不动产登记档案整理归档

　　根据《纸质档案数字化规范》(DA/T31—2017)和《不动产登记操作规范(试行)》(国土资规〔2016〕6号)规定,结合不动产登记档案管理工作实际整理本作业流程、技术要点,供不动产登记档案管理机构参考。

　　1作业流程

　　档案出库、领取交接—→材料整理—→排序、编页码—→系统归档—→打印卷皮、卷内目录、备考表—→全部登记资料扫描—→图像处理—→数据挂接—→档案装订、装盒—→成品移交—→成品质检—→数据备份—→入库上架—→成果验收

　　(说明:本流程适用于数字化前没有整理装订的不动产登记档案,数字化成果需挂接到不动产登记信息管理系统。以下不动产登记机构简称甲方,承包单位简称乙方。)

　　2技术要点

　　2.1档案出库、领取交接

　　乙方指定专人会同甲方代表核对每份纸质档案的内容及页码后,甲方代表在《不动产登记档案移交清册》上注明甲方交付乙方的档案内容(如权利人名称、业务宗号等)、交付日期,可采取每日交接或定期批量交接方式,由乙方代表核对无误,甲、乙双方签字确认后,甲方将档案移交乙方实施作业。乙方领取的档案应尽快完成作业,不得长时间积压。

　　2.2材料整理

　　2.2.1所有材料上的金属物应全部剔除干净,操作时不得损坏纸张。

　　2.2.2破损、过于单薄或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱,1页白衬纸应托裱1张材料,不得托裱2张及以上材料。

　　2.2.3字迹扩散、淡化的应复制并与原件一起存档,原件在前,复制件在后。

　　2.2.4幅面大于A4的材料,应按A4大小折叠整齐,并预留装订位置。

　　2.2.5去除多余、重复、无用的材料。

　　2.3排序、编页码

　　2.3.1卷内材料一般应按下列顺序排列(不同类型登记业务按甲方提供的具体标准执行):

　　(1)目录;

　　(2)结论性审核材料;

　　(3)过程性审核材料;

　　(4)当事人提供的登记申请材料;

　　(5)图纸;

　　(6)其他;

　　(7)备考表。

　　2.3.2乙方员工在材料排序过程中须核对材料是否齐全、审批意见是否齐全,如果发现不齐全情况,及时退还甲方人员补全。

　　2.3.3编制页码。卷内材料页码应按不同类型业务材料的排列顺序,每1页编写1个页号,不得重复、遗漏;单面书写的材料应在右上角编写页号,双面书写的材料,应在正面右上角、背面左上角编写页号,图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面;卷内目录、备考表不编页号;编写页号应使用阿拉伯数字,可采用打号机或黑色墨水规范编写,不得涂改。

　　2.4系统归档

　　在甲方目前使用的不动产登记信息管理系统中完成该卷宗业务归档,系统自动生成档案号(即案卷号)。合并办理的业务共用一个档案号,合并整理装订为一卷。

　　2.5打印卷皮、卷内目录、备考表

　　2.5.1卷皮。卷皮内容由甲方业务系统自动生成,乙方须核对无误后,使用空白牛皮纸打印。

　　2.5.2卷内目录。卷内目录由甲方业务系统按默认内容自动生成,乙方须核对目录信息与资料内容、顺序、起止页码标注等是否一致,不一致的作相应调整和更改。核对无误后使用空白A4纸打印。

　　2.5.3备考表。备考表由甲方业务系统自动生成,需要备注的内容手工添加,乙方须核对无误后使用空白A4纸打印,立卷人、检查人分别签名或签章。

　　2.6扫描

　　2.6.1扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备,大幅面资料可采用大幅面扫描仪,也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

　　2.6.2所扫档案图片分辨率应不小于300 dpi,统一采用彩色模式扫描,在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下,可

　　适当提高分辨率,应确保图像清晰度。

　　2.6.3所扫档案应以保证图像清晰可读为前提,保存格式为jpg格式,中度压缩。

　　2.6.4扫描文件命名应确保其唯一性,并与档案原件名称、卷内目录、电子资料目录形成对应、顺序一致,便于查阅。

　　2.6.5档案材料要全部扫描,不得漏扫、错扫、重扫。

　　2.7图像处理

　　2.7.1处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现资料原貌的原则,对偏斜图像进行纠偏,对方向不正确的图像旋转至常规阅读方向。

　　2.7.2对图像页面中的黑边、阴影、装订印等影响图像质量的杂质进行去污处理,对字迹或图像太淡的进行加深处理,对存在多余白边的图像进行裁边处理。

　　2.7.3对图纸等大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像,进行无缝拼接处理,合并为一个完整的图像。

　　2.7.4检查扫描图片是否有如图像折叠、变形、不清晰等情况,如有发现及时进行重扫,保证扫描图片的完整及美观。

　　2.8数据挂接

　　2.8.1数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像,应通过甲方所使用的不动产登记信息管理系统及时上传挂接到相应数据库。

