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档案整理与排序

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匿名  ·  2022-07-12 14:40:52

4741

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  •   归档档案的排列是在档案分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度、形成者等将归档档案排定先后次序的过程。(文书档案整理|档案整理与排序和保管期限划分)

      档案整理与排序

      1、归档档案“件”的构成(归档档案整理规则DA/T 22—2015)

      归档档案一般以每份档案为一件。

      ①正文、附件为一件;

      ②档案正本与定稿(包括法律法规等重要档案的历次修改稿)为一件;

      ③转发文与被转发文为一件;

      ④原件与复制件为一件;

      ⑤正本与翻译本为一件;

      ⑥中文本与外文本为一件;

      ⑦报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为档案附件时除外);

      ⑧简报、周报等材料一期为一件;

      ⑨会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;

      ⑩来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。

      有档案处理单或发文稿纸的,档案处理单或发文稿纸与相关档案为一件。

      2、归档档案“件”内档案排序

      ①归档档案排序时,正文在前,附件在后;

      ②正本在前,定稿在后;

      ③转发文在前,被转发文在后;

      ④原件在前,复制件在后;

      ⑤不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;

      ⑥中文本在前,外文本在后;

      ⑦来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

      ⑧有档案处理单或发文稿纸的,档案处理单在前,收文在后;

      ⑨正本在前,发文稿纸和定稿在后。

      3、归档档案的排列原则

      事由原则(档案材料的内容相同或相近的排列在一起),对归档档案的排列,《归档档案整理规则》(DA/T 22—2015)强调了“事由原则”,即同一事由的相关档案应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念,可以是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”,使密切相关、参照性强的档案材料排列在一起。

      4、归档档案的排列方法

      在坚持事由原则下按档案材料形成时间、重要程度、形成者等排列的不同方法。

      (1)同一事由内归档档案的排列:

      A、按时间先后顺序:时间早—排前;时间晚—排后

      B、按重要程度排列:重要的—在前;次要的—在后

      (2)不同事由间归档档案的排列

      A、按时间排列

      B、按重要程度排列

      C、按责任者排列

      D、按问题排列

      5、归档档案排列时应注意的问题

      (1)按分类方案执行

      (2)不可直接按收、发文号,时间排列

      (3)白头档案的排列——排列在有关类别的最后

      (4)“随办随归”的档案资料可以先预归档

      6、以县级某单位为例,归档档案排列的先后顺序

      (1)、本单位材料

      1.1本单位会议记录(党组、委办局办公会议等)、会议纪要

      1.2本单位红头档案

      1.2.1有文号的,按发文机关代字,档案顺序号先后排列

      如:县委全宗的,太〔20××〕1~N号、太发〔20××〕1~N号、办〔20××〕1~N号、太办发〔20××〕1~N号、太办秘〔20××〕1~N号……

      县组织部全宗的,太组〔20××〕1~N号、太组字〔20××〕1~N号、太组通〔20××〕1~N号、太组干任〔20××〕1~N号、太组干退〔20××〕1~N号、太组干函〔20××〕1~N号

      原则上,本单位发文字号按照重要程度进行排序,最重要的字号排在第一位,其他次之。

      1.2.2无文号的,按档案文头和发文日期先后排列

      (县级、市级、省级、部委、中央档案排列类似)

      1.3本单位白头材料

      如:计划、总结、审批、房产(合同、协议)、预算、人事调动(介绍信、函)、花名单(册)、采购(招标采购档案、合同、验收)、活动材料(党建、文明创建等)、报表(各种类型的月报、季报、年报)、上报材料等

      按类型集中存放,按时间先后进行排列。

      (2)、本级材料(县)

      2.1本级红头档案(县委、县政府、县委组织部、县其他单位)

      2.2本级白头材料(县委、县政府、县委组织部、县其他单位)

      (3)、上级材料(市)

      3.1红头档案(市委、市政府、市对口单位、市其他单位)

      3.2白头材料(市委、市政府、市对口单位、市其他单位)

      (4)、上级材料(省)

      4.1红头档案(省委、省政府、省对口单位、省其他单位)

      4.2白头材料(省委、省政府、省对口单位、省其他单位)

      (5)、上级材料(中央)

      5.1红头档案(国务院、部委对口单位、其他单位)

      5.2白头材料(国务院、部委对口单位、其他单位)

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