企业档案信息化

　　信息化水平是国家现代化程度的重要标志，企业档案信息化建设是档案事业的重要分支。随着数字经济时代的发展，数字信息成为企业构建核心竞争力制高点，企业档案作为企业生产管理活动记录，对企业经营决策、提升核心竞争力具有重要作用，应当积极使用现代化信息技术，依据现代化管理思想，健全档案管理制度，优化档案管理利用流程，整合企业经营发展中的各项信息资源，为企业各项工作提供信息支持，推进企业档案信息化转型。

　　01、企业档案信息化的内涵与发展历程

　　企业档案信息化的内涵

　　企业档案是在经营管理、产品营销等职能活动中形成的具有参考凭证作用的文件材料。企业档案信息化指依靠科学思想，凭借信息技术等高科技手段对文件中的信息进行发掘，提高企业档案信息利用效率，实现生产作业自动化，为企业和社会发展提供服务。

　　广义的企业档案信息化包括电子文件归档管理，档案服务网络化、企业档案信息人才队伍建设等多方面。企业档案信息化是企业档案工作的重要内容，具有原始性、系统性等特点。企业档案信息是生产经营中产生具有保存价值的历史记录，档案信息化是丰富企业档案信息资源储备，为企业发展提供信息利用服务的重要途径。[1]

　　企业档案信息化的发展历程

　　信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代。企业档案信息化建设大致经历了计算机辅助档案管理阶段、双套制下的档案信息管理阶段、电子文件管理系统阶段，[2]并随着经济社会发展和信息技术进步的需要，不断探索新时期的企业档案信息化建设路径。

　　企业档案信息化的发展历程

　　1、计算机辅助档案管理阶段

　　20世纪80年代末90年代初，我国档案管理部门开始探索并使用计算机对日常档案工作中的各方面事务进行辅助管理。这是档案管理自动化的一个起点，其出发点在于使用档案管理软件来代替手工管理档案的做法。由于这一时期计算机技术尚处于起步阶段，自动化水平较低，只能实现初级的档案目录级管理。

　　2、双套制下的档案信息管理

　　20世纪90年代以来，随着办公自动化技术的发展，计算机在办公部门的应用和普及不断深化，档案部门也开始加强对办公自动化条件下电子文件管理的研究。这一阶段的管理仍维持传统的文档分离管理模式，以传统文件（档案）为主，电子文件(档案）为辅，实行二者并存的双套制管理措施。这一阶段的技术特征可以概括为单机条件下的非结构化档案信息管理，主要是采取档案目录计算机管理与电子文件脱机备份相结合的管理方式。

　　3、电子文件管理系统阶段

　　20世纪90年代后期至21世纪初的几年，我国档案信息化进入网络化阶段。从这个时期开始，档案管理系统全面转为网络化管理系统，从最初的单位内部的局域网互连，发展为后来的互联网协同办公系统。网络化的电子档案管理系统为电子文件为主的文档一体化管理奠定了基础。

　　4、新时期的企业档案信息化建设探索

　　随着数字经济时代的到来以及大数据、云计算等新兴技术的发展，数字信息成为企业构建核心竞争力的制高点。企业档案信息化转型充满了机遇与挑战，必须顺应时代潮流、立足技术内涵，形成有效的企业档案信息化推进策略。

　　02、企业档案信息化实践

　　企业档案信息是企业自主创新、提高核心竞争力的重要信息资源，如何充分利用先进信息手段，全方位、多角度、高质量、高效率地管理企业档案，促进企业档案的现代化、信息化建设，以更好地实现档案的经济价值和社会价值，成为当今档案工作必须深入思考的重要课题。

　　中国石油与广州地铁的企业档案信息化建设进程开始较早，且已取得了丰富的建设实践成果，具有代表性与示范性，为此，小编为大家总结中国石油与广州地铁在企业档案信息化进程中形成的先进经验。

　　中国石油企业档案信息化管理实践

　　中国石油天然气集团公司（以下简称“中国石油”）是根据国务院机构改革方案，于1998年7月在原中国石油天然气总公司的基础上组建的特大型石油石化企业集团，是实行上下游、内外贸、产销一体化、按照现代企业制度运作，跨地区、跨行业、跨国经营的综合性石油公司。

　　1、把企业档案确立为核心信息资源

　　中国石油在认识档案的信息和知识属性基础上,提出核心信息资源管理的理念，把企业档案确立为企业发展的核心信息资源。在档案信息化建设方面,中国石油构建以“三个建设”为支撑,以文件档案一体化管理、馆藏档案的数字化应用、档案信息网络化利用、档案资源的专业化管理为基本表现形式的企业档案工作新模式。[3]

