实验室人员技术档案管理

　　人员技术档案涉及的人员信息比较多，许多实验室经常遗漏部分信息；或者管理不到位，出现信息更新不及时和管理繁琐的现象。完整地保存和科学地管理实验室的人员技术档案，做好档案管理，需要做到哪几点呢？

　　一、完善制度

　　实验室人员技术档案管理应有归口部门，配有专（兼）职人员负责，并规定其职责，建立和健全人员技术档案管理制度和相关的作业程序，做到职责明确，实施有章可循：

　　（1）科学管理人员技术档案，承办人员技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、销毁、统计等工作。

　　（2）遵守保密制度，做好安全保卫工作。

　　（3）保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

　　二、内容充分

　　CNAL-CL01：2006《检测和校准实验室能力认可准则》之5.2.5条款规定：“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获得。”实验室人员信息除了上述规定以外，还应包括人员的学历、身份基本信息和奖惩、升迁、考核等，人员涉及的资料比较多，除了以文件形式、证书形式存在外，有些并没有以书面形式存在，还需要收集和完善。因此，设计和编制《人员登记册》，包含实验室人员需求的所有信息，以此为纲领性资料，其他证书、文件资料为附件，不仅便于登记管理和核查，而且便于统一管理、不遗漏人员信息资料，还对保持信息的充分性起到重要作用。

　　三、实施有效

　　实验室人员技术档案的管理工作要有效实施，

　　（1）登记应详实。实验室应建立所有人员的技术档案，对档案进行编号、分类、编目。管理人员根据《人员登记册》的内容收集相关信息，详实登记。《人员登记册》也可以利用计算机进行信息化管理，以电子文本形式存档，便于查阅。

　　（2）更新应及时。实验室人员有经常获得培训和继续教育的机会，因此，专业技能会逐渐提升，上岗项目也会增加，而《人员技术档案》是人员整体情况的综合反映，所以要及时更新。实验室人员应把参加培训的信息、培训结果以及其他个人的相关信息变更及时通知档案管理人员。

　　（3）保管应到位。实验室人员技术档案应履行批准和借阅手续，由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。档案存放场所还要经常保持清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗，防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

　　（4）核查应定时。实验室应认真执行技术档案的保管检查制度，档案管理人员每半年应全面检查、清理一次，做到账档一致。

　　（5）更改应规范。实验室人员技术档案中的内容如有更改，应按程序文件的要求实行更改，注明更改人的签名，切勿涂改。重要的文件更改还需有文件更改通知单。

　　（6）销毁应造册。凡要销毁的技术档案，必须清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

　　做到以上几点，就会避免出现遗漏部分信息、或者出现信息更新不及时和管理繁琐的现象，完整地保存和科学地管理实验室的人员技术档案，做好档案管理。