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会计档案整理办法

1个回答

匿名  ·  2022-08-08 15:00:05

471

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  •   各単位每年形成的会计档案,都应有财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由本单位财务会计保管一年。期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册交本单位旳档案部门保管。

      会计档案整理办法中的会计档案保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起。永久,即是指会计档案须永久保存;定期,是指会计档案保存应达到法定的时间,定期保管期限一般分为10年和30年。

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      会计档案整理归档制度

      归档范围

      在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

      1、归档要求

      (一)应归档的会计材料应齐全完整,按报表、帐簿、凭证和其他类的形式和特点分别归档、排列。

      (二)会计档案由会计人员按归档文件整理方法整理立卷、装订成册后移交局综合档案室。

      (三)实行会计电算化之后,需永久保存的年度财务报表、报告等,在打印纸质归档的同时,需将其相应电子数据上传到文件与档案管理服务平台中归档保存。

      2、归档时间

      会计档案,在会计年度结束后,由会计人员保管二年,期满后移交局综合档案室统一保管,并办理相关移交手续。

      已移交档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

      3、归档文件整理

      2014年起,会计档案采用单件归档整理方法,以“件”为单位进行排列、装订、编页码、编档号,不同年度的要分开整理。“件”是归档文件的整理单位,一般以每份文件为1件。一份会计报表为1件、一本(份)账簿为1件、一册(本)凭证为1件。“件”题名应准确概括该件会计档案的形成单位、时间、内容、文件名称。

      (一)划分类别及保管期限

      1、对同一年度的会计档案归档文件按报表、账簿、凭证和其他四个属类分开。

      2、按《会计档案归档范围和保管期限表》对各属类的归档文件划分保管期限。

      (二)排序

      在同属类同年度下面按照时间顺序或重要程度排序。同属类同年度归档文件如有不同保管期限的,先排保管期限长的,后排保管期限短的;相同保管期限的按时间顺序排列。

      (三)装订

      每“件”单独装订,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久保管期限的文件去除易生锈的金属物后,薄的采用不锈钢钉装订,厚的采用三孔一线方法装订。账簿、凭证,会计部门已经装订好的,保持不变。

      (四)编页码

      没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,正面编于右上角,背面编于左上角,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;1份文件各部分已有独立正确的页码时,不用再编页码,合并计算其总页数即可。凭证类不需要编页码。编页号时采用打码机。

      (五)著录上传

      在市文档平台“文件著录”会计档案分类中著录每份归档文件的相关信息并上传相应电子文件,无相应电子文件的归档文件(保管期限为永久、30年,会计凭证除外)需扫描上传。检查无误后点击“归档”生成档号等信息,完成“预归档”操作。

      (六)打印档号标签

      在市文档平台“预归档库”中打印出档号标签,裁剪后粘贴于归档文件左上角空白处;

      或直接打印归档章。

      (七)装盒

      将装订整理好的归档文件按档号顺序放入档案盒中。不同年度不同保管期限的归档文件不能装在同一盒内。同年度同类归档文件装盒完毕检查无误后,在市文档平台“预归档库”中按盒打印一份“归档文件目录”分别装入相应档案盒内,然后在文档平台“编目管理”中打印档案盒背脊标签整齐粘贴于盒的背脊处。

      (八)编制目录

      在市文档平台“预归档库”中按年度打印“归档文件目录”一式两份,并在市文档平台“编目管理”中打印目录软皮封面、硬皮目录夹封面标签和背脊标签各一式一份,用于编制《档案目录》。

      《档案目录》要求制作一式两份,一份用硬皮目录夹装订,两份用牛皮纸等软皮装订。同一年度的会计报表、账簿、凭证和其他类的档案目录可以装订在一起,各类之间用一张彩色纸隔开。

      (九)封装入库

      在“预归档库”中选中需要封装入库的档案,对档案信息检查无误后,点击“封装入库”,档案封装入库成功后,档案进入“档案中心”归档数据管理相对应的分类下。进入“档案中心”的档案只能修改目录。

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