档案整理服务项目

　　了解档案整理服务项目的朋友可能会知道，不但业务范围：国际搬家（私人物品）、办公室搬迁，还专业从事档案整理和档案搬迁业务。让档案整理工作更加规范化、科学化，今天和大家分享一下档案整理的一些工作流程：

　　档案整理工作流程有哪些？

　　一、收集

　　收集工作一般是每年1-2月开始，由档案室通知各部门做好上年度文件材料的收集工作，提出具体要求，并附上《文件材料归档范围及保管期限表》供参考。档案整理档案室要做好接收登记，建立《档案移交接收登记表》。

　　二、分类

　　（1）年度划分

　　年度划分应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。跨年度的会议文件，以会议闭幕时间来划分；来文与复文跨年度并作为一件归档的，以复文时间来划分。不同年度的文件一般应分开排放。

　　（2）保管期限表划分

　　参照《广东省机关文书档案保管期限表》（下简称《期限表》）对归档文件进行保管期限划分，不在《期限表》规定的归档范围内，而又认为具有保存价值，需要归档的文件材料，由各办公室自行决定保管期限或咨询档案馆。

　　三、组件

　　件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件：

　　正文、附件为一件（正文在前，附件在后）；

　　文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件（正本在前，定稿在后）；

　　转发文与被转发文为一件（转发文在前，被转发文在后）；

　　原件与复制件为一件（原件在前，复制件在后）；

　　正本与翻译本为一件（无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后）；

　　中文本与外文本为一件（中文本在前，外文本在后）；

　　报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；

　　简报、周报等材料一期为一件；

　　会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

　　来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件。

　　四、修整

　　归档文件装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。

　　归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

　　归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

　　对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　五、装订

　　1、要求：A4大小为标准取齐（凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。托裱时单面内容文件在文件四角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央；双面内容文件在文件左边两角涂上白乳胶粘贴于A4纸中央。）；形成时即为成本成册的报表、刊物等，可保留原装订，装订时应尽量不破坏档案原貌；不能使用塑料夹装订文件。

　　2、方法：不锈钢钉；线装。（不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。）

　　3、10年期的档案（可）不拆钉。

　　六、排序、编号

　　在分类方案的低一级类目（即“保管期限”）内进行排序、编号，每年（每个机构）每个保管期限的文件按时间结合事由从1开始编顺序号。

　　排列时，都应尽可能将关系密切的（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。

　　每一年度的归档工作结束后，如发现有其它应归档的文件材料未归档，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

　　七、编页码

　　以件为单位，采用号码机打印在每页纸的右下角空白处，双面有字迹的档案材料，对于背面书写的页面页码打印在左下角空白处（按文字方向编页码）。每份文件均从1开始编页码，编有效页。

　　八、盖档号章

　　档号章盖于文件首页上方空白处。

　　档号章项目包括全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六项。

　　“全宗号”是档案馆为进馆单位档案所编制的实体管理号。

　　“类别号”是指一个立档单位内不同门类的档案代字或代号，如A等。

　　“年度”指归档文件的形成年度，标注4位阿拉伯数字。

　　“机构”填写归档文件（收文或发文）的承办机构名称（规范化简称）。不按机构分类的，不填此栏。

　　“期限”指归档文件的保存时间，分永久、30年、10年三种。

　　“件号”是归档文件的顺序号。

　　九、著录

　　1、著录的项目要准确、齐全，以便于检索。

　　2、一级著录要素：a、类别：文书档案；b、年度：文件对应年度；c、机构：本办公室名称；d、期限：永久、30年或10年。

　　3、二级著录要素：件号、密级、文号、责任者、标题、主题词、文件日期、页数、归档日期、附件、公开范围、自定义类别、附注。

　　4、题名著录

　　（1）文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动。如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写。将重拟的题名附于原题名后，外加“[]”。

　　（2）对题名中出现“我镇”“你局”“本镇”等不规范简称的，应据实著录并在其后注明全称或规范的简称，用“[]”标识。如“关于本局……工作总结”应录成“关于本局[××局]……”，而不应录成“关于XX局工作总结”

　　（3）有副题名的照原文副题名录入，在副题名前加“：”号；如有多个副题名，在各个副题名中用“；”隔开。

　　（4）“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外加“[]”。

　　（5）有附件的应将附件的题名完整录入。如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚。

　　十、装盒

　　1、将整理好的归档文件装入档案盒内对同一个保管期限内的文件，根据档案盒厚度，将文件按顺序装入盒中。不同保管期限的文件不能装在同一盒内；分机构编流水号的，不同机构的文件不要装在同一盒内。

　　2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。

　　3、填写备考表项目：盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。

　　十一、编检索工具

　　1、打印目录

　　按件号打印归档文件目录。

　　2、拟写“归档说明”

　　内容包括：本年度立档单位主要工作概况，内设机构、职能及党政主要领导变化情况，文书归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷）。

　　3、装订成规范的档案目录

　　目录内一般按归档说明、永久、30年、10年的顺序排列，可将永久、30年、10年分别装订，或永久、30年合订，10年单独装订，多年合编。

　　4、填写“目录夹封面”上的项目

　　包括全宗名称、类别、年度、保管期限。

　　5、填写“目录夹背脊”上的项目

　　包括全宗号、类别、年度、期限。