干部档案数字化管理

　　干部档案数字化管理以后可以减少查档人员翻阅答案的时间，提高档案利用提取的效率。按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案，是历史、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

　　近年来，中央领导高度重视干部人事档案工作，多次作出重要批示和指示。要求切实加强干部人事档案制度机制建设，完善干部档案任前审核制度，推进干部人事档案数字化，健全干部人事档案管理体制。

　　干部档案数字化管理系统是涵盖干部人事档案采集子系统、管理、利用三部分组成。紧扣当前国家发展的主题“档案服务于社会”，重点突出电子档案的“服务”性质特点。在保障信息安全的前提下，可以更大范围地提供所需的档案信息，深化档案信息的开发利用，减少档案员的工作量的同时，提高电子档案的查询利用效率，提高查档单位及用户办事效率。

　　一、工作程序

　　干部档案数字化管理包括：

　　人员基本信息采集、档案整理编码、档案目录建立、档案图像数据采集、图像数据存储、审核、档案装订、图像数据挂接、图像数据备份。

　　(一)人员基本信息采集

　　即干部人事档案数字管理信息系统的基础信息采集工作。

　　根据干部人事档案数字管理信息系统所需的信息类型、项目，对所有在库干部档案对应人员的基本信息进行收集、整理，准确录入干部人事档案数字管理信息系统。

　　同时，应根据在库档案变化情况，及时完成人员添加或更改存放状态等工作。

　　(二)档案整理编码

　　按照《干部人事档案管理办法》文件要求，对在存干部档案进行再次收集、鉴别、分类、排序、编目、加工。

　　1.拆除装订。对以缝纫线装订、递进式裱糊的多页材料，如影响扫描结果，需在不影响材料的情况下进行拆分。

　　2.折叠材料如延展后折痕影响扫描质量，需压平折皱再进行扫描。

　　3.编目时注意完全清除原铅笔字迹，以统一的字体、字号进行标注。

　　此外，对整理过程中发现的档案材料的特殊情况应详细记录。

　　(三)档案目录建立

　　根据干部人事档案数字管理信息系统要求的目录格式，进行档案目录整理、录入，与纸质档案一一对应，并准确记录档案材料的类号、序号、名称、形成时间、页数等重要信息。

　　(四)档案图像数据采集

　　1.图像采集标准

　　应采用真彩色24位RGB模式、300dpi分辨率扫描。

　　2.扫描方式

　　根据纸质档案材料的具体情况，对档案图像数据采集可使用合理的扫描方式进行，扫描过程中应保证呈现档案材料的原貌。

　　(1)档案材料须逐页单独扫描，并根据实际情况加垫白色衬纸，避免出现字迹叠印、背页字迹透印造成图像内容不明晰等情况。

　　(2)大幅面档案材料应尽量采用大幅面扫描设备进行扫描，如不具备大幅面扫描条件，可采用分区域扫描后拼接的方式进行图像处理。

　　(3)纸张状态不佳的档案材料应采用平板扫描方式，避免造成材料毁损。

　　3.图像处理

　　图像处理应确保图像完整、端正、无扭曲、无阴影，获得最佳图像质量。

　　图像可采用JPEG或PDF格式保存，禁用word格式保存。扫描或拍照所得原始图像尽量不进行压缩，确保图像优化后的清晰度。

　　(1)偏斜度

　　应保证所有图像方向正确，且图像偏斜度应确保在1°以内。

　　(2)裁边

　　完成偏斜度校准后，对图像进行裁边处理，去除扫描过程中形成的黑边等。

　　(3)图像拼接

　　对于分区域扫描的大幅面材料，应将各区域图像进行拼接合并为一张图像，拼接时不能重叠或留有空隙，应确保展现材料原貌。

　　(4)图像优化

　　使用计算机软件或人工方式对原始图像数据进行处理，得到优化图像。

　　对于档案材料上原有的污迹等，如不影响字迹辨认，不得人为去除，如因扫描等原因造成影响字迹辨认，应进行优化。

　　原始图像中带有照片、印章等特殊内容的，应与纸质材料对比，尽量做到视觉效果相符。

　　(五)图像数据存储

　　1.原始图像与优化图像分别存储于不同目录下，便于再次利用。

　　2.干部档案图像数据应按个人为单位单独建立文件夹保存，文件以干部姓名+身份证号码命名，图像数据文件以干部姓名+身份证号码+“-”+类号+“-”+序号命名。

　　(六)审核

　　1.所有优化图像需与原始纸质档案材料进行视觉对比，对于展现效果不理想或失真的，应重新进行图像采集及优化等步骤，确保内容的真实准确。

　　2.核对优化图像数量，与档案材料、档案目录一一对应，无错漏。

　　(七)档案装订

　　扫描工作完成后，应对档案材料重新装订，装订时应注意对拆分的材料恢复原貌，并认真做好内容、页数的检查校核，确保排列顺序正确无错漏。

　　(八)图像数据挂接

　　1.通过每个图像文件的文件夹、文件名与干部人事档案数字管理信息系统中档案目录数据库中该文件档号的唯一性，实现图像文件与目录数据库的一一对应。

　　2.实现目录与关联的数字图像自动搜索、链接相应地址，快速完成批量挂接。

　　(九)图像数据备份

　　1.备份方式

　　备份方式可以采用在线、离线结合的方式进行，离线备份时，个人数字档案形成单独数据包，采用光盘、硬盘等不同存储介质备份，且应异地保存，保证在特殊情况下数据安全、不缺失。

　　2.备份周期

　　应结合档案材料补充情况或干部档案专项工作情况及时进行备份，一般一年应备份一次。

　　二、安全管理

　　1.数字档案应与纸质档案保持同等密级，并在利用、传递过程中按照纸质档案相关要求管理。

　　2.实施数字化加工的场所应满足安全管理需要，达到防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防紫外线照射、防虫等条件，且确保与数字化加工无关用品分离放置。

　　3.所有数字化加工设备的使用、维护，均应符合保密管理要求，避免信息泄露等情况发生。

　　4.干部人事档案数字管理信息系统应进行权限管理并设置访问控制，以保护涉密信息或重要信息。