　　2、成立中国石油档案馆，制定实施新发展思路

　　2018年8月，中国石油档案馆正式挂牌投用，制定并实施“三步走”的“4311”发展规划，即2020年建成“四个中心”和“三个基地”，2035年建成具有鲜明中国石油特色、国内一流水平的行业档案馆，本世纪中叶建成适应世界一流综合性国际能源公司需要、国际一流水平的石油档案馆和历史博物馆。

　　3、建设特色的档案管理组织体系

　　“十三五”期间，按照《档案法》关于档案工作“统一领导、分级管理”要求，中国石油建立了以企业档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的工作体系，明确了相应工作职责。企事业单位按照集团公司要求，建立了各具特色的档案管理体系。中国石油全系统的档案库房从无到有，从临时到永久，从简陋到功能齐备，每年平均增长约1.5%。

　　4、修订发行《中国石油档案管理手册》，集团档案管理体系日趋完善

　　20世纪90年代后期至21世纪初的几年，我国档案信息化进入网络化阶段。从这个时期开始，档案管理系统全面转为网络化管理系统，从最初的单位内部的局域网互连，发展为后来的互联网协同办公系统。网络化的电子档案管理系统为电子文件为主的文档一体化管理奠定了基础。

　　2010版、2014版和2020版《档案管理手册》图源：全国党媒网

　　5、数字档案馆通过国家档案局验收，档案数字化转型走在央企前列

　　自主研发建设的中国石油数字档案馆于2020年6月完成竣工验收。数字档案馆具备13项软件著作权，实现了电子公文、电子会计及电子合同在线集成归档。国家档案局验收时表示：“中国石油试点工作扎实有力，数字档案馆体量大、覆盖范围广，为所属企事业单位、各业务领域档案资源集中管理和共享利用搭建了统一平台，为央企集团数字档案馆建设树立了标杆和榜样。”

　　截至2020年底，集团公司数字档案管理系统全面覆盖总部及企事业单位，用户7万余人，累计保管电子档案2.48亿件、归档电子文件4.23亿个，电子档案总量达264TB。

　　中国石油数字档案馆档案数据资源多维度展示页面图源：全国党媒网

　　6、电子会计档案单套制试点首家通过国家验收

　　中国石油是国家企业电子文件归档和电子档案管理首批试点单位。截至2020年底，电子会计归档集成上线138家单位，累计归档1.2亿件，综合电子化率超过50%，每年减少纸质会计档案打印2.4亿张，节约纸张耗材、运行维护等成本超过1亿元。

　　中国石油数字档案馆著作权登记证书（13项）图源：全国党媒网

　　此外，中国石油通过建立集中统一的信息资源管理平台，提升了档案工作专业化管理水平，5年间获国家档案局优秀科技成果、经济科技档案工作创新案例、全国企业档案信息资源开发利用优秀案例等各类评选奖励21项，组织建设项目档案管理平台大批量、高密度集中验收，为生产经营管理提供有力支撑，并率先开展企业境外档案管理实践，为海外业务高质量发展贡献档案力量。其编纂出版的《年鉴》多次荣获全国及专业协会奖项，年鉴工作在央企名列前茅，同时编纂出版《石油华章》《石油精神》等系列图书，建立了具有石油特色的史志编研体系。

　　全国企业档案工作管理制度创新优秀案例一等奖证书图源：全国党媒网

　　广州地铁档案信息化管理实践

　　广州市于1997年开始地铁的运营,是我国第四个修建了轨道交通的城市。在档案信息化建设中，广州地铁按照“统一规划、分步实施”的信息化建设原则、总体规划公司的各个管理信息系统，档案管理部门积极协同地铁信息中心为档案管理信息化进行了大量工作,取得了显著成效。

　　1、加强宣传工作,强化档案信息化意识

　　档案部门借助公司信息化建设的有利时机，积极宣传，争取到领导的高度重视和支持，将档案信息化管理工作纳入到各部门工作计划、规划中去，纳入到各部门的岗位职责中去，纳入到承建单位的承包合同及采购合同中去，同时规定各单位在移交纸质档案的同时，还要移交电子档案目录与电子档案原文(包括文本、图形、图像)，从而为保障广州地铁电子档案收集的完整、准确提供了保障。

　　2、建立、健全地铁档案信息化管理标准与规范

　　广州地铁档案管理部门根据地铁档案的特点及与OA管理接口的特性,并与纸质档案一一对应制订出了一系列档案管理规章制度，如《广州市轨道交通工程竣工文件材料编制和移交实施细则》等，明确了电子档案的质量要求、电子档案的组卷工作、电子档案案卷目录、电子图纸的编制规范、各电子文件类型的存储格式等。

　　通过制定规章制度及对档案员的培训、指导,使得各参建单位移交的电子档案数据标准得到统一,从而能够方便地导入到广州地铁OA系统中,为电子目录及全文存储与检索的实现打下了良好的工作基础。

