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基建档案整理规范

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匿名  ·  2022-08-09 16:25:48

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  •   基本建设档案简称基建档案,是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的科技档案。

      基建档案,按建筑对象性质的不同,可划分为三种:

      一是工农业生产性基建档案,如厂房建设、矿井建设、电站建设、铁路和公路建设、农田水利工程建设等形成的科技档案;

      二是国防军事工程的基建档案,如军事要塞、堡垒以及军事指挥、通讯等工程建设形成的科技档案;

      三是民用工程的基建档案,如机关办公楼、学校、商店、宿舍等工程建设形成的科技档案。

      一、基建档案整理规范

      基本建设项目档案的整理工作,就是按照一定的原则和方法,对基本建设项目档案进行系统排列、著录编目和编写形成说明书的工作。

      (一)分类

      基建档案主要按工程项目或建设项目分类。按照工程项目进行分类,就是将一个工程项目的全部科技档案集中在一起,再按专业或其他特征划分不同层次的类目,反映出工程项目的全貌,便于不同项目基建工程档案的提供利用。

      (二)组卷

      基建工程项目档案保管单位的组织,应当在科技档案整理工作的基本原则下进行,必须符合以下要求:

      (1)组卷要遵循基建文件材料的形成规律,保持案卷内基建文件材料的系统联系,并要便于档案利用和保管。

      (2)装具内的基建档案材料应有一个数量界限,将档案材料组成一卷或若干卷。一般厚度应为该装具厚度的四分之三。

      (3)装具内的基建档案材料的保存价值应该基本相同。保管单位的组织,要在保持有机联系的前提下,根据档案材料的不同价值和密级程度,适当地分别组成保管单位。如果两者发生矛盾,应当以保持有机联系为主,不必硬性分开。而在保管和提供利用时,以价值低的服从价值高的、密级低的服从密级高的原则来处理。

      (4)基建档案装具的形式,主要有卷、册、袋、盒四种。一般来说,基建档案的文字材料以卷的形式为主,图样材料以袋、盒的形式为主,音像材料以册、盒的形式为主。应该根据基建档案的制成材料和具体形态选择合适的装具,力求整齐美观,牢固耐用。

      (三)案卷内文件材料的排列

      (1)基建档案文字材料的排列,按基建工程项目自然形成过程进行排列。例如某卷是基建工程依据性材料,其排列顺序是:项目建议书及批复→可行性研究报告→项目评估→环境预测、调查报告→设计任务书、计划任务书。

      (2)基建档案图样材料的排列:总体布置图→系统图与平面图(或立面图、解剖图)→大样图。

      (3)基建档案文字和图样交错材料的排列:如果文字材料是对整个工程项目作基本的全面说明或指示的,放在图样的前面。如果文字材料只是对图样材料的补充或一般说明,图样材料应排在前面,文字材料排在后面。

      (四)装订

      基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式。装订具体要求可参照“产品档案”的装订。

      (五)案卷的排列

      基建档案案卷的排列以一个工程项目为单位,按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等顺序排列。

      二、基建档案编目

      基建档案编目是以一定的形式固定基建档案系统整理的成果,揭示档案的内容特征和形式特征的一种工作。具体内容参见“产品档案整理方法”。

      (1)编页号:基建档案在形成时,已经标有顺序号,可以不另外编号,比如成套的基建图样材料、单份独立的技术文件等。只有在基建档案材料没有统一顺序号,或者编号顺序不统一、不连贯或者编号出现错误时,才需要统一编制页号。

      (2)编制卷内目录:编制卷内目录,就是对卷内每一份基建档案编制清单(电脑打印)。在编制时就已经形成目录的基建档案,比如成套的图样材料,且目录是打印的,在编制时可以尽量利用原有的目录清单。

      (3)编制备考表:备考表是用来记载和说明本卷基建档案归档前后基本情况和演变过程的一种工具。

      (4)编制案卷封面。

      (5)编制案卷背签。

      (6)档号的编制。

      基建档案档号结构为:类别号—项目号—件、页(张)号。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。档号结构必须与档案的整理分类体系相适应。档号一经确定,一般不应随意改变。

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  • 一、基建档案的分类方法

    基建档案采用工程项目分类法。即在本单位全部基建档案范围内,以工程项目为单元进行分类。

    例: 在全部基建档案中按办公楼、幼儿园、食堂等工程项目对基建档案进行分类。

    二、基建档案的整理

    (一)基建档案案卷的构成

    基建档案案卷由科技档案案卷封面、科技档案卷内目录、基建文件材料、备考表和科技档案案卷封底五部分构成。

    (二)基建档案的组卷方法

    1.基建档案按基建文件(建设单位在工程准备过程中形成的工程准文件,包括在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准阶段形成的文件和在建设项目竣工验收活动中形成的文件)、监理资料(监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料)、施工资料(施工单位在工程施工中形成的资料)和竣工图(工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样)分别组卷。

    2.卷内资料排列顺序为:案卷封面、卷内目录、基建文件资料、备考表、封底。

    3.案卷不宜过厚,一般不超过40MM。

    4.基建文件组卷

    基建文件可根据类别和数量的多少组成一卷或数卷。

    例:一个工程项目所形成的全部基建文件数量较少则可组成一卷。

    数量多时,可将基建文件按问题进行分类,组成若干卷:

