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档案整理分为几个大类

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匿名  ·  2022-07-11 14:54:06

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  •   档案整理分为几个大类?档案分类是一项重要基础性工作,如果文件分类不清、收集的档案归位不明,文件材料的组织体系混乱,整理编目也会杂乱无序,因此,如何使得每一份文件都能“适得其所”,是我们开展档案管理工作的关键一步。

      档案整理八大操作流程

      1操作流程一:文件收集

      文件收集,即每年年初由档案人员将上年度处理完毕的文件材料统一收集到档案室。

      1.1收集范围。上年度处理完毕的文件材料。

      1.2收集时间。每年年初(一般在1—4月)。

      1.3收集方法

      1.3.1全面收集。即由档案人员依据本单位收发文、用印、打印登记簿等进行全面收集。

      1.3.2重点收集。即由档案人员重点收集反映本单位职能活动(尤其是专业职能活动)的文件材料和重大活动事件材料。

      1.3.3帐外收集。即“帐外”文件收集。“帐外”文件,是未经登记编号的文件材料,主要包括:①本单位领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料,尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言及会议上印发本单位的典型材料;②上级机关批转、转发本单位的文件,以及本单位代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本;③国家、省、市和上级机关领导视察、检查本单位或本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料,以及本单位及其领导检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料;④本单位召开的党代会、职代会、团代会、党组(党委、总支、支部)会、行政领导(如局长)办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料,以及领导班子民主生活会报告;⑤本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料;⑥本单位干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册,以及本单位各级党组织在工作活动中形成的文件材料;⑦本单位领导干部个人重大事项情况报告、个人收入申报情况报告及领导班子及其成员的述职述廉报告;⑧本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等材料,以及各种基础数字统计报表和分析材料;⑨本单位财产、档案交接凭证,以及本单位与外单位签订的各种合同、协议书等及政府部门在采购过程中所形成的与本单位与关的报告、标书、合同等;⑩本单位编印的简报、出版物(包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等)定稿、样本,以及新闻媒体(包括报社、电台、电视台、杂志社等)报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等。

      1.4收集要求

      1.4.1齐全要求。一要“全”,要求把本单位各类文件(尤其是一次会议、一项工程、一个案件的整套材料)收集齐全,做到“三防止”(即防止因工作需要把重要文件不移交,防止只移交副本或复印件而正本自留,防止不移交电子文件);二要“新”,要求重点在新项目(如招商引资、立体开发等)、新领域(如住房改革、人员分流等)文件收集方面下功夫;三要“特”,要求重点在突出本部门本行业特点文件收集方面下功夫。

      1.4.2质量要求。要求重点检查收发文的正文和附件、收文与收文阅办处理单、发文定稿与正本、收发文签发手续是否齐全完整,特别是计算机输出的定稿一定要附发文处理签并加盖骑缝章,以维护文件的真实性和凭证性。

      1.4.3手续要求。要求收集文件时交接双方应根据文件移交表详细清点,并履行签字手续。

      2操作流程二:文件鉴定

      文件鉴定,即由档案人员对收集来的文件材料按归档范围与不归档范围进行挑拣,剔除不应归档的文件材料等。凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向档案室移交,实行集中统一管理。具体归档要求是:①重份文件(注意:同一文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件)不要,拣选时要注意保留上面有领导批示或其他承办标记或说明的;②传真纸文件要用复印件归档,原件附后;③前文有误而后又补发文件的,有误文件不要归档;④批复与请示放在办结时归档,只有口头答复而没有正式文字的要注明。

      3操作流程三:文件分类

      文件分类,即由档案人员先后按照年度、级别、保管期限、问题或机构对已归档文件进行依次分类。内设机构发文较少的县(区)直立档单位一般采用“年度——保管期限——问题”分类方案,内设机构发文较多的国家和省直立档单位一般采用“年度——保管期限——机构”分类方案,市直立档单位可根据自身实际情况灵活选用适合自己的分类方案。应当强调的是:无论采用何种方法方案,都要注意以后每年延续使用。

      3.1按年度分类。即把已归档文件材料按其形成年度分开。具体要求是:①请示与批复放在一起归档,没有复文的放在请示年归档;②跨年度的会议、庆典、案件等文件放在结束年归档,跨年度的计划与总结放形成年度归档,临时性机构形成的文件一般放在工作结束年度归档(如果每年文件数量较多,亦可分散在每个年度内在最后一个类之后增加一个类归档);③没有落款日期的文件,可先根据文件材料内容标明一个比较接近时间(如会议材料按会期、统计报表按当年最后时间或次年1-2月等)再按年度归档。

      3.2按级别分类。即把相同年度的文件材料按形成机关级别区分为上级、本级、下级及平级四类。但下列文件材料要放在本级文件中一起归档:①本单位的请示与上级的批复,本单位的函与平级的复函,下级的请示与本单位的批复;②上级针对本单位机构设置、人员编制、下达任务与经费指标文件(针对本系统、本行业文件除外),上级专门研究本单位工作会议纪要,上级任免、表彰、处分本单位或本单位有关人员文件,上级指定要本单位专门办理文件(如人大、政协提案、议案办理答复等),上级机关或领导人正对本单位工作的指示、讲话、题词、调查报告,上级通报本单位的文件,上级批转、转发本单位文件的文件,上级召开的以本单位工作内容为主的会议文件;③与外单位联合发文和联合召开会议的文件。

      3.3按保管期限分类。即对照国家档案局8号令和本单位制定的《文书档案保管期限表》划定文件保管期限:永久、30年或10年。具体要求是:①本单位文件,重要的定为永久,一般的定为30年或10年(河南省定为10年);②上级文件,特别重要的政策法规文件定为永久(河南省定为30年),一般规定、办法、实施细则定为30年(河南省定为10年),其他文件定为10年;③下级和平级单位文件一般定为10年。

      3.4按问题分类。即把单位在同一年度产生的文件按其内容反映的问题分开(可依据本单位职能性质设置类别)。具体要求是:同一个问题、同一次会议、同一个名称(如同一刊物、简报等)的文件放在一起归档,数量多时可分为若干个盒,数量少时可将几个相近问题(如机构设置、干部任免、干部奖惩等)或名称的文件材料按相同保管期限合为一盒。

      3.5按机构分类。即按本单位内设机构设类将归档文件分开。具体要求是:一个内设机构一般设置一个类(机构名称即类名),各类按机构序列表或习惯顺序排列,哪个机构承办起草的文件归入哪个机构类中,几个机构共同处理的文件归入主办机构类中。

      4操作流程四:文件排列

      文件排列,即在分类方案的最低一级类目(问题或机构)内,按照一定的方法确定归档文件先后次序(一般按级别、问题,结合时间、重要程度等排列,会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列)。

      具体排列要求是:①一般按照上级文件、本级文件、同级文件、下级文件顺序依次排列,排列中密不可分的文件应排列在一起(如正文与附件,正文在前,附件在后;正文与定稿,正本在前,定稿在后;有几次稿的,定稿在前,修正稿依次排在后;请示与批复,批复在前,请示在后);②同一问题归档文件,按文件形成时间先后或文件内容重要程度排列,文件较多的可先分小类再按时间先后排列(如人事类,可分成机构设置、人员编制、干部任免、干部奖惩等小类,每小类内再按时间先后排列);③不同问题归档文件,按文件形成时间先后或文件内容重要程度排列,一个作者几个问题的先按问题后按时间先后排列。

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