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档案整理归档制度

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匿名  ·  2022-08-08 14:48:29

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  •   档案整理归档制度包含归档范围,归档时间,归档要求,具体包括以下内容:

      归档范围:凡是本单位在工作中直接形成的具有查考利用价值的各种文字材料、图表、帐簿、声像等均属归档范围,并严格按照“三合一”制度规定的归档范围执行。

      归档时间:管理文件在第二年五月以前立卷归档,本单位专业文书在办理完毕后立卷归档。基建工种全套材料在完工后及时归档,会计核算材料由财务人员按要求装订成册,保管一年后交档案室归档,形成的声像材料、实物随时归档。

      归档要求:归档的文件材料必须齐全完整,档案类别层次分明,保管期限划分准确,卷内文件排列有序;案卷题名简明确切。封面填写工整;装订案卷牢固,档案入库案卷规范统一。归档份数:一般归档一式三份,重要的和利用频繁的适当增加归档份数。五、归档手续:移交(接收)档案时,要认真履行交接手续,填写档案移交(接收)登记簿,接受双方签字,以示负责。

    档案整理归档制度.gif

      档案管理丨《归档文件整理规则》整理原则、流程与一般要求

      为了适应纸质文件与电子文件并存的现状,满足信息化条件下归档文件整理的需要,施行了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)在整理原则、整理流程等方面做了较大幅度的修订。

      整理原则

      1、归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系。

      文件伴随着机关、团体和社会组织的职能活动产生,有其自身的形成规律和特点。《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为机关公文办理提供了统一的规范和标准。

      这些规范和标准连同长期以来各机关在文件处理过程中形成的习惯做法,以及办公自动化条件下电子文件形成的特殊要求,构成了文件形成的一般规律。遵循文件的形成规律对归档文件进行整理,实际上是将整理作为文件形成的自然延续过程,能够最大限度减少个人对文件材料的人工干预,提升文件整理质量。

      文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中,在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性,这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的互相关系,也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。

      在归档文件整理中保持文件之间的有机联系,既能更好地反映机关主要工作活动的历史面貌,也便于日后的检索和利用。

      2、归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用。

      文件的价值是由它的内容及其对本机关工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个机关文件的价值而言,不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档,也不是所有归档文件都要永久保存。《规则》从分类开始,就将不同保管期限的文件区分开来,为针对性地开展后续工作打下了基础。

      便于保管、方便利用是归档文件整理工作的重要目标。便于保管,就是通过区别文件材料的不同价值,采取不同的保管策略,以提高管理工作的效能;方便利用,就是要保持文件材料之间的有机联系,以提高归档文件的查全率和查准率。

      因此,便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值的基础之上的,也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。

      3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。

      这是一项全新的整理原则。在信息化条件下,归档文件整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的整理要求,避免因二者整理的基本原则、基本方法不同而带来诸多问题。解决这一问题的基本思路就是实现信息化条件下的文档一体化管理,即将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果。

      因而,合理规划归档文件整理流程,使办理完毕的文件能够直接进入整理环节,同时,尽量以文书处理环节生成的项目来组织检索条目,使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际就显得尤为重要。

      4、归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

      在纸质文件与电子文件并行的情况下,保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。

      要实现二者的协调统一,首先要统筹规划公文处理和档案管理工作,在公文处理环节前置档案管理的部分要求,在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息,使二者成为一个有机整体;其次要结合本单位情况,确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主,再依次确定整理的策略和方法,保证二者整理的协调一致。

      整理流程

      《规则》规定,归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等),使之有序化的过程。在这个过程中,组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程。

      具体来说,纸质文件的整理流程包括:组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。

      与之相对应,电子文件的整理流程包括:组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编页、编目、归档数据包组织、存储等。

      一般要求

      在整个整理流程中,组件、分类、排列、编号、编目是纸质文件与电子文件整理的通用整理流程,亦即归档文件整理的一般要求。

      1、组件

      组件即件的组织,包括件的构成和件内文件排序。也就是说,完成组件流程需要明确两项内容:一是件由哪几部分构成,二是这些构成部分如何排序。按照要求构成并规范排序的文件才能完成组件。

