档案数字化信息化

　　档案数字化信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理和提供利用服务。即指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案数字化信息化建设的发展，正引发和促进传统的档案工作向现代档案工作变革，推动档案工作走上法制化、规范化、标准化、现代化建设轨道。

　　档案馆信息化建设起步早，最初利用单机版档案管理软件著录一部分案卷目录和文件级目录，并在档案利用检索中发挥一定作用。开发了档案管理系统，对馆藏档案进行信息化加工，建成了以档案管理内网、电子政务内网、档案信息互联网网站为平台，以档案数据库为核心，以档案管理系统、互联网信息发布系统为支撑，面向档案馆内部、党政机关、社会公众的“三网一库”构架，形成了档案信息化基本格局。实行档案双套制进馆，持续推进档案数字化发展，至今馆藏除涉密档案、专业档案未扫描外，已完成所有档案的数字化加工。

　　档案数字化是档案信息化建设的重要内容，也是各级各类档案部门的一项重要工作任务。现实中，许多单位囿于时间、技术、人员条件限制，选择将档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务机构承担，有效地提高了档案数字化的效率和质量。

　　但是，档案因其具有原始性、唯一性、秘密性的特点，在档案数字化服务外包过程中面临着诸多的质量问题和安全风险。为此，国家档案局制定相应标准并实施，对档案数字化服务外包工作予以规范。

　　《档案工作外包规范第2部分：档案数字化服务》(DA/T 68.2—2020)对发包方工作规范以合法、安全、可控为工作总原则，将工作划分为发包前期准备工作、档案数字化过程管理、档案数字化成果管理3个阶段。

　　企业档案信息化

　　信息化技术在我国档案管理中的应用始于20世纪80年代，从最初的只能实现初级的档案目录级管理到今天的电子档案单套制管理，档案信息化工作有了长足的发展。随着技术的进步、法律的健全，电子档案的法律效力逐步被社会认可，越来越多的企业开始加强本企业的档案信息化工作，但是，有三个在实际工作过程中常被忽视的问题。

　　档案信息化不是简单的使用档案管理系统

　　很多企业认为购入一套档案管理系统，将现有的纸质文件导入系统管理，就实现了档案信息化管理，但实际上远不是这样。档案的信息化工作，首先需要建立一套完善的组织架构，明确信息部门、档案部门、业务部门等各部门的职责分工；再根据企业的业务实际确定归档范围、归档时间、整理规则、利用审批流程等；同时配合使用档案管理系统，还需要重新修订原有的档案管理办法，这样才能形成一套完整的档案信息化管理工作体系，保证档案工作有序进行。

　　档案信息化不再是将文档影像导入系统

　　购买一套档案管理系统--将室存纸质档案数字化--将数字化文件批量导入档案管理系统，时至今日，还有很多人认为这种操作就是完成了企业档案的信息化工作。这种做法只能保证系统内保存的档案文件不可更改，但是对文件的来源等信息没有办法获取，不能证明档案文件的真实性、原始性。实际上，随着科技的进步与技术的成熟，档案管理系统不仅可以直接获取前端业务系统的影像文件，同时可以保存该文件的数据结构等信息，以保证档案文件的真实性、原始性、完整性，为电子档案单套制归档奠定坚实基础。

　　档案信息化工作不能一蹴而就

　　有些企业，在使用了档案管理系统后，非常急于实现电子档案单套制归档，纸质文件都不想打印、保存了。诚然，只归档电子档案，不归档纸质文件是我们的最终目的，但是在实际执行过程中，还是需要根据实际双轨制并行一段时间，因为有些电子档案不具备凭证价值。比如每个企业常见的合同档案，如果签约双方有一方未使用电子印章，那么这份合同的电子版文件的凭证作用是存疑的。类似这部分归档内容，需要依据社会层面数字化工作的推广与肯定，逐步由双套制向单套制过度。

　　档案行业的服务外包企业不仅为客户建设电子会计档案管理系统，同时协助企业做好前端业务条线的梳理与连接，以保证系统中档案数据的真实性、完整性；还为企业信息化建设制定新的管理制度提供专业意见与建议，确保企业档案信息化工作的落实。