欢迎来到档案界!2024年04月18日

档案整理

当前位置:首页 > 档案界问答 > 档案知识 > 档案整理

档案整理标准及方法

2个回答

匿名  ·  2022-08-05 15:53:01

654

全部回答(2)
  •   卷件融合是《机关档案管理规定》在档案整理方面提出的新思路。卷件融合从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上提出了档案整理标准及方法的新思路、新要求。

      1、从整理思路上将卷、件统一起来

      卷、件作为目前同时存在的两种整理方式,各有其存在的价值和意义。按卷整理在保持文件之间的历史联系、按件整理在体现文件形成规律方面都有对方无法比拟的优点,因而科技等档案以卷为单位整理、文书档案等以件为单位整理都有其合理性,不宜简单以卷代件或以件代卷。

      实践中,卷内件与按件整理的件并无本质区别,因而可以将卷、件看作档案整理的两个级次,其中件为基本单位,卷则是在件这个基本单位基础上将密切联系的件组合起来,反映一个问题或一项活动(比如科技档案)。

      当然,如果件本身已经能够基本反映一个问题或一项活动(比如文书档案),则无需再进行组合。按照这个思路,卷、件不是两种整理方法的分野,而只是整理级次上的区别。因此,卷件融合,首先要尊重卷、件存在的合理性,不能将二者对立起来。

      其次,要将件确立为档案整理的基本单位,统一卷内件和按件整理的件的整理要求,将卷、件的整理统一起来。当然,在具体整理中,为避免混乱,同一门类不可同时采用卷、件两种整理方式。

      2、从档案管理上将卷、件统一起来

      在档案管理实践中,不少单位习惯于将采用卷、件不同整理方式的档案分开管理,增加了管理系统开发负担,人为造成档案资源割裂,同时在档案日常管理、检索、利用、统计等方面也增加了操作难度。从管理上将卷、件统一起来,就是要通过统一档号、统一目录编制等手段,将采用不同整理方式的同一门类甚至不同门类档案实行统一管理,不因为整理方式不同造成档案资源分散、管理分割。

      3、从档号编制上将卷、件统一起来

      目前卷、件档号编制采用了以《档号编制规则》(DA/T 13-94)、《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)为代表的两套编号体系,增加了整理负担,影响了档案资源的统一、规范管理,是卷件融合的障碍之一。

      如果按照前述卷、件统一的整理思路,将卷内件和按件整理的件的整理统一起来,则反映档案整理结果的卷、件档号也可以实现相对统一。比如按照《机关档案管理规定》“体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性”的档号编制要求,可以考虑采用类似“全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限—机构/问题/卷号一件号”等兼顾卷、件整理要求的通用档号结构,去统一规划设计卷、件的档号编制方案,实现二者的统一。

      全宗号一档案门类代码・年度/类别号/目录号一保管期限一机构/问题/卷号一件号

      比如,Z109全宗照片类2019年度永久档案第3问题第1件,Z109全宗科技类基建01项目定期30年档案第1卷第3件可以表示为:

      Z109-ZP・2019-Y-003-0001

      Z109-KJ・JJ01-D30-001-0003

      4、从目录编制上将卷、件统一起来

      卷、件采用不同的目录形式也是目前实现卷件融合管理的一个障碍。以卷为单位整理的档案需要同时编制案卷目录和卷内文件目录。为方便查阅,过去有将案卷目录和卷内文件目录结合起来形成全引目录的做法,但全引目录制作复杂,主要适应手工管理需要,因而未得到广泛应用。

      延续全引目录的思路,可以考虑采用在每条卷内文件目录上增加案卷属性(比如增加案卷题名等)的方式,将案卷目录和卷内文件目录合二为一,形成案卷文件目录。在此基础上,再将案卷文件目录与归档文件目录以序号、档号、文号、责任者、文件题名、案卷题名、日期、密级、页数、备注等项目(可以依需继续扩展)组织起来,就可以形成较为规范、统一的通用档案目录(见下表)。

      统一的档案目录有助于数据的规范、标准和统一,对于档案目录数据库建设和方便计算机对不同整理方式档案进行统一管理和检索具有重要意义,可以作为今后档案整理的改革方向,但目前对档案实体进行管理仍旧需要按照卷、件整理方式分别编制案卷目录、卷内文件目录和归档文件目录。

    点赞
    举报
  •   档案整理工作它的基本程序,档案整理工作的原则、全宗的组织以及全宗的排列与编号。档案整理是通过一系列手段将收集来的档案科学的组织,使之条理化和系统化,这是一项非常基础也必不可少的一项档案工作的环节。档案整理可以为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系,它可以为准确的鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。

      另一方面能够完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌,充分发挥档案的凭证、参考作用,体现档案的利用价值。

      档案整理工作的程序

      第一、全宗的组织及排列;

      第二、全宗类档案的分类;

      第三、案卷的编辑和排列;

      第四、案卷目录的编制;

      通常按照从前至后程序,对全宗进行组织和排列,然后再全宗内进行系统化。系统化的第一步是对全宗类档案进行分类,分完类之后进一步系统化,那就是做案卷的编辑和排列,然后还做案卷目录的编制。整理工作实际上是把无序的档案有序化的一个流程,是一级的分类。全宗组织、排列、区分、全宗类进一步的分类。那么进一步的分类就是类似内部组织、机构、按照时间对全宗类档案进行分类,然后进一步还要进行案卷的编译、排列,以及对案卷目录的编制,进行系统化的基本流程。

      档案整理工作包括哪一些内容呢?

