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档案整理

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档案整理服务项目

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匿名  ·  2022-07-11 14:57:35

698

全部回答(1)
  •   了解档案整理服务项目的朋友可能会知道,不但业务范围:国际搬家(私人物品)、办公室搬迁,还专业从事档案整理和档案搬迁业务。让档案整理工作更加规范化、科学化,今天和大家分享一下档案整理的一些工作流程:

      档案整理工作流程有哪些?

      一、收集

      收集工作一般是每年1-2月开始,由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作,提出具体要求,并附上《文件材料归档范围及保管期限表》供参考。档案整理档案室要做好接收登记,建立《档案移交接收登记表》。

      二、分类

      (1)年度划分

      年度划分应遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度归档;计划、预决算、总结、报告、统计报表等,应放在文件内容针对的年度;长远规划应放在文件内容针对的头一年;多年的总结、报告,应放在文件针对的一年;跨年度的案件,应放在结案的一年。跨年度的会议文件,以会议闭幕时间来划分;来文与复文跨年度并作为一件归档的,以复文时间来划分。不同年度的文件一般应分开排放。

      (2)保管期限表划分

      参照《广东省机关文书档案保管期限表》(下简称《期限表》)对归档文件进行保管期限划分,不在《期限表》规定的归档范围内,而又认为具有保存价值,需要归档的文件材料,由各办公室自行决定保管期限或咨询档案馆。

      三、组件

      件是归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件:

      正文、附件为一件(正文在前,附件在后);

      文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件(正本在前,定稿在后);

      转发文与被转发文为一件(转发文在前,被转发文在后);

      原件与复制件为一件(原件在前,复制件在后);

      正本与翻译本为一件(无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后);

      中文本与外文本为一件(中文本在前,外文本在后);

      报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);

      简报、周报等材料一期为一件;

      会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;

      来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)独立成件。

      四、修整

      归档文件装订前,对不符合要求的文件材料进行修整。

      归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。

      归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

      对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

      五、装订

      1、要求:A4大小为标准取齐(凡文件尺寸大于A4纸规格的,要按A4规格进行折叠或裁剪,小于16开规格及破损的要进行托裱。托裱时单面内容文件在文件四角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央;双面内容文件在文件左边两角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央。);形成时即为成本成册的报表、刊物等,可保留原装订,装订时应尽量不破坏档案原貌;不能使用塑料夹装订文件。

      2、方法:不锈钢钉;线装。(不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。)

      3、10年期的档案(可)不拆钉。

      六、排序、编号

      在分类方案的低一级类目(即“保管期限”)内进行排序、编号,每年(每个机构)每个保管期限的文件按时间结合事由从1开始编顺序号。

      排列时,都应尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

      每一年度的归档工作结束后,如发现有其它应归档的文件材料未归档,可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

      七、编页码

      以件为单位,采用号码机打印在每页纸的右下角空白处,双面有字迹的档案材料,对于背面书写的页面页码打印在左下角空白处(按文字方向编页码)。每份文件均从1开始编页码,编有效页。

      八、盖档号章

      档号章盖于文件首页上方空白处。

      档号章项目包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六项。

      “全宗号”是档案馆为进馆单位档案所编制的实体管理号。

      “类别号”是指一个立档单位内不同门类的档案代字或代号,如A等。

      “年度”指归档文件的形成年度,标注4位阿拉伯数字。

      “机构”填写归档文件(收文或发文)的承办机构名称(规范化简称)。不按机构分类的,不填此栏。

      “期限”指归档文件的保存时间,分永久、30年、10年三种。

      “件号”是归档文件的顺序号。

      九、著录

      1、著录的项目要准确、齐全,以便于检索。

      2、一级著录要素:a、类别:文书档案;b、年度:文件对应年度;c、机构:本办公室名称;d、期限:永久、30年或10年。

      3、二级著录要素:件号、密级、文号、责任者、标题、主题词、文件日期、页数、归档日期、附件、公开范围、自定义类别、附注。

      4、题名著录

      (1)文件题名一般要求照实抄录,不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份,应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后,外加“[]”。

      (2)对题名中出现“我镇”“你局”“本镇”等不规范简称的,应据实著录并在其后注明全称或规范的简称,用“[]”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局[××局]……”,而不应录成“关于XX局工作总结”

      (3)有副题名的照原文副题名录入,在副题名前加“:”号;如有多个副题名,在各个副题名中用“;”隔开。

      (4)“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名,著录时可在题名之后,加上该文任免的本单位有关人员的名字,并外加“[]”。

      (5)有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的,应将除首件外的其他文件作为附件来处理,题名在“附件”栏内标识清楚。

      十、装盒

      1、将整理好的归档文件装入档案盒内对同一个保管期限内的文件,根据档案盒厚度,将文件按顺序装入盒中。不同保管期限的文件不能装在同一盒内;分机构编流水号的,不同机构的文件不要装在同一盒内。

      2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目:全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。

      3、填写备考表项目:盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。

      十一、编检索工具

      1、打印目录

      按件号打印归档文件目录。

      2、拟写“归档说明”

      内容包括:本年度立档单位主要工作概况,内设机构、职能及党政主要领导变化情况,文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷)。

      3、装订成规范的档案目录

      目录内一般按归档说明、永久、30年、10年的顺序排列,可将永久、30年、10年分别装订,或永久、30年合订,10年单独装订,多年合编。

      4、填写“目录夹封面”上的项目

      包括全宗名称、类别、年度、保管期限。

      5、填写“目录夹背脊”上的项目

      包括全宗号、类别、年度、期限。

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