实物档案数字化规范

　　实物档案是指法人、其他组织以及个人在其社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。实物档案管理工作需要严格依照实物档案数字化规范。

　　实物档案数字化规范

　　为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，制定本办法。

　　第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。

　　第二条实物档案的归档范围

　　（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。

　　（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。

　　（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。

　　（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。

　　（五）公司成立以来使用过的牌、匾。

　　（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。

　　（七）其它有保存价值的实物。

　　第三条实物档案的归档要求

　　（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。任何部门或个人不得据为已有。移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》

　　（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。

　　（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。

　　（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。

　　（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。

　　第四条实物档案的保管期限

　　实物档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

　　第五条实物档案的整理

　　（一）归档实物的分类

　　归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。

　　（二）归档实物的排列

　　归档实物按种类结合时间进行排列。

　　（三）归档实物的编号

　　归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号。由全宗号、类别号、年度和保管期限、件号组成。其格式如下：

　　1、全宗：公司汉语拼音首字母。

　　2、类别：（1）证书、奖状类，表示为SW1；（2）奖杯、奖牌、奖旗类，表示为SW2；（3）其他类型奖品类，表示为SW3；（4）其他纪念品类，表示为SW4。其中SW是“实物”的汉语拼音首字母。

　　3、年度：为实物档案产生或获得的所属年度，用四位阿拉伯数字表示；例如2016年，即表示为2016。

　　4、保管期限：用Y、D30、D10分别代表实物档案的保管期限永久、定期30年、定期10年，其中Y是汉语拼音“永久”的首字母，D是汉语拼音“定期”的首字母。

　　5、件号：按年度内各类实物档案所产生或获得的时间顺序1—N编制件号，即第一件为1，第二件为2，第三件为3，以此类推，直至N件。

　　（四）标识

　　为满足实物档案保管、检索利用和移出后便于归档的需要，每件实物档案都应标注档号。档号的位置一般标识在实物档案的背面、底座、下方或其它适当位置。

　　（五）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目（附件1《实物档案目录》）。

　　实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

　　第六条保管

　　（一）实物档案存放于公司档案室专柜。

　　（二）实物档案原则上应在可视性强的柜、架上上摆放保存。重要的荣誉应放在明显位置，并应保持整体的外观优美、整齐。

　　（三）摆放位置不足的，奖旗可叠放于盒中，也可卷放于圆纸筒中，但都应标识其档号；重要的证书应摆放，不太重要的，可摞放在架上或柜内。

　　（四）存贮用柜、架，宜采用不可燃、耐腐蚀材料。确保对荣誉档案无有害影响。

　　（五）温湿度要求存贮的适宜温度和湿度，参照纸质档案的保管要求，即：温度控制在14℃-24℃；相对湿度控制在45-60%。对特殊材料制成的荣誉档案，应据情特殊保管。

　　（六）对室藏实物档案，应定期进行检查，并及时做好检查记录。发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。

　　（七）对已进档案室的实物档案，应逐件拍成数码照片，连同其文字说明一同编制目录。

　　第七条利用

　　（一）实物档案是宣传公司企业形象的重要载体和资源。为扩大实物档案的利用，公司档案室应建立展示机制，将重大荣誉档案展示利用。

　　（二）实物档案一般不得外借。特殊情况下，需移出档案库房时，应经公司领导批准，并办理借出手续，按时归还。

　　（三）因特殊需要，需要将部分实物档案长期异地陈列、挂放时，应办理审批手续，并应单独建立移出清册，附加说明。