      在正规条件下,我们的档案整理工作包括档案室接收文书部门和业务部门,按照归档要求整理、归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。

      正常条件下,档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理,比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外呢对整理不善的档案进行局部的调整,档案馆和档案室对已整理入馆,如实保存的档案,经过管理、实践的检验或专门的质量检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高整理的质量。

      某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理,对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗类档案的分类,然后案卷的编列、编辑档案、案卷目录编制等等……

      什么是零散文件呢?

      我们要从头至尾做一遍对它的整理,这个工作量就是比较大的。比如说有时候这个档案馆临时接收了一些零散移交来的档案,就要从头到尾整理档案,整理工作的基本原则包括大的整理,必须保持文件之间真实历史联系。

      文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成、时间、内容和形式等方面密不可分的关联性。因此我们这个原则,首先第一项就是要保持文件之间的这种历史联系、来源、时间、内容、形式方面密不可分的关联性。

      档案文件在特定的历史、条件、环境、事件背景下形成的,在整理过程中一定要维护和保持,以便未来再现这种历史联系。档案的整理应该充分利用原有的基础,充分重视和利用先前整理的基础,不要轻易的打乱、重整。

      例如业务部门或者文书人员整理的顺序、整理的方法,感觉已经落伍,就把它重新打乱、重新按照自已的要求来做,类似这种观念是不可取的,我们提倡应该充分的重视和利用之前已经整理好的那种已有的这个基础。

      档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况,充分的利用或者尊重原有的整理基础,档案的整理必须便于保管和利用。整理不是单纯的为了整齐划一、非常美观,我们要便于保管和利用。

      档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上,采用更简洁、有效的方法,使整理的档案便于保管和利用。最终的档案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理过程中,前面提到的第一步就是全宗的组织,那么我们来认识一下对全宗如何进行组织呢?我国通常按照全宗群来组织和排列馆藏全宗,即把统一时间、同一系统或相同性质的全宗排列在一起以保持同类全宗之间的联系性。

      那么什么是全宗群呢?

      全宗群是指同一时期或地区在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位,形成的若干个全宗构成的有机整体。全宗群是在更大的范围内体现了档案之间的这种联系,全宗之间的联系。

      全宗群是基于全宗和全宗之间的联系而组成的一个有机的群体。那么怎么样来划分全宗群呢?也就说我们把哪一些全宗放到一起作为一个权重群呢?首先可以按照时间或者是地区来划分,例如湖北省近代工业企业全宗群,两个维度,湖北省近代。工业企业有时间、性质、地区。江苏省二十世纪三、四十年代民族工商业全宗群。

      按照专业系统或其他的联系的维度来进行划分,例如解放战争时期党政机关全宗群、民国时期某省交通系统全宗群等等。时间上的联系,同一个系统、同一性质方面的联系,所以它的维度是比较灵活的。

      我们要找到一个共同的联系点、共同的维度,那么就可以把相关的全宗的集合在一起,构成全宗群。全宗群的组合及划分方法具有多样性和灵活性,不像全宗那样界限分明。由于全宗之间的成因关系具有多维、立体特点,所以全宗群有多种不同的划分标准和组合形式。

      多维的、立体的、这种关系使得全宗群的划分非常的灵活。我们从不同的维度出发,就可以构成不同的全宗群。例如解放战争时期,统一地区党政机关全宗,可以划分为一个全宗群,也可以把它进一步细分为党群、政府和机关两个不同的全宗群,政府、机关的全宗还可以进一步分为农民、公交系统等若干全宗群。

      公交系统还可以进一步划分,可以按照工业、交通、运输等各自构成全宗群。因此全宗群的划分呢,是根据全宗之间的联系,我们通过不同的这种维度可以有不同的划分方法。

      我们再看全宗的排列与编号,全宗号是档案馆为已进馆或者是客人进馆的立档单位分配的编号,用于区分各立档单位,便于日常的管理和查询。全宗的代号,具有唯一性,全宗编号的规则,首先要考虑馆藏权宗的特点及管理的方便性;要力求简洁、方便、实用;已编好的全宗号不得任意更改。

      权宗编号规则,具有扩展性。新权宗的编号留有余地,并具有唯一性,一个权宗只能有一个号码,权重编号的方法有两种,一种是流水编号法,也就是按照全宗进馆时间的先后顺序来编号,比如0001号、0002号,0003号那就是一个非常简单、实用的编号方法,比较客观分析适合全宗量不大、全宗类型比较单一的档案馆来采用。全宗的编号方法另一种就是稍微复杂一点的分类编号法,也就是说对全宗先进行一定的分类、分组,然后再编号。

      编号方法逻辑性、系统性比较强、层次分明,能够反映权宗本身的性质和特点。比如zd0001,政党,还有其他什么分类编号法呢?从个号码呈现形式来看,比流水的变化法要稍微复杂些,但分类编号的逻辑性、系统性更强,具有一定的适宜性,能够反映全宗本身的性质和特点。但是分类编号法比较复杂,号码不易分辨和记忆。

      分类编号法适合馆藏全宗数量大,全宗的时间、地域跨度大,类型复杂的档案馆采用,即全宗数量大,那么全宗里面的类型比较复杂,时间跨度也很大。这时候采用流水编不太适合,优选采用分类编号法更能揭示全宗的特点、性质。

    点赞
    举报

档案整理档案数字化

档案扫描档案管理软件系统

TEL:13949083182