档案信息化是什么意思

　　档案信息化，是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理和提供利用服务。即指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。

　　档案信息化建设的发展，正引发和促进传统的档案工作向现代档案工作变革，推动档案工作走上法制化、规范化、标准化、现代化建设轨道。

　　科技时代的来临，带来了许多新鲜的技术，也有了许多新型的办公手段，其中档案管理工作就是其中的一个受益者。而这种新方式就是“档案信息化”“档案信息化”到底是什么呢？具体是什么意思呢？对于档案管理工作有哪些提升呢？今天就与大家分享一下，档案信息化到底是什么意思？

　　一、信息化的由来

　　20世纪计算机技术和通信技术的成功融合和广泛应用，从根本上改变了信息处理的方式，并以这种改变推动了人们生活方式和工作方式的彻底变革。

　　如今，信息化已经成为全球共同的路径选择，成为世界各国的发展战略，成为各行各业的建设重点。

　　档案信息化是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机构信息化的重要组成，也是当代档案学理论和实践的核心任务。

　　二、档案信息化的概念

　　简而言之，档案信息化是指应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程，亦有档案信息化工作、档案信息化建设、档案管理信息化、档案工作信息化等称谓。

　　而具体上我们可以从三点了解档案信息化的概念：

　　（一）动态概念

　　信息化本身是一个渐进的过程，信息技术不断发展，信息资源不断丰富，技术应用不断扩展，资源开发不断深入，社会变革不断产生。

　　档案信息化随着社会整体信息化的推进而不断发展，每一个新的进展都是前一阶段的结果，同时又是下一发展阶段的新起点。

　　因此，无法就某国家、地区、行业、单位是否实现了档案信息化进行回答，只能分析其档案信息化建设的状态和水平。

　　（二）以信息技术为前提

　　信息技术应用是档案信息化的起点，也是其最基本的特征。信息技术在档案管理中的应用是全方位地，涵盖档案从生成到永久保存或销毁的整个过程。

　　如电子文件的生成、纸质馆藏数字化、档案自动标引、档案信息网络检索等。

　　（三）多要素综合作用的过程

　　信息技术只是档案信息化的一个要素，在应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程中，还有其他多个非技术因素在共同起作用。

　　包括符合档案信息化要求的档案管理业务、人才、标准规范、政策法规、管理体制与机制等。

　　机关档案信息化

　　重要意义

　　机关业务系统是机关在信息化条件下履行主要工作职责、办理机关核心业务的重要信息平台，业务系统形成和收集的各类数据资源是国家数字档案资源的重要组成部分。做好机关业务系统电子文件归档与管理工作，有效提升各类数据资源质量和管理水平，对于加强政务信息化建设、推动公共数据开放共享、不断提高数字化政务服务效能具有重要意义，是信息化社会做好档案工作的必然要求。

　　目标要求

　　到2023年，通过试点推动形成一批可复制可推广的成功经验做法。到“十四五”末期，机关业务系统电子文件归档与管理工作普遍开展，机关电子文件归档与档案管理能力得到显著提升。

　　主要任务

　　健全业务系统归档制度规范。推动建立完善的业务系统归档管理制度和技术规范。管理制度应当明确各部门职责分工，系统归档管理流程和运行维护要求等。技术规范应当与管理制度协调配合，明确电子档案数据规范、系统接口设计规范、存储和备份策略等。

　　完善业务系统归档功能。推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，保证业务系统能够按照档案工作要求完成电子文件形成、收集、整理、归档工作，具备完整收集、整理应归档电子文件及其元数据并按规则自动命名、存储电子文件及其组件，支持全系统审计跟踪、安全监管等功能，能够按要求向档案管理系统推送电子文件及其元数据，生成规范的归档信息包。

　　推进业务系统与档案系统有效衔接。完成业务系统与档案管理系统衔接工作，业务系统与档案管理系统能够通过webservice等归档接口紧密衔接。不断提升数字档案资源建设质量和管理水平。推进业务系统电子档案规范管理，实现业务系统电子文件从形成办理到归档利用全流程安全可控、科学规范管理，确保业务系统电子文件符合真实性、完整性、可用性和安全性要求。稳妥推行来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件仅以电子形式进行单套归档和管理。

　　工作交接

　　确定重点工作领域。在重点工作领域遴选一批具有一定条件的单位先行先试，围绕各行业各领域归档需求探索创新，提炼归档标准化实施路径，形成对各种类型业务系统归档需求的全覆盖。

　　积极推进试点建设。试点工作按照“自愿申报、有序实施”的原则开展，重点面向全流程线上运行的业务系统、电子证照制发管理系统、具备电子签名功能的办公自动化系统等。鼓励各地区各部门在本区域、本系统开展试点工作。

　　及时组织效果评估。纳入试点的单位要制订实施方案，按照规定的时间完成试点任务。国家档案局将依据电子文件归档与电子档案管理规范、党政机关电子公文系列标准、数字档案室建设指南和电子档案单套管理相关要求等开展试点效果评估工作。

　　“三分技术、七分管理”，档案信息化的成果，往往不在于技术本身的先进程度，而更多地取决于非技术因素的支撑程度，取决于技术、非技术因素之间的匹配程度。以上就是档案信息化的概念，大家可以通过这几点了解档案信息化，归根结底，这就是一个档案管理工作的新型工作方式。这个工作方式通过现在的信息技术手段来对档案管理的过程进行信息化的转型，而所使用的工具，就是“档案管理系统”。