人事档案管理方法

　　档案管理不简单，4个步骤要牢记：整理，管控，节约和处罚。什么是档案管理？档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

　　小到公司的文件档案，大到人事档案，上至国家，下至单位，每个环节都需要档案管理。人事档案管理方法其主要目的就是管理好相关的信息，以备查询和验证。因此，档案管理是非常重要的。那么该如何进行档案管理呢？

　　主要分为如下几个步骤，可以作为参考（各个公司的档案管理大同小异）：

　　1-整理办法：

　　整理根据分类和成立时间整理。

　　按照干部人事档案管理工作要求，从注重实践、服务一线的目的出发，主要介绍干部人事档案整理的方法，并在“分类"步骤中对人事档案所包含的十类常见材料的收集范围进行举例说明，对干部人事档案有一个直观的了解和基本认识。

　　人事档案管理方法

　　人事档案的管理首先要进行人事档案的整理，是指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。

　　第一步鉴别

　　归档时限：自材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

　　第二步分类

　　第三步排序

　　（一）确定排序方法，具体有两种：

　　（二）编写页码

　　每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔对每份材料编写类号和页码。

　　页码编写时注意事项：

　　第四步编目

　　分类、排序完成以后，档案材料从实体上来说就已经形成了一个体系，编目就是要把这种体系体现出来。卷内目录置于一卷之首，是档案内容的纲目和查阅的索引。

　　书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。

　　目录编写完毕后，要认真核对，避免出错。

　　第五步技术加工

　　技术加工的范围：

　　1、对纸张破损或字迹不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。

　　2、幅面过大的档案材料应进行折叠。

　　3、幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。比如学历证明复印件，毕业报到证，学生成绩册等，幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张，以方便装订。

　　提示：

　　一是档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除，目的是防止氧化生锈，影响材料保存。

　　二是禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连。为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立。

　　第六步装订

　　1、档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

　　2、装订时只要求档案材料左边、下边对齐，不刻意追求“四边齐”。在左侧打孔装订，一般应留够25mm的装订边。做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。

　　打孔压字的正确做法：先加边，再打孔。

　　3、选择厚度适宜的档案卷夹。目前使用的干部档案卷夹厚度一般有3种规格：25mm、35mm、45mm，各单位根据所管理档案的实际情况进行选择。

　　分类根据要求的分类方法分类

　　立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

　　2-过程控制管理：

　　属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

　　属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

　　办公室根据人事档案管理方法将对各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。

　　3-借阅管理：

　　因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。

　　阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

　　4-处罚管理：

　　有下列行为之一，据情节轻重，给予的扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

　　1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案

　　2.擅自向外界提供、抄摘企业档案

　　3.涂改、伪造档案

　　4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

　　5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

　　因此，看起来档案管理很轻松，但是如果按照细则管理的话也是需要耐心，细致的，你学会了吗？