　　2.8.2数据挂接后,应实现图像文件与对应业务信息的准确关联,实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索,保持数字图像的排列顺序与纸质资料相符。

　　2.9档案装订、装盒

　　2.9.1完成扫描的材料按左、下方向整齐,采用“三孔一线”方式线绳装订,保证不压字、不掉纸。

　　2.9.2卷内材料折叠后过厚的,应在装订线位置加入垫片保持案卷平整。

　　2.9.3档案装订完成后装入档案盒。每盒所装数量根据案卷薄厚确定,装满为止,不得过分挤压或留空。

　　2.9.4打印粘贴卷盒脊背。根据每盒装载卷数、类别,打印档案类别、年度、起止号、保管期限等信息列表,人工裁剪并牢固粘贴于档案盒脊背。

　　2.10成品移交

　　乙方将完成的成品对照清单移交给甲方,双方工作人员履行交接手续。确保档案安全、无遗失、无损坏。

　　2.11成品质检

　　甲方按规定比例对成品进行质检。保管期限为永久的,其中首次登记类抽检率不低于50%、其他登记类抽检率不低于10%;保管期限为长期的,抽检率不低于5%。检查中发现存在质量问题的,及时退回乙方整改,退回及交还要履行交接手续。

　　2.12数据备份

　　乙方对档案数字化成果进行备份,备份硬盘或光盘全部交与甲方,不得私自留存。

　　2.13入库上架

　　纸质资料整理装订完毕,经质检无差错后消毒除尘入库。按照指定的位置、顺序上架,并统计数量,做到整齐有序、入库出

　　库做好登记。

　　2.14成果验收

　　甲方组织人员对纸质档案整理成品和数字化成果进行验收检查。检查内容主要包括案卷整理装订是否规范、数字化图像质量、数据挂接准确性、电子档案查询准确性、备份存储的安全可靠性等,验收检查完毕形成验收报告。

　　2.15其他

　　2.15.1乙方须与甲方签订项目实施安全和保密协议,确保项目涉及不动产登记档案实体和档案信息的安全。

　　2.15.2项目实施过程中,乙方工作人员发现问题或存疑事项,应及时告知甲方人员处理,不得随意操作。遇特殊、疑难情况,双方共同协商解决。

　　2.15.2项目作业所有打印用纸、用墨及其他耗材必须符合档案管理要求,确保纸张耐久、字迹牢固。

　　2.15.3项目完成后,数字化成果在约定期限内出现质量问题,乙方负责免费解决。

　　《不动产登记暂行条例》即将颁布实施,在建立不动产统一登记制度的大形势下,尤其全国实行不动产统一登记后,如何理顺机制,科学高效地管理好、利用好登记档案引起了人们的关注。

　　长期以来,不动产登记工作处于分散状态,受历史原因和地区发展条件影响,不动产登记档案理论研究起步较晚,关于不动产登记档案的概念、特点及与登记资料、登记簿的区别与联系存在不小分歧,在现实工作生活中,登记资料和登记档案两词往往并用或混用,直接影响了相关工作的交流和规范的制定,以及各类档案和数据资源整合优化共享,因此,亟需加强理论研究,统一共识,规范使用。

　　一、基本概况

　　在我国,各类不动产登记主要以房地产为主,发端于20世纪初,1922年北洋政府颁布了《不动产登记条例》,历经多年沧桑变化,关于登记过程中形成的、具有保存价值的各种形式的记录有着不同的名称,如:“地籍”、“产籍”、“档案”、“登记簿”、“登记资料”等等。

　　近年来,随着《物权法》发布,渐渐形成了登记资料、登记档案、登记簿三者并存的局面,例如:《物权法》第十八条规定:“权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料,登记机构应当提供。”称之为“登记资料”。2008年颁布的《土地登记办法》第七十二条指出:“国家实行土地登记资料公开查询制度。”此外,《海域使用权登记办法》、《土地登记资料公开查询办法》等法律规章中也均使用的是“登记资料”一词。

　　而称之为“登记档案”的规范性文件也有不少,2001年颁布实施的《城市房地产权属档案管理办法》明确称为“档案”,2010年农业部和国家档案局印发的《关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》也称之为“档案”。而2013年,国家林业局和国家档案局联合发布的《集体林权制度改革档案管理办法》中对林权改革档案提出明确的定义:“指在集体林权制度改革(以下简称林改)中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式或者载体文件材料的总称,是林改的重要成果和历史记录。”

　　而“登记簿”的概念主要应用在登记审核完成后,记载于登记簿这一过程。《物权法》第十四条规定“不动产物权的设立、变更、转让和消灭,依照法律规定应当登记的,自记载于不动产登记簿时发生效力。”第十六条规定:“不动产登记簿是物权归属和内容的根据。不动产登记簿由登记机构管理。”此外,《土地登记办法》、《房屋登记办法》、《房屋登记簿管理试行办法》等规范性文件均提到“登记簿”一词,并对其记载内容、保存形式和查询规则等进行了明确。

