档案数字化是什么意思

　　一般来说数字化是指把现有的将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。档案数字化是什么意思？档案数字化：就是把现有的档案资料以电脑的为媒体存储起来，以便管理，利用。

　　档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

　　档案是历史的真实记录。人事档案记载着一个人的一生经历与功过是非，所以档案对单位和个人来说都是相当重要的。尤其是人事档案利用查找使用率高，纸质档案在频繁使用查找的情况下，极易污染和损坏，因保管不当，纸质档案还容易招致虫蛀、鼠咬、霉变、水淹等不安全因素，不利于档案的长久保存和利用。为使档案能更好服务于社会大众，采取档案数字化管理非常有必要。

　　档案数字化是将纸质档案经扫描、修图、编目、最终合成为图像（PDF）格式文件保存在电脑、移动硬盘中的一种方法。使用档案数字化后纸质档案无需再翻动，有利于原始档案的保存。

　　档案数字化占用空间小，一个大型单位档案室全部档案经数字化后只需几台电脑、几个移动硬盘即可。单位内部使用内网管理，只要经档案管理员授权，（涉密档案除外）单位部门之间需要查找非涉密档案的话，直接在自己办公室电脑上即可查找、打印，既方便又快捷。档案数字化已成为现代化办公及档案管理的发展趋势。

　　档案数字化技术始于以美国为代表的西方发达国家，而随着信息技术与网络技术的飞速发展，该技术的应用已经逐步波及到发展中国家，在国家十三五档案事业规划及北京市十三五档案事业规划中，都提到各档案馆（室）要大力开展传统载体档案数字化工作，加快室藏档案数字化步伐。因此，对于基层档案室而言，加快档案数字化建设步伐，已成为其档案业务工作的目标和任务之一。

　　一、档案数字化的内涵是什么

　　1.什么是档案数字化。档案数字化是一种综合性的信息记录技术，是一种利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术来记录信息的一种技术手段。所谓的数字化就是用计算机能够读懂的语言——即0和1两位数字编码来表达一切信息，即是将要记录的所有信息全都是变成数字信号。由此可见，数字化是就信息而言的，那么档案数字化也就是档案信息化，是将纸质文件、以及声音图像文件等传统介质的文件，系统的组织成具有有序结构的档案信息库。

　　2.档案数字化的优点。它可以起到有效保护档案实体、方便档案借阅查询的作用。电子文件能够节省存贮空间，缓解库房紧张的压力，而传统的档案信息经过数字化处理后，能够大大提高检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）由于频繁使用而造成的磨损，通过网上信息资源共享，能够加强档案信息资源的开发与利用，更能为开展档案特色服务创造条件。

　　二、基层档案室档案数字化的特点

　　1.档案数字化规模小。基层档案室收集和保管的档案多为本单位在日常管理和业务开展过程中形成的文件材料，数量有限、载体单一，因此，数字化扫描时只需若干台扫描仪即可完成全部档案的数字信息采集工作，档案数字化人力和物力投入相对较少。

　　2.以数字档案信息应用为主要目的。基层档案室的档案工作主要是为本单位服务。因此，档案室在开展档案数字化工作时，比较注意考虑投入成本和经济效益之间的关系，强调数字档案信息资源开发的主要目的在于应用。

　　三、基层档案室档案数字化的主要问题

　　1.设备落后，资金投入不足。基层档案室属于非盈利性部门，档案管理工作往往不是单位重点工作，档案工作经验相对匮乏，而档案数字化建设需要投入大量资金采购软硬件设备。设备落后、投入资金不足已成为基层档案室数字化建设的重要障碍性因素。

　　2.人手不够，对专业公司依赖性强。档案数字化建设对人员综合素质要求较高，基层档案室规模小，档案管理人员少，缺乏全面掌握数字化业务建设知识的多面手。因此，在软硬件管理过程中对专业公司存在较强的技术依赖性。

　　四、做好基层档案室档案数字化应该考虑的几点

　　1.选择何种模式进行数字化工作。数字化扫描工作一般采取两种模式，即自己组织人员进行数字化工作或者外包数字化工作。

　　大部分基层档案室需要数字化的档案数量一般较小，如果采用外包方式，能够获得技术方面的支持，但需要投入专门资金；如果采用自己组织人员进行数字化的方式，不需要投入专项资金，但在技术方面却缺乏指导。所以，选择哪种模式进行数字化，是基层档案室需要考虑的重要问题。

　　2.争取经费，从“小”到“大”。相对于单位的各项职能和工作分工，基层档案工作往往处于从属和次要的地位。基层档案数字化要积极争取经费，把钱用到“刀刃”上，从小规模到大规模，优先开展利用率最高的档案，一部分、一部分地进行，循序渐进，一年接着一年干，不要中断，持续进行。

　　3.遵循规范，标准同行。档案数字化建设的最终目标是建立数字档案馆，只有在标准化的规范体系框架下构建基层数字档案室和区域数字档案馆，才能形成全国互联的高质量的数字档案馆。

　　基层档案室应当紧密跟踪标准化建设的进程和动态，建立健全自身的档案数字化建设方案，努力使自身的数字化建设与标准化建设的进程相合拍，同时加强与区域档案馆的联络，获取技术支持，做好这项工作。