不动产登记档案整理

　　不动产登记档案,是指在不动产登记工作中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。随着我国不动产统一登记制度的实施,各地不动产登记职能整合陆续完成,原来分散管理的登记档案也将移交给新组建的不动产登记机构统一保管。

　　由于原登记档案数量大、种类多、管理方式不统一,登记数据和电子档案也分别存在于不同的数据库和信息管理系统中,移交后需要进行不动产登记数据整合和纸质档案整理,以建立统一的不动产登记信息管理平台和数据库。准确梳理不动产档案之间的关联关系,是开展不动产登记数据整合和纸质档案整理的前提和基础。

　　本文分别从不动产的自然状况和权利归属两个角度,梳理不动产登记档案之间的关联关系,为不动产统一登记后的数据整合和档案整理工作提供一些参考。

　　本文所称不动产仅指土地、房屋;所称不动产登记档案包括实施不动产统一登记以前形成的土地登记档案和房屋登记档案(以下简称存量登记档案),以及实施不动产统一登记后形成的不动产登记档案;从载体形式上区分,包括纸质档案和电子档案。

　　1.不动产登记档案的关联性

　　不动产登记档案所记录反映的内容主要包括两个方面:一是不动产的自然状况,二是不动产的权属状况。在不动产的自然状况中,空间位置固定不变,但街道名称、用途、面积等会发生改变;不动产的权属变化则更频繁,如交易、分割、继承、抵押、查封等。

　　自然状况和权属状况发生变化后,权利人应当申请相应类型的不动产登记,随之产生新的不动产登记档案。先后产生的、各类不动产登记档案之间,有着不同的关联关系。

　　在各类不动产登记档案中,记录和反映不动产当前自然状况、权属状况和受限制情况的档案,属于现势档案;其余的均属于历史档案。部分不需要永久保存的登记档案,从其转为历史档案的时间算起,达到规定年限后即可按程序销毁。

　　2.基于不动产自然状况的关联关系

　　以一套常见的普通商品住房a(以下简称住房a)为例,假如a位于××小区1号楼一单元5010室,以a为参照物,相关不动产与a的关联关系有三类:坐落关联、相邻关联、变化关联。其中坐落关联和相邻关联可统称为空间关联。

　　2.1坐落关联

　　坐落关联是不动产之间最基本、最直接的关联关系。与住房a直接相关的不动产为:××小区1号楼(为方便表述,以下称之为A-1楼);1号楼所在的宗地(为方便表述,以下称之为宗地A)。这三者就像父亲、儿子和孙子的关系,先有宗地,再有楼幢,然后有房。

　　他们三者的登记档案也有着最紧密的关联关系:住房a的登记档案与A-1楼的登记档案互为关联卷,A-1楼的登记档案与宗地A的登记档案互为关联卷。如果是独栋住宅,则只有楼幢与宗地的关联。

　　实行不动产统一登记前,土地登记职能在国土资源部门,房屋登记职能在房管部门,相应的登记档案也分别在两个部门管理。本来存在紧密业务关联的两个登记机构和两个档案管理机构之间,实际工作中联系沟通很少。

　　实行不动产统一登记后,土地、房屋登记职能整合到一个部门。登记机构在对住房a一类不动产进行登记时,首先要通过查阅原有的登记档案和地籍图,明确该不动产的坐落关系,并进行“落宗”,做到房落幢、幢落宗、宗落地,实现每一套房、每一幢楼、每一块宗地的准确定位。

　　近两年的不动产登记工作中常发现部分“有房无地”、“房地不照”的情况,即:有的房屋只办理了房产证、却没有办理土地证,甚至该房屋所占用土地根本就没有取得土地使用权;有的虽然“两证”齐全,但房屋登记档案中记载的土地信息与土地登记档案中同类登记信息不一致。