　　多年来,上述规范性文件均要求建立档案管理机制,健全完善档案管理制度,明确归档范围和保管期限,具体归档工作也大多参照国家档案局《文书档案案卷格式》(GB/T9705-88)和《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)等国家标准的要求进行,并及时完成立卷、编目、整理、入库、保管、查询工作,具有鲜明的档案工作特点。

　　二、不动产登记档案的概念、作用及特点

　　(一)概念

　　住房城乡建设部2012年印发的《房地产登记技术规程》条文说明中,对房屋登记资料、登记档案、登记簿曾分别做如下表述:“登记资料是登记过程中形成的登记簿、登记申请材料以及具有保存价值的其他材料。”“登记簿是由房地产登记机构依法制作和管理,用于记载房地产自然状况、权利状况以及其他依法应登记事项的特定簿册,是房地产权利归属和内容的依据。”“房地产登记档案是房地产登记机构在房地产登记过程中形成的有保存价值的历史记录,是房地产登记工作中的真实记载和重要依据。”

　　可以说,《房地产登记技术规程》条文说明比较直观、客观地介绍了房地产登记资料、登记档案、登记簿的定义。因此,本文以此为参考,结合《档案法》及不动产登记工作实际,总结归纳了不动产登记档案概念。

　　不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产:权属调查、登记、转移、变更等工作中形成的真实记录。其内容形式包括文字、数据、图表、声像等;载体形式包括纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等;记录形式包括书写、印刷、感光记录、磁记录、光学电子记录等。

　　目前,我国还没有完全正式、统一的不动产登记机构,各类不动产登记档案形成、保管于不同的职能单位。主要有房屋登记档案、土地登记档案、林地登记档案、草原登记档案、海域登记档案等,此外,还有农村土地承包经营权、采矿权登记等类型档案。

　　(二)不动产登记档案作用

　　不动产登记档案不仅是工作的真实记录,还是业务办理的依据,在办理转移、抵押、限制等各类业务时均需先行查询原档。它不仅是物权登记公示的重要体现,还是权利人证明权益的法律凭证。而且在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用。为交易安全,维护不动产市场健康有序发展及领导决策提供了有力支持。

　　因此,登记业务办结归档后,并不是登记工作的终结,而是进入了保管、利用的档案管理阶段,它是不动产登记工作的重要一环,也是不动产登记工作科学高效管理的保障条件之一。

　　(三)不动产登记档案的特点

　　结合目前的文献资料和实践调研分析,不动产登记档案具有以下六个显著特点:

　　1、法定性

　　《物权法》明确不动产登记成立原则,各类不动产登记工作一般由县级以上行政主管部门统一负责指导、监督、管理。省、自治区、直辖市行政主管部门统一负责指导、监督、管理本行政区域不动产登记工作。具体工作属行政管理事项,其登记结果记载于登记簿,原始凭证作为登记档案保存,具有法定效力,因此,从形成主体和内容来看,不动产登记档案具有法定属性。

　　2、唯一性

　　相对于动产而言,不动产是指依自然性质或法律规定不可移动的财产,包括土地、房屋、草原、林地、海域等。不动产位置的变化可能对它的价值产生很大的改变,具有唯一性。不动产登记档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反映,因此,具有与不动产相对应的唯一性。

　　3、动态性

　　不动产登记档案记录不动产权利的设立、变更、转让、消灭等登记过程,在不动产物权频繁流转的当今社会,大多数不动产权属会经历转让、抵押、注销、继承、赠与等多种变化,不动产登记档案记录的信息也会不断更新,它的保存价值也随之变化,具有极强的动态性。

　　4、政策性

　　不动产登记档案是在不动产登记过程中形成的,随着我国不动产政策,房地产市场调控政策、税收政策的调整,登记业务在收件标准、办理流程上也会随之变化。因此,不动产登记档案在收集范围、归档操作、保存价值、查询利用依据等方面都会随着政策调整发生变化,具有较强的政策性。

　　5、凭证性

　　不动产登记档案保存了不动产登记管理过程中形成的具有保存价值的原始凭证,反映了不动产在转移、抵押、变更过程中的权属来源和审核依据。具有重要的查考、凭证作用。

　　6、私密性

　　不动产登记过程中需采集权利人个人信息和企业经营行为等隐私信息,形成的档案中包含有个人身份证明、婚姻情况、诉讼、遗嘱、继承关系、抵押借贷关系等证明文件,其记载内容并不完全属政府信息,具有一定私密性,有些还不宜对外公开,查询利用和信息公开方式宜分类、分层次提供,并有所限制。相应的档案工作也应遵循有关保密要求,维护权利人合法权益。