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海南档案整理

1个回答

匿名  ·  2022-08-02 17:29:21

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  •   海南档案整理加工员进行搜集整理、扫描、录入、装订和图像处理等档案数字化工序,

      1、将全部文件收集起来。文件归档工作是按一定周期进行的,可能是一年,也可能是一个季度,因此进行归档工作时,首先要以年或者季度为单位,将所有文件收集齐全,确保后期归档工作顺利进行。

      2、按照相关章程进行筛选。一般来说,没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存,此类文件可以首先剔除并进行销毁,剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

      3、划分类别和级别。筛选工作完成后,档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类,再按照上下级的隶属关系进行纵向排列,无法划分级别的文件,可酌情与本部门文件并列归档。

      4、确定保管期限。凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件,均需要永久保存,其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限,不可过早销毁。

      海南档案整理10大步骤:

      第一步:确定整理单位,每份文件(自然件)为一件,其中:正本与稿本为一件;正文与附件为一件;来文与复文为一件(也可各为一件);转发文与被转发文为一件。

      第二步:划分保管期限,确定每份文件的保管期限。

      第三步:装订加固,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;复文在前,来文在后;转发文在前,被转发文在后。

      第四步:编填页号,请注意:用铅笔。

      第五步:简单分类,按年度,保管期限,组织机构(问题)分类。

      第六步:排序,在分类最后一层文件按时间大流水顺序排序。

      第七步:盖归档章。

      第八步:编号,由档案室将归档章的各个项目统填写,室件编号按文件排列顺序大流水逐渐编号。

      第九步:编制文件级目录,逐件填写目录表格的项目。

      第十步:装盒,按顺序将文件依次装人档案盒内,盒满另装;打印本盒文件目录,放盒内文件前;填写备考表,放盒内文件后;填写档案盒封面,盒脊的项目;按档案盒顺序依次排架。

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