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干部人事档案整理要求

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匿名  ·  2022-08-05 15:35:35

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  •   干部人事档案是我国干部人事管理的一项重要制度,也是干部任用的重要依据。近年来,中组部对干部人事档案的规范化有了越来越严格、具体的要求,很多单位的干部人事档案存在档案资料不规范、材料不准确、资料缺差少漏等情况,这就需要对这些不规范的档案进行重新整理。那么干部人事档案的具体整理流程是怎么样的呢,下面就给大家简单介绍一下。

      整理的第一个环节是审核。收到档案材料后,我们首先要做的是严格审核;审核不仅贯穿收集整理工作始终,而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部人事档案整理要求有四个方面:

      一是档案内容是否真实;二是材料是否齐全;三是材料填写是否规范、手续是否完备;四是档案材料是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料,才能归入干部人事档案,并且整理归档工作尽可能在接收材料之日起一个月内完成。

      除了审核以外,一般来讲,整理工作还包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤:

      第1步,分类

      按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

      第一类:履历材料。

      第二类:自传材料;报告个人有关事项的材料。

      第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。

      第四类:学历学位材料

      第五类:政审材料;

      第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。

      第七类:表彰奖励材料。

      第八类:涉法违纪材料。

      第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议;民主党派代表会议形成的材料。

      第十类:健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。

      第二步,排序

      排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有:按材料形成的时间排序,适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

      第三步,编目

      编目的具体要求是:

      1.档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。

      2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

      3.“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字的“一”至‘十’,二级分类的类号用(一)至(四),序号用阿拉伯数字。

      4.“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的,应另拟标题。材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

      5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准。复制的档案材料,采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的,必须填写齐全。

      6.“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

      7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表,复制件等。

      8.每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等,不能在同一页中填写其它类别材料的条目。

      第四步,技术加工

      对纸张破损、幅面不规则,或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。

      1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。

      2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。

      3.幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够应加边。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

      4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

      5.档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

      第五步,装订

      装订档案时封面应置于卷首,目录材料排列其后,卷内材料排列顺序与目录相符。装订时档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。反对刻意追求“四边齐”。

      干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求,报送干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签,用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等;书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。

      中央组织部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发[2009]12号)对干部人事档案材料收集归档工作提出如下要求:

      1.干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,建立干部人事档案材料收集归档机制,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

      2.干部人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案材料信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

      3.干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料,重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

      4.成套材料必须头尾完整,缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

      5.归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。

      6.归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。

      7.干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20-25毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求。

      8.符合归档要求的材料,必须在接收之日起一个月内放人本人档案,一年内整理归档。

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