    决策立项文件卷(包括项目建议书及批复、可行性研究报告及批复、立项的会议纪要、领导批示、项目评估研究资料、专家建议等);

    建设用地、征地文件卷(包括用地批文、规划意见书及附图、建设用地规划许可证及许可证附件附图、土地使用证、土地使用权出让交易文件等);

    勘察、测绘与设计文件卷(工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、审定设计方案通知书及附图、人防、环保、消防、交通、园林、市政等有关部门的审查意见和协议等);

    工程招投标及承包合同文件卷(包括各种招投标文件和相关合同);

    工程开工文件卷(包括年度施工任务批准文件、修改工程施工图通知书、建设工程规划许可证附件及附图、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等);

    商务文件卷(包括工程投资估算文件、工程设计概算、施工图预算、施工预算、工程结、决算交付使用固定资产清单、建设工程概况等);

    工程竣工验收备案文件卷(包括建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、规划、公安、消防、环保等部门认可或准许使用文件、房屋建筑工程质量保修书、住宅质量保证书、住宅使用说明书、建设工程规划验收合格文件、建设工程竣工档案验收意见、工程竣工总结等)。

    5.监理资料组卷(由监理单位负责整理,建设单位按监理资料归档范围和质量标准进行验收)

    6.施工资料组卷(由施工单位负责整理,建设单位按施工资料归档范围和质量标准进行验收)

    7.竣工图组卷

    竣工图应按照单位工程,并根据专业、系统进行分类组卷,一般分为:

    • 工艺平面布置竣工图卷;

    • 建筑竣工图卷;

    • 幕墙竣工图卷;

    • 结构竣工图卷;

    • 钢结构竣工图卷;

    • 建筑给水、排水与采暖竣工图卷;

    • 燃气竣工图卷;

    • 电气竣工图卷;

    • 智能建筑竣工图卷(综合布线、保安监控、电视天线、火灾报警、气体灭火等);

    • 通风空调竣工图卷;

    • 地上部分道路、绿化、庭院照明、喷泉、喷灌等竣工图卷;

    • 地下部分市政、电力、电信管线等竣工图卷

    (三)基建档案的整理形式

    基建档案可采用案卷装订和案卷不装订两种整理形式。案卷内不同尺寸的文件材料要折叠成A4统一幅面,图样折叠时标题栏露在右下角。

    1.案卷装订。装订时要剔除金属物,用线绳在左侧三孔装订,线绳装订结打在背面,装订线距左侧20毫米,须将封面、目录、基建文件材料、备考表和封底一起装订。

    2.案卷不装订。案卷内每份文件均须用不锈钢钉在左上角进行单独装订,在文件的右上角加盖档号章,填写档号;将案卷封面、目录、备考表装订在一起放在基建文件材料的前面。

    3.基建档案卷内文件排列顺序

    (1)图纸排列:有图纸目录的按图纸目录顺序排列,图纸目录在前要编页号,补充图放在后面。

    (2)文字材料排列:按重要程度和时间顺序排列。

    (3)文字材料和图纸材料原则上不能混装在一个装具内,如资料较少,需放在一个装具内时,文字材料和图纸材料必须混合装订,其中文字材料排前,图样材料排后。

    4.基建档案档号章样式及填写方法

    档号章(样式)

    档号章(样式)

    档号:填写基建档案的档号

    件号:填写此份科技文件在卷内排列的顺序。

    例:

    填写基建档案的档号

    5.页号的编写

    (1)装订的案卷。以每卷为单位编制流水页号,每卷从1开始用阿拉伯数字编写,可用打号机或钢笔进行编制,有书写内容的页面均须编制页号。单面书写的文字材料页号编写在右下角,双面书写的文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角。图纸折叠后无论何种形式,页号一律编写在右下角。

    (2)不装订的案卷,以每份文件为单位编制流水页号。

    (3)无论采用装订或不装订方式,案卷封面、卷内目录、备考表、封底均不编页号。

     

    6.基建档案卷内目录的填写

    卷 内 目 录(样式)

    卷 内 目 录(样式)

    (1)序号:文件排列的顺序号,用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

    (2)文件编号:填写文件的编号或图样的图号。

    (3)责任者:填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

    (4)文件材料题名:填写卷内文件标题的全称。

    (5)日期:文件形成日期,填写年月日。

    (6)页次:装订的档案填写文件首页页号,最后一份文件填写起止页号;不装订的文件填写页数。

    (7)备注:此项填写其他需要说明的问题。


     

    7.填写卷内备考表

    卷 内 备 考 表(样式)

    卷 内 备 考 表(样式)

    说明包括:案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

    立卷人:由责任立卷人签名。

    立卷日期:填写完成立卷的日期。

    检查人:由案卷质量审核者签名。

    检查日期:填写审核的日期。

       

    8.基建档案案卷盒封面、脊背的填写

    案卷盒封面、脊背(样式)

    案卷盒封面、脊背(样式)

    档号:填写档案的分类号、工程项目代号和案卷顺序号

    例:J-1-1

    案卷题名:填写基建档案的案卷题名。应简明、完整、准确揭示卷内文件的内容。由单位项目的名称、项目的专业名称、基建文件的名称三部分组成。

    例:北京市朝阳区档案馆工程结构竣工图

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