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档案数字化

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档案数字化工作经验

1个回答

匿名  ·  2022-07-22 11:03:24

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  •   近日,学习了“建立人事档案集中管理机制”这一举措,我认为这个措施非常好,值得我们去思考、学习、借鉴。

      在建立人事档案集中管理机制下,采取了两项措施,归根结底,这两项措施都是围绕实现优化完善管档制度,改变档案分散现状,实现档案集中管理,促进档案管理工作规模化、专业化、规范化。

      结合实际,我了解到目前出现一些档案管理问题,例如档案过于分散,存在很大弊端,浅谈一下档案数字化工作经验。

      一是档案存放地点不明晰。有时需要查档案,不知道去哪个部门,有的甚至查了一圈,最终又在去过的部门艰难查到。

      尤其老干部档案,老干部身份比较复杂,有企业的、有行政的、有教师的,还有企业转行政的,有教师转行政的,还有曾经工作的单位或改制或灭失的,查阅档案非常麻烦。

      二是档案材料不规范。不同的档案管理部门工作人员专业水平不同、掌握的标准不同、尺度不同,造成档案材料不全面、不规范、不严谨,甚至非常不专业,档案内容大相径庭,势必为组织部门干部任用上带来巨大障碍。

      我认为,在加大档案管理人员专业培训的基础上,建立干部人事档案集中管理机制,实现档案管理标准化、规范化、专业化、科学化、数字化,是我县档案管理急需解决的一项重要工作。档案局的馆藏档案数字化工作一直都在紧张有序地进行中。从目前来看,所熟悉的机关文书档案和退伍军人专业档案,就此浅谈一些经验。

      一是配备先进的计算机、扫描仪等成套设备,使之适应系统中大量数据的快速处理、文字图片的扫描、声像资料的录入及网络系统的建设等;同时引进相对固定的、统一的档案系统软件。

      二是要求扫描录入工作人员在扫描之前必须做好档案整理工作,并且要认真检查案卷的完整性。

      同时加强对扫描人员的业务培训,提高其专业水平,从主观上彻底消除扫描中因失误而造成的漏扫、多扫和重扫问题。

      三是针对不同类型的档案采用不同的分辨率、色彩模式及存储格式,使得不同纸质档案经扫描后图像的清晰度与存储大小达到最佳平衡点,既有利于节省计算机存储空间,又能够清晰完整地保存图像,方便档案信息资源的传输、存储、共享和利用。

      四是将扫描后的图像内容与档案原件进行校对,这是一项不可缺少的工作,并制定档案数字化后的二校或三校质检规定。

      五是对案卷进行彻底清查,完成案卷装订工作,对照案卷目录对卷内文件进行逐件核对。同时,在核对案卷目录时对特殊的文件重新进行统计、记录。

      六是根据要求装订复原档案,要求工作人员坚持质量检查,既要保证装订后的质量又要保持美观。

      总之,档案数字化是档案信息化建设工作的大势所趋,开展库藏档案数字化处理工作,的确有利于纸质档案的保护,也有利于提高利用效率。在今后的档案数字化工作中,将紧紧围绕档案管理规范化、科学化、信息化的目标和要求,在档案行政部门的正确领导下,坚持与时俱进,科学创新,进一步加大档案工作数字化管理力度,力争使数字化档案工作再上一个新台阶。

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