档案整理注意事项

　　档案整理注意事项

　　一、案卷盒样式注意点

　　1、案卷封面的编制。

　　案卷封面应包含档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等信息。

　　2、案卷脊背的编制。

　　案卷脊背应填写档号和案卷题名。“档号”栏的填写，是采用将档号和保管期限两者结合起来贴标签的方式予以解决。

　　标签为白纸，共分四格，分别填写全宗号，目录号，分类号，案卷顺序号。标签上格子线条的颜色来区分案卷的不同保管期限，红线条代表永久，黄线条代表长期，蓝线条代表短期。

　　卷内目录著录清楚、准确、规范；页码编写准确规范。

　　二、卷内目录著录清楚、准确、规范

　　1、卷内目录排列在卷内文件之前。卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号和备注等组成。

　　2、使用铅笔编页。一般单面书写的文字材料在右上角编写页号，双面书写的文字材料，正面在右上角编号，背面在左上角编号页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编写页号。各卷之间不连续编页号。

　　三、备考表填写规范

　　案卷中需说明的内容均在案卷备考表中清楚注释，并履行了签字手续。卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数、文件重复使用的前后编制关系以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。

　　1、卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量。例如：本卷共8件，71页。其中文字材料65页，照片5张，附图1张。

　　2、说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等。

　　3、卷内备考表排列在卷内文件之后。

　　4、互见号，应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案号，并应注明其载体形式。

　　四、图纸折叠符合要求

　　对不符合要求的归档材料采取了必要的修复、复制等补救措施。

　　五、案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容

　　单份文件归档时，应在每份文件首页右上方加盖档号章；案卷中均是图纸的可不装订，但应逐张填写档号章。

　　1、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，图纸可不装订。但同一项目采用形式应一致。

　　2、案卷内不应有金属物。

　　3、不装订的文件材料，应在卷内文件首页上方加盖、填写档号章。档号章内容有：档号、序号，式样如图所示（单位：mm）

　　4、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

　　1、将全部文件收集起来。

　　文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。

　　2、按照相关章程进行筛选。

　　一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

　　3、划分类别和级别。

　　筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。

　　4、确定保管期限。

　　凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。

　　5、修缮文件内容。

　　对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。

　　6、对文件进行编号。

　　档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。

　　7、装盒并编制检索目录。

　　按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。