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档案整理

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档案整理目标

1个回答

匿名  ·  2022-08-08 16:17:55

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  •   档案的形式是丰富多彩的,不仅纸质文件材料是档案,图纸、照片、电子数据等材料也是档案,而且,档案的形式还在不断的变化,比如在电子档案产生的基础上海产生了三维立体档案等。档案整理目标就是为了具体认识档案,科学管理档案,准确查询档案。

      过去,在没有利用计算机管理档案的时候,我们一般分类的做法就是,从大到小,一直分到最小的类,然后通过登记的目录及库位号的方式进行查找。

    档案整理目标.gif

      随着通过计算机管理档案,以及依靠档案管理软件进行检索,我们一般利用关键字搜索,即可以快速的到找到想要的档案,随着条形码、RFID条码的应用,目前也提出了无序存放有序查找的思路,每份档案有一个唯一的条码或RFID码,对应实体档案存放位置。

      那么,接下来我们了解下档案是如何分类的呢?

      档案分类就是依据一定的标准,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点,对档案进行有层次的区分,并形成相应的体系。

      广义为档案概念分类、档案实体分类、档案检索分类的总称。这三种分类的功能各有侧重:

      1.概念分类主要为了具体认识档案;

      2.实体分类主要为了科学管理档案;

      3.检索分类主要为了准确查寻档案;

      狭义指全宗内档案分类,即档案整理的分类,目前,我们档案界一般把档案划分为文书档案、科技档案、专门档案和音像档案(或特殊载体档案)等种类。

      壹、概念分类

      01、根据档案的形成

      根据档案形成者,可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。社会组织档案分为特定的社会组织文件。

      02、根据档案内容性质

      根据档案内容性质,可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。

      03、根据档案的载体形式

      根据档案的载体形式,可分为时刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。

      04、按照记录信息方式

      按照记录信息方式,可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。这些类型的档案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

      05、按照记录信息时间

      按照记录信息时间,可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。近现代档案还可分为建国前和建国后档案,建国前的档案还可进一步分为:明朝档案、清朝档案、革命历史档案和民国档案,等等。

      06、根据档案所有形式

      根据档案所有权形式,可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。对不同所有权的档案,要按照档案法规的规定,分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案,要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案,其所有权的转让,一般要在自愿、合法基础上进行,档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

      贰、检索分类

      档案信息检索分类,是以档案记述的内容为对象进行等级分类的逻辑体系。它以国家机构、社会组织从事的社会实践分工为基础,以档案记述的事物属性关系为依据,按照逻辑方法进行统一分类,不受档案所属全宗的限制。

      叁、实体分类

      以档案实体为对象,按照其形成特点和历史联系,逐级分为多种类别。包括三级分类层次:

      01、国家档案全宗的分类

      是对国家全部档案进行最高层次的分类,一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

      02、档案馆馆藏档案的分类

      指对一个档案馆全部馆藏档案的分类,一般以全宗作为基本单位。根据每个馆馆藏全宗情况不同,可按全宗所属的历史时期、机关性质、部门系统或其他联系进行分类。此种分类对分库管理和排架的合理化起指导和组织作用。

      03、全宗内档案分类

      中国第二历史档案馆,首先按照中华民国时期各个政权划分档案,然后再按全宗的联系分类。

      中国中央档案馆,首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案,然后再按全宗的联系分类。

      中国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分档案,然后再按全宗的联系分类。

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