　　这种情况导致一部分房屋无法顺利“落宗”,这也正是不动产统一登记后很多地市“办证慢、办证难”的根本原因。与之相反,部分房屋虽然仅有房产证、没有土地证,但却通过查找所在楼幢和所在宗地的登记档案,确定了自己的“身份信息”,能够顺利“落宗”,办理不动产登记。

　　2.2相邻关联

　　相邻关联是不动产之间间接的关联关系。与住房a相邻的不动产包括:××小区1号楼上a以外的其他房屋;1号楼所在宗地上的其他楼幢;××小区的其他宗地(该小区占用一块宗地以上的)。如果把坐落关联的不动产比作“父、子、孙”,那么相邻关联的不动产就像“兄、弟、叔、伯”,他们与“父、子、孙”同处于××小区这个大家庭里。

　　宗地图和楼盘表是反映不动产相邻关系最直观的图表,在不动产登记信息管理系统和档案管理系统中处于各类关联关系的中枢地位。在不动产登记信息管理系统中,以宗地图和楼盘表为基础,分别建立起各类信息数据的准确关联,从而实现不动产登记信息和电子档案的快捷查询。

　　在不动产登记纸质档案管理中,可以以“地籍区+地籍子区+宗地+楼幢+房”为构架确定分类方案、上架摆放方法,方便手工查找;也可以以“年度+登记类别+流水号”为构架分类、上架,然后再以“地籍区+地籍子区+宗地+楼幢+房”为构架编制检索工具,提高手工检索效率。

　　另外,以住宅小区形式建设的不动产,对小区共有部分享有共有权利。《不动产登记暂行条例实施细则》第三十六条规定“办理房屋所有权首次登记时,申请人应当将建筑区划内依法属于业主共有的道路、绿地、其他公共场所、公用设施和物业服务用房及其占用范围内的建设用地使用权一并申请登记为业主共有。

　　业主转让房屋所有权的,其对共有部分享有的权利依法一并转让”。[2]如果要了解住房a对所在小区共有部分享有的权利状况,仅从住房a的登记档案中无法查到有关情况,需要查阅与其相邻不动产××小区1号楼或者其他楼幢的登记档案。

　　2.3变化关联

　　自然状况的变化关联也是不动产之间重要的关联关系。不动产自然状况发生变化或灭失的情况主要有:行政区划调整;界址、面积变化;街道名称、门牌号变化;用途改变;翻建、改建、扩建等;拆迁改造灭失等。当不动产的自然状况发生变化后,依照不动产权利人的申请,不动产登记机构为权利人办理不动产变更登记,形成新的登记档案,该案卷与变更前的案卷互为关联卷。

　　因申请有误或登记机构失误导致不动产自然状况登记记载与实际情况不一致的,登记机构可以依申请或依职权办理不动产更正登记,更正登记前后的档案也互为关联卷。

　　3.基于不动产权属变化的关联关系

　　不动产作为当今社会生活中的重要财产,大多数会经历转让、变更、抵押、赠与、继承、注销等权属变化。不动产权属变化以其所有权或使用权变化为主线,以其所有权或使用权在现势状态下发生的其他权属变化或受限制情况为支线。

　　不动产权属变化的主线:不动产所有权或使用权的设立、变更、转移、更正、注销等,相应登记(注销除外)发放不动产权利证书,所产生的登记档案保管期限一般为永久。

　　不动产权属变化的支线:不动产抵押权或地役权的设立、变更、转移、更正、注销等,以及查封不动产、对不动产登记内容的异议,相应登记(注销、查封、异议除外)发放不动产登记证明,所产生的登记档案保管期限一般为定期。

　　不动产权属每发生一次变化就会产生一份新的登记档案,这些档案真实记录了不动产的自然状况和权属变化、流转过程,形成了一个个完整的、上下关联、左右关联的信息链。

　　3.1上下关联(也可称作纵向关联)

