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会计档案整理规则

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匿名  ·  2022-08-05 15:44:21

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  •   会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案,它是对一个单位经济活动的记录和反映。因此下面就来给大家介绍一下会计档案整理规则,快来看看吧。

      会计档案整理规则

      (一)会计档案的分类

      各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。会计档案按其形成特点和形式,采用形式(名称)——年度分类法。按形式(名称)分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他四类,每个类别再按年度分开。

      (二)整理立卷

      1、会计凭证

      将记账凭证连同所附原始凭证、凭证汇总表,按照编号顺序,去掉金属物,选取适当厚度(一般不超过2厘米)为一册,加上封面封底,装订成册。

      装订时,以上边和左边整齐为准,右边和下边要求折叠整齐,用棉线在左上角装订,并用纸包封装订角,由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。

      一册为一卷。会计凭证案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份,本月共几册、本册是第几册,记账凭证的起讫编号、张数,保管期限,档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。

      对于数量过多的原始凭证,如收、发料单等,可以按上述要求单独装订成册,加上封面封底,并在封面注明记账凭证日期、编号,存放在其他类会计档案中,同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。

      2.会计账簿

      会计账簿的整理立卷比较简单,这是由于会计账簿在形成时,一般都有固定的格式和明确的分类,所以在年终结账、决算后稍加整理,一本账簿就可以成为一个案卷。

      3.财务报告

      月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷,一本为一卷。

      决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订,卷内须逐页顺序编写页码。

      财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号,并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。

      4.其他类会计档案的整理立卷

      各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对,并分别进行整理立卷。会计移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册应单独装订立卷,单独编制卷号。

      会计档案案卷后应附备考表。卷内若有需要说明的情况和问题,可在备考表上说明。

      各单位应将整理立卷的会计档案分别装入卷盒(视其厚度,一个盒子可装一卷或数卷),卷盒形式要统一、整齐、美观。

      (三)排列

      会计档案案卷的排列可采取年度——类别,或类别——年度,然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头,期限短的排在后头。

      (四)会计档案的编目与编号

      1.会计档案的立卷编目

      (1)拟制案卷题名

      各类案卷一般都应当拟制有规范的题名,以便为日后查找和利用提供一个基本的检索标识。

      (2)填写卷内目录

      除了订本账、会计凭证外,其他会计档案的案卷均应填写卷内目录。卷内目录应用于长久和长期(保存年限在15年以上者)保管的案卷,按照格式用耐久或比较耐久的书写字迹材料书写或打印。

      (3)案卷封面其他项目的编目

      ①立卷部门。应填写具体的内部机构的名称。

      ②类别。应填写会计报表、会计账簿、会计凭证等不同的类别名称。

      ③起止时间。应填写会计记录或会计文件的最早和最晚形成时间。

      ④档案号。应填写全宗号+目录号+卷号或册号或者年度号+分类号+案卷号或册号等。

      (4)备考表的编目

      除了订本账和会计凭证组成的案卷外,其他案卷一般均应加入备考表。备考表的内容一般包括以下两个方面:

      ①本卷需要说明的情况。归档前的情况:如页数、价值、保管情况、相关文件的档案号等。归档后的情况:如鉴定后卷内文件的变更情况、保管状况(字迹状况、载体状况等)。另外,案卷中文件的缺损、补充及移出等需要说明的情况,也可以写入备考表。

      ②本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章。

      (5)卷脊的编目

      案卷卷脊的编目项目一般包括:全宗号、目录号、册号、类别、保管期限、凭证号等。

      2.会计档案的编号

      会计档案数量庞大,保管期限多样,利用频繁。为了最后固定会计档案案卷分类排列的物理顺序和空间位置,并为会计档案的统计、保管和查找利用创造条件,我们必须对所有的会计档案案卷进行编号。因此,在案卷的排列编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点。

      即按会计报表、会计账簿、会计凭证和其它会计档案四大类中,由于受保管期限不一、载体大小不一的制约,分别从1号逐年流水编号。

      3.案卷目录

      《会计档案管理办法》规定:当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务部门保管一年,期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。其中所谓的“编造清册”,是指编制案卷目录。

      会计档案案卷目录,是以案卷为单位进行登记编制的,记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是一种传统的手工管理性检索工具,又称“案卷名册”。

      2、会计档案整理步骤

      给会计档案分类及编码

      (1)会计档案一般分为:会计凭证、会计帐簿、财务报告、其它。

      (2)会计档案编码示例:①会计凭证②会计帐簿J2③财务报告J3④其它

      给会计档案分年度

      分类后按年度分档案。

      确定会计档案保管期限

      根据会计档案管理的要求,确定会计档案的保管期限。

      排列会计档案案卷

      在一个类别的会计档案内,按年度、保管期限将档案顺序排列。

      填写会计档案内容

      (1)全宗号:档案馆指定的归档单位编号。这个看情况,许多单位不需要这个。

      (2)目录号:目录的编号。

      (3)案卷号:案卷的顺序号,案卷内只有一个,不能重复。

      制作会计档案目录

      目录应包含:序号、类别、档案标题、起止时间、保管期限、卷内页数、备注。

      打印会计档案目录

      将目录打印出来,一式三份。

      会计档案归档

      档案整理完毕,装入档案盒,填写档案盒封面和背脊。填写《会计档案移交清册》,移交单位档案管理部门管理。

      会计档案整理方法

      3、会计档案整理要求

      新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定,主要包括:

      一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

      二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

      三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

      四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

      一、目的

      1.1会计资料是对公司整个经营活动进行会计核算的结果,是公司持续经营、投资者做出投资决策的重要依据。主要包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告等专业资料。为加强集团公司财务档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际及内部管理需要,制定本制度。

      二、会计档案的范围

      2.1会计档案的范围一般指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

      2.11会计凭证包括原始凭证(自制原始凭证、外来原始凭证等)、记账凭证(收款凭证、付款凭证及转账凭证)。

      2.12会计账簿包括按会计科目设置的总账、明细账、日记账(现金日记账、银行存款日记账)、固定资产卡片以及及其他辅助性账簿。

      2.13会计报表包括月度、季度、半年度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

      2.14其他会计核算资料包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

      三、会计档案归档制度要求

      3.1各公司财务部为负责本公司的会计档案工作,财务部应安排专人负责会计资料的收集、整理、装订和管理工作。集团总部应对各子公司会计档案归档工作纳入其绩效考核。

      3.2每年形成的会计档案,各子公司应当按照集团公司的规定负责整理、立卷并装订成册。各子公司须于次年5月31日前完成上年度的会计档案装订归档工作。

      四、会计档案的装订和保管

      4.1会计档案的整理立卷

      4.11会计年度终了后,财务部要对会计资料进行整理立卷。对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计核算资料进行归类,对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。

      4.2会计档案的装订

      4.21会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料的装订。

      4.22会计凭证的装订。

      4.221要求每月装订一次,将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。

      4.222每本凭证要求折叠整齐,凭证编号连续,附件齐全,每本凭证订牢不松。

      4.223每本凭证应加制封面、封底,凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全,包括凭证类型、年、月、册数等。

      4.23会计账簿的装订。

      4.231各种会计账簿年度结账后,除跨年使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。

      4.232账簿装订应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。

      4.233会计账簿封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,封口要严密,封口处要加盖有关印章。

      4.24会计报表的装订。

      4.241应当按季装订成册。

      4.242各种会计报表应当完整无缺地装订,包括会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

      4.243按保管期限编制卷号。

      4.25他会计核算资料的装订应比照上述方法进行。

      4.3会计档案的保管

      4.31会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材。

      4.32会计档案室内应经常保持清洁、卫生,注意防尘。

      4.33会计档案室保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿。

      4.34会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

      4.35会计档案设置目录登记簿、档案借阅登记簿,严防借阅带来的毁坏、散失和泄密。

      4.4会计档案的移交

      4.41公司财务部在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

      4.42纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

      4.43电子会计档案的移交

      4.431电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其原数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。

      4.432特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

      4.433单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

      4.5会计档案的借阅

      4.51会计档案公司内部其他部门借阅时须经公司财务部负责人批准,方可提供查阅或者复制,并办理登记手续。如有特殊情况须携带外出,须经公司财务部负责人和公司负责人双重批准后,方可携带外出。

      4.52集团总部相关人员因工作需要须借阅各子公司会计档案时,应经集团财务总监和被借阅单位财务负责人双重批准后,方可办理借阅手续。

      4.52会计档案为本公司提供利用,原则上不得借出。如公司以外的部门借阅会计档案时,借阅人应持有所属单位正式介绍信,经被借阅单位财务负责人和公司负责人双重批准后,方可办理借阅手续,与介绍信调阅内容无关的档案不予提供。如有特殊情况须携带外出,须经公司财务部负责人和公司负责人双重批准,并指派相关财务人员全程陪同。

      4.53各公司财务部应建立会计档案借阅登记簿,所有借阅人应认真填写借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等信息,如外公司借阅的还须填写相关单位名称。

      4.54借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记,拆散原卷册,也不得涂改抽换或复制原件。特殊情况下须拆散原卷册或复制原件的须经财务部负责人批准。

      4.53借出的会计档案必须按期如数收回,并办理注销借阅手续。

      4.531对公司内部其他部门人员按期借阅不归还者,超期罚金一天50元计,并计入其当月绩效考核。人员离职造成不归还的,由部门负责人付连带责任,由部门负责人负责追讨。

      4.54所有内外部会计档案借阅,借阅地点仅限本公司档案室或财务部,特殊情况须携带外出除外。

      4.6会计档案的保管期限

      4.61会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

      4.62各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

      4.7会计档案的销毁

      4.71会计档案保管期满,需要销毁时,各公司财务部应当提出销毁意见,编造会计档案销毁清册,认真进行清查核对,报公司领导批准后销毁。

      4.72销毁时派专员监销。销毁后,在销毁清册上签名盖章。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷到结清债权债务时为止。

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