　　3、利用办公自动化系统实现电子文件与电子档案一体化管理

　　广州地铁自2003年开始使用京华EXOA办公自动化系统(简称OA系统),实现了办公自动化环境下的电子文件到电子档案全文信息的一体化管理、档案全文存储与检索、档案业务自动化管理等功能。

　　1号线工程竣工图纸电子化、数据录入项目通过专家验收后,约52GB容量、16万条竣工图档案条目带电子文件的dwg、tif格式数据。其中部分工程文档的属性从ERP、PCM、PDM系统的数据库中获取,并且支持文档的关联,档案系统中的部分资料和档案的来源,也可直接通过访问PDM、ERP系统进行关联。在档案管理软件应用的层面上，通过应用OA系统，能够实现文档一体化管理、档案全文存储与检索和档案业务自动化管理功能。

　　4、培养档案信息化人才

　　在2003年,OA系统刚投入使用时,公司就要求所有员工都要参加OA系统的脱产培训,并针对OA系统中的档案管理模块进行重点培训。通过培训，档案管理人员熟练掌握了计算机技术在档案管理中的应用，成为OA管理系统的行家能手,确保了OA系统中档案管理模块正常运行,充分挖掘出档案信息化管理的潜力。公司在招聘新员工时,除了招档案专业的人才外,也有意招一些计算机、网络专业的人才,为档案工作信息化提供了技术保障。

　　03、企业档案信息化建设过程中存在的问题

　　信息化时代在为企业档案管理工作带来机遇的同时，也带来了巨大的挑战，企业档案信息化建设也面临着许多问题。

　　1、档案管理信息化建设重视程度不足

　　档案管理工作长期受到传统管理理念的束缚，目前部分企业依然采用传统人工与纸质文件管理方式，限制了企业的发展。结合企业档案管理信息化建设现状来看，多数企业高层对档案管理缺乏信息化意识，重经济利益、轻档案管理的现象普遍存在。

　　尤其在中小型企业中，对于档案管理这类服务型的工作时常忽视，多数企业采用的是扁平化的管理模式，以牺牲档案管理部门来达到精简企业结构的目的，更不用提认识到档案信息化建设的深远意义。

　　此外，部分企业对信息化建设的理解停留在较为肤浅的层面，认为将纸质档案数字化就是实现了档案管理信息化，缺少对档案信息管理系统、数据库建设与维护的关注和重视，造成档案信息化建设工作开展不力。

　　2、档案信息化建设缺乏统一标准

　　当前我国企业档案管理信息化建设还处于探索和实践阶段，配套标准建设相对滞后。各企业在开展档案管理信息化建设时，大多没有结合自身发展情况对档案工作进行有针对性的系统规划，对于需要收集归档的材料种类、档案后续如何定期规整以及档案数据库的建设等都缺乏统一标准和规范制度，导致档案人员开展工作时具有较大盲目性与随机性，无法做到有规可循，使得档案管理信息化建设流于表面，无法发挥信息化建设的优势作用。

　　3、档案管理信息化设施配备不齐全

　　在推动企业档案管理信息化建设的过程中，需要采购硬件仪器设备、建立信息管理系统、引进信息技术人才等，需投入大量的时间和资金，尤其对于生产规模较小的企业来说，信息化建设成本高昂。

　　从目前企业发展现状来看，多数企业管理者对于档案管理信息化建设的必要性缺乏充分认识，在以追求利润最大化为目标的企业环境中，人们对于短期内无法获益的档案信息化项目不愿投入过多资金，导致企业在处理档案信息时出现网络基础设施不匹配、软硬件设备落后等现象，严重制约了企业档案信息化管理工作，难以实现向现代化企业的转型。

　　4、档案管理信息化专业人才相对匮乏

　　随着信息技术与档案管理的紧密结合，档案管理工作具有专业性和综合性的特点，这对于企业档案管理人员的综合素质提出了较高要求。当前，部分企业档案专业人才储备不足，档案管理人员观念陈旧、信息素养偏低，无法熟练操作各类档案管理软件和信息处理系统导致企业即便高价引进了先进的信息化管理软硬件设备，也无法使其灵活运用到企业的现代化档案管理工作中，将档案管理工作上升到科学、高效管理的高度上，造成企业档案管理信息化进程建设迟缓。

　　04、企业档案信息化建设科学应对策略

　　为了应对信息化时代面临的挑战，合理利用企业档案这种宝贵的信息资源，寻求科学、有效的应对策略十分重要。[8]

　　1、转变档案管理思想，树立战略思维

　　对企业领导者而言，首先需要摒弃传统古板的管理思想，充分意识到档案管理信息化建设的必要性，树立起信息化管理理念，将档案信息化管理工作纳入企业的发展规划与战略体系中。同时随着数字经济下企业档案信息化成为推动管理理念创新、管理手段革新的综合管理行为，只有树立战略思维，才能为企业档案信息化提供科学指导理念，使企业档案信息化处于高效发展状态，在发展中注重全局性、保障前瞻性、强调协调性。