　　上下关联是不动产权属主线变化产生的关联关系,以权利主体或权利内容的改变为特征,呈单线延伸态势,直到不动产消灭。还以住房a为例,假如权利人张三从某房地产开发公司购得该房并办理不动产登记后,转让给李四,后李四又出售给王五,最后因城市改造,该房屋及其所在楼整体拆除。那么,因住房a权属变化而产生的不动产登记档案为:

　　某房地产开发公司宗地A登记档案→某房地产开发公司××小区1号楼登记档案→权利人张三住房a登记档案→权利人李四住房a登记档案→权利人王五住房a登记档案→权利人王五住房a注销登记档案。上述关系链中,每相邻上下两手档案互为关联卷。

　　在传统管理方式下,为方便查找,上述档案被存放在一起,使用一个档案号;甚至从权利人张三住房a登记档案开始,之后产生的档案均要与原档案合卷。随着信息技术在不动产登记档案管理工作中的运用,上述档案均可以单独立卷,也可以按其产生的时间先后,编制不同的档案号、存放于库房的不同位置,只需要在不动产登记档案信息管理系统中建立其关联关系,即可快速查找到其存放位置。有条件的还可以将数字化后的电子档案导入系统,实现挂接、融合,查询利用档案则无需再调取原件。

　　3.2左右关联(也可称作横向关联)

　　左右关联是不动产权属支线变化产生的关联关系,可同时存在多个关联关系,且只能在不动产权利现势状态下存在。比如,当住房a的权利人为张三期间:张三以该不动产抵押贷款,办理了不动产抵押权首次登记,随后因担保范围发生变化又办理了抵押权变更登记,还清贷款后办理了抵押权注销登记,先后产生一组、

　　3卷登记档案;有利害关系人申请异议登记,到期后该登记失效,产生一组、2卷登记档案;曾被某法院查封,后又解除查封,先后产生一组、2卷登记档案。上述关联关系的产生存在不确定性,或没有、或一种、或多种,多种可同时存在。相应的,与权利人张三住房a登记档案存在关联关系的档案,或没有、或一组、或多组n卷。

　　基于权属变化的不动产登记档案关联图例(略)

　　4.结论

　　在全面准确梳理不动产登记档案之间关联关系的基础上,通过实施不动产数据整合和纸质档案整理,将原来分散的登记业务数据、空间数据和档案数据统一整合到新的不动产登记信息管理系统中。

　　在不动产数据整合和纸质档案整理过程中,将不动产登记信息分别按空间位置和权属变化建立起正确的关联关系,将纸质档案经过分类整理、扫描入库、关联挂接,建立起关联正确、信息齐全的不动产登记数据库,并实现省、市、县与国家不动产登记信息平台的对接,最终实现全国一个不动产登记信息管理平台、一张不动产产权产籍大图的管理模式,真正实现不动产统一登记,实现各类信息数据、电子档案和纸质档案的快速查询、利用。

　　为方便不动产登记档案整理、保管、利用,将其按保存期限的不同划分为永久、定期、短期三类

　　不动产统一登记工作在我国已全面铺开。作为不动产登记重要基础的档案工作面临新的挑战,管理模式也在不断的探索过程中。笔者就当前不动产登记档案如何有效实施管理谈谈自己的看法。

　　不动产登记档案的形成

　　不动产登记档案是不动产登记簿记载相关信息后,各类不动产申请登记的原始凭证以及登记机构的内部调查审核文件经收集、整理、归档而形成的。不动产原始登记凭证包括:不动产权利登记申请审批表;申请人、代理人身份证明材料、授权委托书;相关不动产权属来源证明材料、登记原因证明材料、不动产权属证书;不动产界址、空间界限、面积等不动产权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据,以及申请人提交的其他资料。

　　档案分类和管理方式

　　档案分类。整个不动产登记机构以不动产登记工作为中心编制分类方案,明确文书、照片、光盘、实物等类别,按保管期限的不同分别给予1~9的目录号。为方便不动产登记档案的整理、保管、利用,将不动产登记档案按保存期限的不同划分为永久、定期和短期三类。

