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档案数字化

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档案数字化啥意思

1个回答

匿名  ·  2022-07-22 10:46:06

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  •   档案数字化啥意思?档案是历史的真实记录。人事档案记载着一个人的一生经历与功过是非,所以档案对单位和个人来说都是相当重要的。

      尤其是人事档案利用查找使用率高,纸质档案在频繁使用查找的情况下,极易污染和损坏。

      因保管不当,纸质档案还容易招致虫蛀、鼠咬、霉变、水淹等不安全因素,不利于档案的长久保存和利用。

      为使档案能更好服务于社会大众,采取档案数字化管理非常有必要。

      档案数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、最终合成为图像(PDF)格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。

      使用档案数字化后纸质档案无需再翻动,有利于原始档案的保存。

      档案数字化占用空间小,一个大型单位档案室全部档案经数字化后只需几台电脑、几个移动硬盘即可。

      单位内部使用内网管理,只要经档案管理员授权,(涉密档案除外)单位部门之间需要查找非涉密档案的话,直接在自己办公室电脑上即可查找、打印,既方便又快捷。

      档案数字化已成为现代化办公及档案管理的发展趋势。

      时隔多年,我们已经从工业时代迈入了信息时代,近几年,国家与各事业单位都开始进行了一项工作,那就是“档案数字化”这是未来发展的趋势,也是时代的走向。

      浅谈当下档案数字化,如果并不了解,这几点轻松读懂

      一、档案数字化因何而来

      现在我们的生活已经进入了信息时代,生活中的各个方面也在发生着大大小小的变化,而档案数字化就是信息时代档案工作的主题。也是对档案管理过程的一种巨大的转变。

      其实,档案数字化的研究,起初是来自于国外的,随着信息技术的飞速发展,这种研究以及趋势,也就不断的波及到了我国。

      目前,我国的档案数字化工作还刚刚起步,还处于一种逐渐探索与慢慢论证的阶段,所以,档案数字化对于今后的档案工作也有着不可预计的好处。

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      二、档案数字化的含义

      所谓“数字化”就是用“0”和“1”两位数字编码来表达一切信息的综合性技术,为什么是“0”和“1”呢?因为,在计算机中,信息的组成就是用0与1来表达的。

      这样来讲,档案数字化,就是将档案上的信息,全部变成由0与1进行表达的计算机语言,就是数字化了。而将档案信息输入进计算机的过程,也是档案数字化的过程。

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      分享一个小知识

      你知道,为什么连国家都在大力提倡档案数字化吗?其实,这些都是有原因的。这就要从两个方面来进行解读了。

      第一方面,我们以前档案管理的方式,大多都是以手动的方式进行管理的。有着许多不方便的地方,不论是效率,还是对档案的保存上,更是对档案的利用上,都有着许多不便之处。

      很难有效的发挥档案本身应该发挥的价值,所以,档案管理的方式才要进行变动,用来发挥档案应该有的价值。

      第二方面,不知道你发现了没有,我们对于档案或者是一些信息,我们的利用只是停留在很浅的层次上,有些学者会对档案进行深层的剖析,但是也是一个充满艰辛的过程。

      但是,档案信息转变为计算机语言后,对档案的利用与开发,就不会像之前那样困难了,数字化后的档案信息,会更容易进行深度的挖掘。将档案的价值充分的发挥。

      那么,有些朋友就会问了,档案进行数字化后,都变成了计算机里的语言了,那么我们应该怎样去管理呢?有没有什么好的方式进行管理呢?

      诶,确实是有的,你知道吗?为了使档案的价值得以充分的发挥,为了档案管理的效率得到提升,研发人员夜以继日的开发了一套软件。

      也就是“档案管理系统”

      “档案管理系统”可以将数字化过后的档案进行集中式的管理,省去了原本手动管理的过程,极大提高了数字化的效率,是为档案数字化量身定制的工具。

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