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高效整理档案

1个回答

匿名  ·  2022-07-11 15:46:43

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  •   服务对象建档,是社工接触了解服务对象的第一步,而建档后的档案整理工作则有利于促进后续工作的高效开展,便于快速查找长者档案了解长者基本信息,并收集社区长者的共同需求,根据长者的需求开展相关针对性服务,因此,清晰地整理服务对象档案,高效整理档案有着重要性及必要性。

      以目前笔者服务的狮山镇上柏社区为例,社区60岁以上长者有505人,通过探访及电访等方式实现全建档覆盖的情况下,面对多且散的服务对象档案,如何让档案建立有真正的意义?

      成为笔者思考的第一个问题,结合工作的实际,在多方面探讨之下,笔者整理了一下服务对象档案归档方法:

      高效整理档案

      第一步:区域分类法

      由于上柏社区的地域分布散且大,南有邓边村、边田村、中和村、亨美村,北有蔡边村,西有西一村、西二村、西三村,一般社工进行服务走访或服务开展优先选择地域集中服务的形式,结合工作的便捷性,档案分类首先会以村为单位进行分类,上柏社区有八条村落便将档案分成八叠,在每份档案上编上编号为“村名+001/002/003...”,由此,社工能够快速查找长者档案,并清晰了解到每条村的长者基本情况。

      第二步:群体类别分类法

      根据服务对象自身的支持圈、需求情况等,社工会将每条村的长者分为一般长者及特殊长者,一般长者是指行动能力较好,自身有较大支持圈的长者,特殊长者根据不同群体类别进行分类,如高龄独居、空巢、孤寡、残疾、重度失能等类型。

      因此,服务档案整理社工会在区域分类法的基础之上进行群体分类,那么每条村的档案就会整理成“一般长者”和“特殊长者”两类,而在特殊长者档案里面会继续细分不同的特殊长者类别档案。

      群体类别分类法有助于社工厘清长者服务类型,识别相同群体的同质性需求及不同群体的不同需求,提供针对性服务计划。

      第三步:重点标记法

      随后在群体类别分类的基础上,社工会在档案上做重点标识,如高血压、高血糖等慢性疾病,重点标识的目的是便于发现关键人物、重点对象以及各类服务对象的特点及需求,如上柏社区开展的高血压管理小组,社工可以翻查各村的档案,查找重点标识为高血压的服务对象,便于快速了解其基本信息,邀请该服务对象参与高血压管理小组。

      第四步:汇总信息库

      完成以上所有步骤后,汇总整理一份电子版,形式服务对象信息库,信息库中需包括服务对象的基本信息、群体分类、档案编号以及档案的更新情况,便于工作人员记录及查找。

      以上是笔者对服务对象档案整理的做法,在整理服务对象档案的过程中我们需要有“三心”:用心、细心、耐心,只有将档案有条理地进行分门别类,才能保证档案准确、有效地收集和利用。

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