　　涉及权属类登记的(所有权预告档案视为不动产权属档案)为永久,抵押档案(抵押权预告档案视为抵押档案)为定期,地役权档案、查封档案、异议档案、查询档案为短期。

　　不动产登记档案的管理方式。不动产登记档案管理应实现以计算机技术为核心、现代信息处理技术为基础的数字化管理,实现不动产档案信息收集、整理、查询、利用管理的现代化。档案信息管理系统中采用目录进行管理,把全文信息、图像信息集成于目录数据中进行管理,以目录数据为检索入口,从而实现档案图文信息的全文检索。

　　登记档案数字化

　　目录管理。对归档的不动产权属文件材料进行分类编目,编制检索工具。因为采用计算机系统进行登记发证,目录管理就实现了从簿式目录、卡片式目录向电子目录的转变,只要定义好电子目录与图像库、数据库记录的连接条件,便可根据需要检索到要求的资料。

　　档案数字化。这是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存储介质的各种原始档案资料,通过扫描(数码摄像)、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和视频文件,再运用分级存储管理技术将图片、声音、视频等文件和索引字段存储于大容量的存储介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案。扫描建档过程与目录管理实现无缝衔接,扫描图像的存储宜选择数据库方式的高性能、大容量的存储系统。

　　档案管理网络化。网络化(包括局域网和互联网)应用是不动产登记档案利用的重要形式,只有实现档案管理网络化,才能真正体现档案数字化的真正优势。同时,及时为公安、民政、财政、税务、工商、金融、审计、统计等各项工作提供服务,要加强不动产登记有关信息互通共享。

　　登记档案的整理

　　不动产登记档案应按照不同的类别来确定装订方式。不动产登记档案中的永久档案以卷为保管单位,编写页号,编制目录,按封面、目录、单个不动产单元权属登记内容、封底的顺序装订;

　　不动产登记档案中的定期和短期档案则以袋为保管单位,将一个不动产单元抵押、查封、异议、地役权、查询登记的内容按顺序装入定制的档案袋中,由于保管时间相对较短,不再编写页号、编制目录。照片、光盘、实物档案按相应的专门档案整理方法整理。

　　不动产登记档案档案号的编制及归档,也可根据永久、定期、短期的分类分别进行。

　　永久档案。登记档案档案号的编制,宜结合登记信息平台进行。权属类的永久性不动产权登记档案可采用9位数字(如000000123),不按定作物类型分别存储,即房、地、农、林等的不动产权登记档案统一存储,如图所示。

　　档案采用统一存储管理,如1柜1格1盒存放了4个档案,分别有土地、房屋、林地和承包经营权。

　　每个档案号内按业务链关系合并存放,例如房屋档案000000002包含该套房屋产权链上对应3手业务(首次登记、变更登记、转移登记)的档案资料,其他定作物的档案合并方式与房屋类似。也就是说永久性不动产权登记档案采用合档模式,即同一个不动产单元的不动产权登记链上的多手业务应存放在一个档案保管号中。

　　定期档案。抵押档案(抵押权预告档案视为抵押档案)为定期档案,采用8位数字(如00000123),不动产抵押业务的档案,包括土地抵押、房产抵押、林权抵押、在建建筑物抵押等。

　　不同类型的定期档案均采用合档模式进行归档。例如抵押设定登记产生新档案号后,该抵押的转移、变更、更正业务件均归入抵押设定业务件所在的档案号内。

　　短期档案。查封档案、异议档案、地役权档案、查询档案为短期,采用7位数字(如0000123)。查封档案,即预查封和查封登记的档案,包括土地查封、房产查封、林权查封等。

　　异议档案,即异议登记的档案。地役权档案,即地役权登记的档案。查询登记档案,指查询登记的档案(由于资料少,一般没有归档)。此类档案,可按办理生成时间的顺序,一直使用大流水号,不倒号。