议等一结束,应立即收集会议文件材料。

      3.帐外文件催着收集

      未经过收发文登记程序的文件材料如:参加重要会议或重要活动的文件、报表、调研材料、照片、录音录像带、图纸等,这些“帐外文件”是收集工作的难点,往往容易被忽视,档案管理人员要积极主动的催促相关人员移交“帐外文件”。

      四、文书档案的整理步骤是什么?

      1.件的确定:件是档案保管的最小个体,一般以每份文件为一件。如文件正本与定稿为一件、正文与附件为一件、原件与复制件为一件、转发文与被转发文为一件。

      2.文件的修整:整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复印或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

      3.装订:归档文件经过修整后要按件进行装订,装订可左侧采用直角或三孔一线的方式。装订时应当注意件内文件的排列顺序,如正文在前,附件在后;复文与来文为一件时,复文在前,来文在后;计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,正文在前,发文稿纸在后;有文件处理单的,文件处理单在前,正文在后。

      4.分类排列:将同一全宗内需要归入文书档案的文件材料,按文件生成年度为单位进行分类整理。应按照本单位制定下发的文书档案保管期限表区分保管。件的排序主要按事由结合时间排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

      5.编制归档号:归档文件经过分类、排列等系统整理后就要逐渐给予编制归档号。在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章,然后在方格内填写对应的档号。归档章用红色印泥加盖,档号填写用黑色或蓝黑墨水笔。

      6.编目:归档文件目录一式两份,一份装在档案盒内,一份应装订成册并编制封面。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型。

      7.装盒:将归档文件按照编号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表。要注意的是:不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内。装盒按归档的件号顺序装入,盒内备考表放置在盒内文件之后,要签署完备。

      8.入库排架:归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致,一般采用“保管期限—年度”的方法。排架遵循从上到下,自左到右的顺序,要求整齐美观。

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