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科技档案整理归档规范

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匿名  ·  2022-08-09 16:18:06

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  •   企业、科技事业单位的档案工作有很多内容,基本上涉及档案管理工作的各个方面(企业档案工作的内容和科技事业单位的档案工作内容)。

      企业、科技事业单位的档案有很多类,企业档案可以分为10大类,科技事业单位的就更多了,仅高校就分为11大类。限于本文的篇幅,不能对其一一做具体阐述,由于科技档案是企业、科技事业单位最普遍的也是最主要的档案,所以这里仅以对科技档案整理的指导为例,做具体阐述,以便读者举一反三。

      虽然科技档案是企业、科技事业单位最普遍的也是最主要的档案,但是它们的科技档案却是千差万别的,几乎是一个单位一个样,对其指导也就有相当的难度,也不便就其差异一一指出,这里就《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定,对科技档案整理共性的指导做简要的阐述。

      1.准备工作

      (1)熟悉科技档案整理归档规范

      熟悉《科学技术档案案卷构成的一般要求》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《科学技术研究课题档案管理规范》《技术制图——复制图的折叠方法》等。

      (2)了解被指导单位的职能与内部机构组成

      了解被指导单位的职能与内部机构组成,以便于指导其对应归档的科技文件材料收集齐全、科技档案保管期限的划定以及科技档案整理的分类等。

      (3)了解被指导单位的有关科技档案整理规范标准

      如果被指导单位的系统有科技档案整理规范标准,应该熟悉,如《中国地震局科技档案管理办法》《水利科学技术档案管理规定》等。

      还应该了解被指导单位是否制定了本单位的科技档案整理规范标准;如果有,应该了解并按照其进行指导。

      2.查看科技档案整理重点容易出现的问题与整改建议

      查看科技档案整理重点容易出现的问题可以通过查看科技档案的《案卷目录》《卷内目录》和档案实体,很容易地找出来。

      (1)查看《案卷目录》和《卷内目录》

      ①科技档案收集的问题。通过查看《案卷目录》《卷内目录》,可以很容易地看出都归档了哪些科技档案材料。

      科技档案具有成套性的特点,一般某类科技档案都有大致相同的组成部分,如科研类档案由课题可行性研究立项,方案论证、研究实验总结鉴定成果和知识产权申报推广应用等部分组成,产品类档案由产品设计正艺工装制造定型工作程序等部分组成,建设项目类档案由项目前期、项目设计、项目施工、项目监理,项目竣工验收等部分组成;设备仪器类档案由设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等部分组成。

      注意查看的重点是看各类科技档案有没有缺组成部分,比较容易缺的部分是前面的部分。

      如科研类档案中的可行性研究立项部分,由于种种原因立项拖的时间很长,造成这部分的档案收集不全或收集不到。

      因此,要特别关注与科研项目关系密切的前期管理性文件,如申请立项的报告与批复、列入年度计划的请示与批复等,原件原则上应当归入科技档案整理。原已放入文书档案中整理的不再拆卷,但在科研档案分类目录中,要将这部分文件材料名称注上,以便检索。

      还有容易缺的部分是立档单位自身不易控制的档案部分,如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分,由于施工方、监理方的原因,也容易造成这部分的档案收集不全或收集不到。

      这些问题是很容易从目录中看出来的。如果再细一点,还可以对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围来查看目录,那样可以更多地发现收集不齐全的问题。

      对于科技档案收集的问题,一般给出的建议:

      一是对照被指导单位制定的《科技档案归档范围和保管期限表》中的归档范围重新收集,尤其是对那些容易漏掉或不容易收集齐全的部分的收集;

      二是将重新收集来的科技档案材料进行归档整理。

      ②科技档案分类的问题。

      对照被指导单位的科技档案分类方案,从目录上就可以看由有没有分类的问题,科技将案分类原则:

      一是要符合科技档案形成和形成单位科技活动的性质和特点,对不同种类的科技档案采取不同的分类方法;

      二是一个单位和一个专业系统同一科技档案的分类标准应该一致;三是分类的层次要简明,不宜过多过繁;四是分类应力求按专业系统实现标准化。

      对于科技档案分类的问题,一般给出的建议:

      一是按照规范要求分类准确并保持分类的相对稳定;

      二是对错误的科技档案分类进行整改。

      ③科技档案编目的问题。常见的编目问题有以下几种情况:

      ◎责任者填写过于简单、不规范。尽管按照规定要求责任者可以填写规范通用的简称,不能使用“本公司”、“本单位”等含义不明、难于判断的简称,但是仍然有不少单位出现这样的问题,使用这些不规范通用的简称。

      还有的责任者不是填写不明确就是不全。对于责任者一般应该填写直接编制的单位名称并且以印章为准:

      a.合同协议书等应写双方或多方。

      b.设计图责任者应为设计单位。

      c.施工图责任者一般应为设计单位。

      d.竣工图责任者一般应为施工单位。

      e.质量评定表的责任者应为质量监督部门。

      f.领导讲话、科研项目论文、讲义等均可填写个人。

      ◎文号省略或部分省略。文号一般由单位代字、年度、顺序号三部分组成。

      尽管按照规定要求填写文号要照实抄录,不能省略,但是仍然有不少单位出现这样的问题,有的是将文号三部分全部省略,有的省略代字,有的省略代字和年度。

      ◎题名部分省略。尽管按照规定要求题名应填写科技文件全称照实抄录,但是仍然有不少单位出现部分省略的现象,而以省略责任者的居多。

      对于科技档案编目的问题,一般给出的建议:

      一是按照规范要求填写责任者、文号和题名;

      二是改正错误的写法。

      (2)查看档案实体

      对于查看档案实体,如果时间允许,最好的方法是一卷一卷地看,一页一页地看。如果时间不允许,也应该采用等距抽样查看。

      ①科技档案装订的问题。常见的装订问题有以下情况:

      ◎漏除金属物。去除金属物是科技档案装订的第一道工序,但还是有漏除金属物的。

      ◎科技档案装订的次序问题。按照规范标准要求卷内文件一般应文字材料在前,图样在后;译文在前,原文在后。管理性文件一般应印件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;复文在前,来文在后。但还是有将其次序颠倒的。

      对于科技档案装订的问题,给出的建议:对归档的科技文件材料全部检查一遍,不能有遗漏,必须去除金属物,将颠倒次序的改正过来。

      ②科技档案缺页缺项的问题。由于有些科技档案是立档单位自身不易控制的,如建设项目类档案中的项目施工、项目监理部分,由于施工方、监理方的原因,很容易造成这部分的档案缺项。有的虽然施工方、监理方交了,但施工方、监理方不认真造成缺页。

      对于归档科技档案缺页缺项的问题,给出的建议:对归档的科技档案材料全部检查一遍,并重新收集,将缺页缺项的归档科技档案补齐。

      ③卷内备考表的填写问题。卷内备考表的主要问题是漏填或漏填项目。如有的只填写立卷人,其他的内容就都省略或漏填了。

      对于卷内备考表的填写问题,给出的建议:对科技档案的卷内备考表全部检查一遍,不能有遗漏,将漏填项目补齐。

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  •   近年来,国家档案局为规范档案工作,加快了档案标准制定步伐,截至2020年3月,已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面,对科技档案整理来说,科技档案整理归档规范会用到以下几项标准规范。

      《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)

      《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定了科学技术档案案卷组卷原则和方法、案卷和卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷盒、表格规格及其制成材料质量要求。

      它于1989年10月25日首次发布,2000年12月11日第一次修订,2008年11月13日第二次修订,修订后的GB/T11822-2008于2009年5月1日起实施。

      GB/T11822-2008与GB/T11822-2000相比主要变化有:

      (1)标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000进行了修改。

      (2)增加了前言。

      (3)组卷原则上强调了科技档案成套性、系统性特点;在组卷要求中删除了不符合档案保管要求科技文件制成材料的具体名称;在组卷方法上除在用词上进行调整外,还增加了插卷方法、建设项目的组卷方法;

      (4)增加了一般性文件的排列要求、科研类"成果和知识产权申报"和建设项目类"后评估";

      (5)增加了"案卷目录编制",强调案卷内以件为单位编写页号,已有页号的可不再编;案卷封面删除了档案馆号;案卷脊背取消了色标;卷内目录将页号改为页数;

      (6)装订方法改为以卷装订和以件装订两个方法;档号章改为盖在首页空白处;提出超出卷盒幅面的科技文件应折叠,图纸折叠按标准执行。

      《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)是科技档案整理的主要参考标准之一,各归档单位应根据自身科技档案工作实际参照执行,保证科技档案规范整理。

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