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实验室人员技术档案管理

1个回答

匿名  ·  2022-03-30 09:58:08

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  •   人员技术档案涉及的人员信息比较多,许多实验室经常遗漏部分信息;或者管理不到位,出现信息更新不及时和管理繁琐的现象。完整地保存和科学地管理实验室的人员技术档案,做好档案管理,需要做到哪几点呢?

      一、完善制度

      实验室人员技术档案管理应有归口部门,配有专(兼)职人员负责,并规定其职责,建立和健全人员技术档案管理制度和相关的作业程序,做到职责明确,实施有章可循:

      (1)科学管理人员技术档案,承办人员技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、销毁、统计等工作。

      (2)遵守保密制度,做好安全保卫工作。

      (3)保持档案室内整洁、卫生,对破损或变质的档案,要及时修补和提出复制。

      二、内容充分

      CNAL-CL01:2006《检测和校准实验室能力认可准则》之5.2.5条款规定:“实验室应保留所有技术人员(包括签约人员)的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录,并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获得。”实验室人员信息除了上述规定以外,还应包括人员的学历、身份基本信息和奖惩、升迁、考核等,人员涉及的资料比较多,除了以文件形式、证书形式存在外,有些并没有以书面形式存在,还需要收集和完善。因此,设计和编制《人员登记册》,包含实验室人员需求的所有信息,以此为纲领性资料,其他证书、文件资料为附件,不仅便于登记管理和核查,而且便于统一管理、不遗漏人员信息资料,还对保持信息的充分性起到重要作用。

      三、实施有效

      实验室人员技术档案的管理工作要有效实施,

      (1)登记应详实。实验室应建立所有人员的技术档案,对档案进行编号、分类、编目。管理人员根据《人员登记册》的内容收集相关信息,详实登记。《人员登记册》也可以利用计算机进行信息化管理,以电子文本形式存档,便于查阅。

      (2)更新应及时。实验室人员有经常获得培训和继续教育的机会,因此,专业技能会逐渐提升,上岗项目也会增加,而《人员技术档案》是人员整体情况的综合反映,所以要及时更新。实验室人员应把参加培训的信息、培训结果以及其他个人的相关信息变更及时通知档案管理人员。

      (3)保管应到位。实验室人员技术档案应履行批准和借阅手续,由管理人员填写《文件借阅登记表》,借阅人员签字后,方可使用。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。档案存放场所还要经常保持清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗,防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案,管理人员要及时修补和提出复制。

      (4)核查应定时。实验室应认真执行技术档案的保管检查制度,档案管理人员每半年应全面检查、清理一次,做到账档一致。

      (5)更改应规范。实验室人员技术档案中的内容如有更改,应按程序文件的要求实行更改,注明更改人的签名,切勿涂改。重要的文件更改还需有文件更改通知单。

      (6)销毁应造册。凡要销毁的技术档案,必须清册,经主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁,防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

      做到以上几点,就会避免出现遗漏部分信息、或者出现信息更新不及时和管理繁琐的现象,完整地保存和科学地管理实验室的人员技术档案,做好档案管理。

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