　　2、建立健全档案信息化管理制度

　　档案信息化管理制度是企业档案管理信息化建设的基础保障。一方面，企业需要具体围绕档案信息化管理工作，分环节设置相应的操作规范和管理制度。具体而言，主要改革和优化信息化工作中档案收集、整理、利用等关键环节的操作规范，如设置信息录入标准、数字档案接收标准等，并完善档案信息查阅、共享、移交等工作的管理制度，使开展档案信息化管理工作有章可循。同时，还要提升制度执行的监管力度，保障相关操作规范和管理制度落到实处。

　　此外，企业需要有针对性地对相关标准制度进行优化调整，从而建立长效的档案管理信息化标准体系，让企业在合法合规的框架下开展档案管理信息化建设，以制度方式提升档案管理信息化建设水平。

　　3、完善档案信息化管理基础设施建设

　　完备的基础设施是开展档案信息化管理的关键保障，企业需要立足自身档案管理需求，提高信息化建设的预算比例，加大档案信息化管理软、硬件设施的配置。在硬件方面，企业可成立专门的档案设备部门，结合目前资金能力和业务需求进行科学规划，购置档案信息化管理所需的计算机、刻录机、专业存储设备、文档扫描仪等设施，并设置专人定期对相关设施进行升级换代和优化更新，以确保适应信息化建设需求。

　　在软件方面，企业需要注重档案管理信息系统的构建，包括智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等，并在充分调研企业档案信息化建设需求的基础之上进行合理性分析，引进专业化的档案管理信息系统。

　　4、培养和引进档案信息化管理人才

　　现代档案管理信息化建设需要复合型的档案管理人才，企业需要努力提升档案管理人员的职业修养与技术水平。首先，企业要注重对现有档案管理人员开展系统化专业培训，可以通过邀请专家演讲授课、前往优秀企业观摩学习、聘请专业人员进行技术培训等方式，使其了解与掌握现代化信息技术和电子档案管理方法，并能熟练操作档案信息化管理系统，以增强企业档案管理人员专业素养，优化知识结构体系，使其更好地适应信息化建设进程中的诸多要求。

　　其次，企业应结合现代信息化建设的人才需求特点，建立合理的人才评价机制和奖惩激励机制，面向档案管理人员定期开展专业技能考核工作，使得企业的用人制度逐渐规范化。与此同时，还可以与高校达成校企战略合作意向，制定人才培养计划，为企业档案管理信息化建设的长远发展提供人才保障。

　　结语

　　档案信息化建设是企业管理工作的重要组成部分，在新的发展时期，企业档案信息化建设的水平和质量与企业的长远稳定发展密切相关。面对档案信息化建设中存在的各种问题，企业应当针对具体情况，认真开展相关的研究与分析，科学规划，提升企业档案管理信息化工作的合理性与高效性，不断提高企业档案管理信息化建设水平。

　　《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）确立了企业档案工作原则、组织和制度要求。给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。本篇内容为解读《企业档案工作规范》第八章档案信息化建设：第一节档案信息化目标与原则。

　　企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。

　　这一条确立了企业档案信息化应坚持的原则:技术与管理并重；与企业信息化协调同步。首先，企业档案信息化建设必须坚持技术与管理并重。信息化不仅是技术问题，更是一个管理问题，只有通过不断的管理提升和流程再造，才能实现与信息化的良性互动。

　　因此，企业档案信息化建设应以管理统领信息技术，以信息技术促进管理创新。企业档案管理理念、方法、技术和手段要充分考虑信息技术的发展和最新成果的应用，信息技术应用要服从和服务于企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。

　　现实中，有的企业过分依赖技术而忽视管理，结果花几十万开发的系统一直无法投入实际应用；有的企业开发的档案系统表面上功能非常多，但实际上很多功能根本用不上，成为花架子；也有些企业在硬件配置上达到了超豪华水平，而在档案信息管理等方面却相形见绌，缺乏实质内容。

　　其次，企业档信息化建设必须与企业信息化协调同步。企业要将档率信息化建设入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则。企业档案部门应加强与企业信息化建设主管部门的联系，提出档案信息化工作的基本要求，并将档案管理系统纳入企业信息化系统之中，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。

　　企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。

　　这一条主要是要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。按照2001年6月5日国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》，重视档案信息管理系统的设计和管理件软的选择与开发。

　　企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。

　　依据国家有关档案信息化建设的规定、规范，档案管理软件应具备适应多种文件存储格式、支持实时测览、具有互联网及内联网检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入(输出)及格式转换的控制与管理，满足企业文档一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要。