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人事档案室建设

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匿名  ·  2022-07-28 15:20:44

876

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  •   人事档案室建设要求比一般的办公室高大,大概高有5米,室内大小有300平米左右。地方宽敞要通风好,防火设施到位,纸质东西最怕潮湿,主要放资料架子,员工档案在资料架子上标上标签,防止受潮发霉都摆放到资料架子上,管理人员随时清理查看。

      从本单位实际出发,最大限度地维护档案的完整与安全,方便档案的利用:

      维护档案的完整,一是指保持档案内容和形式的有机联系和完整;二是指保证档案材料不缺少、不遗漏、不分割。

      维护档案的安全,一是指不发生丢失、火灾、水浸、霉变、虫害、鼠害等损毁档案的事故;二是指防止档案内容泄密。

      方便档案的利用,一是指运用计算机等现代化管理手段,提高档案检索和利用的效率。二是指提供安全保密的档案阅览环境、复制档案的条件和设备等。

      01、档案室建设指导原则:安全、实用、方便。

      02、档案室位置:档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。

      (一)平房作档案室的,位置应在办公室附近,要高于周围地势。

      (二)楼房作档案室的,一般不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。

      03、档案室用房一般要求档案库房、办公室、阅览室分开。

      04、档案室库房承重:楼房作档案室的,楼板承重必须达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/m2;采用密集架式,不应小于12KN/m2。

      05、档案室库房橱俱布置:建议使用铁质档案橱(架)。

      档案库房在布置橱俱时,应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备的空间。

      主通道净宽不小于1m。

      两行装具间净宽不小于0.8m,装具端部与墙之间走道净宽不小于0.6m。

      装具背面与墙的间隔不小于0.1m,装具顶端与天棚间隔不小于0.5m。

      06、档案室的防护设施:档案室应具备防火、防水(潮)、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。

      (一)防火

      档案室严禁烟火,严禁使用明火照明,要在明显处标识“严禁烟火”警示牌。

      1、档案室用电动力负荷采用380V三相供电,照明负荷采用220V单相供电。

      2、线路铺设必须为暗线,且根据要求选用线材;开关、插座必须符合安全要求。

      3、独立的档案室建筑要有避雷设施。

      4、照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯,并加装防爆罩。

      5、灭火器材要选用气体或干粉灭火剂,灭火器材存放位置要方便取放,不应放在档案库房内,已到保质期应及时更换。

      6、档案室要配备手电筒,以备停电时使用,严禁明火照明。

      (二)防潮(水)、防高温

      档案室温度一般控制在14--24℃,相对湿度为50—65%。

      1、档案库房要根据面积配备一定数量的温湿度仪。

      2、档案库房在平房或一楼的,应配备除湿机。

      3、档案库房不宜安装水(气)暖;上下水管道禁止通过档案库房。

      4、档案库房应安装空调。

      (三)防盗

      档案室应安装防盗窗、防盗门,安全保管钥匙。建议安装防盗报警装置。

      (四)防虫、防鼠

      1、档案库房要及时投放防虫药物,推荐使用电子杀虫仪。

      2、档案室禁止存放食物,要安置一定数量的防鼠盒,及时投放灭鼠药物。

      (五)防有害气体

      档案室要远离污染区,周围有空气污染的,档案库房门窗要进行密封处理。

      (六)防光

      1、档案橱俱摆放应与窗户垂直。

      2、档案库房窗户要有红黑两色窗帘,避免阳光直射档案。

      (七)防紫外线

      档案库房要使用白炽灯,禁止使用日光灯。

      (八)防磁辐射

      对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案,建议配备防磁柜,要定期进行安全质量检查。

      07、档案阅览室要标识档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、统计等制度。

      08、使用计算机管理档案的单位,计算机应放在档案工作人员办公室。

      附:机关综合档案室设施设备一览表

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