      在组件流程中,新旧《规则》的区别主要反映在对“来文与复文”的组件方法上。

      对于来文和复文,原《规则》规定“可为一件”,实践中不少地区和部门往往采取组成一件的方式对纸质文件整理来说没有问题,但如果照此对电子文件进行整理,则会增加管理层次、影响命名和即时归档。新《规则》将之修订为“一般独立成件,也可为一件”,是归档文件“一般以每份为一件”这一原则的回归,同时也使归档文件的整理更加契合文件的形成规律。

      当然,提倡“一般独立成件”并不是绝对排斥“也可为一件”,各地区各部门可以基于习惯做法、办公自动化等因素合理确定。

      需要特别指出的是,机关工作中形成审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿等文件材料,如果按“件”整理,则一次审批、审查、核准处罚、处分、复议、国家赔偿形成的文件材料应作为一件。在排序上,要求结论性材料在前,其他材料依工作流程顺序排列在后。

      2、分类

      分类是指全宗内归档文件的分类、即将归档文件按其来源、时间、内容和形成等方面的特征,分为若干类别、并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类,不但能有效揭示归档文件之间的内在联系,使全宗成为一个有机整体,便于系统地提供利用,对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。

      考虑到原《规则》中“保管期限—年度—机构”分类法会给机关档案的日常管理、利用带来较大不便、新《规则》推荐优先采用“年度—机构(问题)—保管期限”“年度—保管期限—机构(问题)”三级分类方法,规模较小或公文办理程序不适于机构(问题)分类的立档单位,推荐采用“年度—保管期限”分类方法。

      需要注意的是,分类方案应保持相对稳定。确需调整时,最好从一个新的阶段开始。分类方案的调整情况,应在全宗指南中说明,以便档案管理前后工作的衔接。

      3、排列

      排列是指在分类方案的最低一级类目内,根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。同原《规则》“按事由结合时间、重要程度等排列”相比,修订后的《规则》根据实践经验对排列原则进行了简化,规定“按时间结合事由排列”,使之更加符合办公自动化条件下归档文件的整理。同时,要求“同一事由重点的文件,按文件形成先后顺序排列”,“会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。

      可以从以下几个方面理解归档文件的排列原则:在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列;同一事由的归档文件应集中排列在一起;同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列;不同事由的归档文件应按照时间顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

      4、编号

      编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号。编制档号是对档案进行规范管理的基本要求、也是对不同类型档案进行统一管理的重要前提。

      在表现形式上,档号除了表现为一组体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的数字、字符的集合外,还表现为盖在每件纸质文件上、包含档号构成要素的归档章。因而,在归档文件整理中,档号编制具体体现在两处:一是在归档文件目录中按照档号编制要去填写“档号”项目,二是在纸质文件上盖归档章并填写内容。

      档号的编制原则、结构、编制方法等将在后续解读文章中专章论述,此处不再展开。

      5、编目

      编目是指编制归档文件目录。编制归档文件目录,实现了归档文件从一次文献向二次文件的初步转化,为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供了基本条件。

      新《规则》在编目项目上增加了序号、档号、密级项目,去掉了件号项目;同时对调文号与责任者位置,使责任者链接题名,便于阅读。

      新《规则》增加的序号项目是指固定归档文件顺序号,其作用仅为配合档号固定归档文件先后顺序,并对一定范围内的归档文件数量进行简单统计,本身并没有特定涵义。而原《规则》中的件号既承担固定顺序、统计数量的职责,又在一定程度上代行“档号”职能,容易造成混淆,因而在修订中予以去掉,并以序号、档号代之。

      需要指出的是,归档文件目录只是最基本的检索工具,各地区各部门还可以根据需要另行编制诸如专题目录、分类目录、重要文件目录等其他检索工具,以方便归档文件的查找、利用。

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