档案数字化加工系统

　　档案数字化管理方案，全面优化组织档案管理

　　组织业务和规模的发展过程中会产生大量的档案资料，管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，管理起来工作量不小。档案数字化加工系统实现了将档案进行数字化加工转化数字档案，对实体库房中档案进行出入库、移库、盘点等操作，实现实体库房与数字库房数据统一，高效查询。

　　近日，国家档案局发布的《档案数字化规范》规定了档案数字化的组织与管理，确定了档案数字化前处理、数字化采集、影像处理工作与档案验收、移交和入库要求。　　

　　档案数字化加工

　　规范要求：应采用有效的管理和技术手段，确保档案数字化成果质量。档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案的有关信息，最大程度地展现档案原貌。

　　档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。

　　如何对于数字化加工成果进行精确分类，数字化的成果如何与实体档案建立联系以及数字化的成果怎样才能更好的利用起来，文书定协助组织实现档案数字化加工。

　　解决方案：

　　1、档案梳理分类

　　提供档案管理分类制度、归档要求模板，帮助组织实现对纸质档案的初步整理工作，补充档案缺失信息，针对每个补充完整的档案，形成目录数据。

　　2、OCR识别

　　文书定可结合扫描仪，高拍仪等硬件设备对档案进行扫描加工处理，处理过程中利用OCR识别技术，对档案正文部分的内容进行识别，最终生成数字化的档案文件或图像文件，在档案的检索利用阶段，可以直接通过关键字快速定位档案。

　　3、数据管理

　　文书定可对整理后的档案条目数据以及数字化加工处理后的成果文件进行进一步的检查，最终将档案条目数据批量导入系统，并将数字化成果与条目数据批量挂接，建立档室元数据及电子文件之间的关联，预置档案存放位置信息，实现电子档案与档案的实时同步管理。

　　库房管理

　　规范要求：应加强档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

　　现在，还需要有相应的实体库房对实体档案进行统一存放和管理。

　　解决方案：

　　文书定把实体库房虚拟化，把纸制档案和电子档案一一对应，从而实现档案、实体库房的线上化管理。

　　统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便通过档案数字化加工系统实现对于纸制档室的流程化管理和操作记录。

　　为了解决实体档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

　　档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

　　将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

　　（档案库房管理）

　　能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

　　为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

　　因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

　　档案数字化加工管理软件介绍

　　档案数字化加工管理软件是伴随着档案数字化服务企业的发展而研发的。以企业为主体的档案数字化服务团队，由于其规模体系较大，单位时间内对扫描工作的效率提出了更高的要求。同时为了保障电子档案的加工质量，对图像的扫描能力也表现出更严格的要求。

　　中著信息在经历了长期的、大量的数字化加工工作，在此基础上产生了成熟完善的档案数字化加工系统。主要针对大规模的团队档案数字化加工工作，进行高效的加工处理，同时以真实准确的产量数字为基础，进行科学的管理和生产进度监控。

　　软件功能

　　档案加工——拆卷整理——影像扫描——影像处理——影像质检——条目著录

　　条目质检——影像索引——成果质检——装订还原——数据导出——挂接测试

　　优势特点

　　电子数据网络化集中式存储，保障加工数据存储的完全。

　　标准化的数据加工流程，保障加工的电子数据符合国家标准。

　　简单方便的操作方式，降低了数字化工作的人员成本。

　　网络化协同工作，提高了单位时间内的生产效率。

　　准确高效的加工产量管理，降低了项目整体的管理成本。

　　网络化远程管控，简化数字化加工管理工作，提高管理效率。

　　档案数字化加工系统

　　档案数字化是把纸质档案扫描，以电子版（扫描件）的形式保存。是档案管理的初级工作。

　　数字化档案管理系统是通过软件系统，实现对电子版档案、实物档案、档案库房的管理，提高档案存档、查阅的效率。

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储。

　　数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。

　　档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

　　档案数字化查阅是以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑，可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　“档案数字化是传统档案馆向数字档案馆转型的必经之路。”档案数字化，能恢复档案材料模糊褪色的字迹及对污损残缺照片档案进行修复，有利于档案原件的保护。此外，还能提升档案的利用效率。

　　数字档案管理系统为解决传统档案的维护管理困境、促进多部门的分工协作、实现跨区域的查询、共享、满足安全灵活的权限配置提供了行之有效的解决方案。

　　档案数字化是指以采用扫描仪或数码相机等数码产品对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

　　数字档案管理系统功能模块设计包括文件管理、预归档、档案管理系统、档案利用、个人中心、系统设置几大模块，实现了从文件收集、移交，到预归档、文件整理、档案检索、鉴定、借阅、编研等环节在内的系统化管理。

　　中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》则做出具体要求：做好“存量数字化”，中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%，中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%，全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%。

　　数字化档案管理系统的主要特点：智能化，档案数据匹配归档；档号一键生成；库房温湿度智能监测。平台化，集中统一的档案管理平台，实现档案从收集到利用的全流程管理。数字化，电子借阅，全文检索，鉴定登记，打破传统档案管理场景瓶颈，让档案管理更简单。

　　图片

　　随着新一代信息技术的广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，传统载体档案数字化和数字化档案馆建设成为新时期档案事业发展的两大需求。

　　档案事业的发展要满足传统载体档案数字化和数字化档案馆建设这两大需求，解决档案事业发展难题需要做到以下四点：

　　使用成熟、稳定的应用系统档案系统要存储、处理大量数据。成熟稳定的应用系统应该具备稳定、安全、可兼容、可拓展这四个特性。

　　选择高性能的软硬件配置高性能的软硬件设备包括：系统软件和硬件设施。

　　软件系统和硬件设施均要满足数据存储和管理的需求，同时具备开放性、扩展性的标准，在配备时能够实现资源利用最大化。

　　建设数字档案资源库数字档案资源建设是数字档案馆建设的核心内容。数字档案资源建设包括电子文件接收、传统载体档案数字化转换、资源整理加工、建立各类资源库等内容。

　　建立信息安全保障体系数字档案馆系统安全隐患包括非法访问、计算机病毒、黑客攻击、权限扩散、数据篡改等。建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施，是实现档案数字化的制度保障。

　　档案作为重要信息资源和独特历史文化遗产，价值日益凸显，档案工作对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用更加突出。