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档案整理

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档案室档案整理方案

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匿名  ·  2022-08-09 16:45:47

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  •   档案整理是整个档案管理工作的重要基础。档案室档案整理方案,可以全面了解和检查档案收集工作的质量,促进其改善和提高,并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础;同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系,有利于保护档案的完整与安全。

      档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系,是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件,是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设,它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。

      档案室档案整理方案

      一、收集文件

      收集文件,就是根据党和国家的有关规定,通过一定的方式和手续,把散存在机关内部和个人手中的文件材料,加以清交、聚集的工作,是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

      二、区分归档和不归档材料的范围

      (一)归档文件材料的范围

      凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

      1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

      2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

      3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。

      4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

      (二)不归档文件材料的范围

      1、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。

      2、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料。

      3、同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。

      4、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。

      (三)机关之间分工归档的范围

      为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏,各单位之间必须明确的归档范围。

      1、上级业务主管机关(部、厅、局)发来的文件,由隶属下级机关归档,党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

      2、上级业务主管机关召开的专业会议文件,由各隶属下级机关归档,党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议,并有重要发言,其印件和定稿(指领导发言稿)由党委或政府办公室归档。

      3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

      4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料,由兼职单位负责归档。

      5、临时机构形成的文件,由临时机构负责归档,工作结束后,将档案移交主管部门或同级档案馆。

      三、分年度

      分年度,就是区分文件材料的所属年度,把属于同一年度的文件集中,把不同年度的文件分开。现行机关的归档文件整理工作,是按年度分开进行的,不同年度的文件一般不得放在一起归档。

      (一)一般文件,归入文件制发年度(指文件最后的落款日期)

      (二)跨年度的文件,归入文件内容所针对的年度

      四、分类别

      分类别,就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同,按照一定的方法,分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。

      组织机构分类法,就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构,将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构,就设几个类,机构名称,就是类名。

      问题分类法,就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法,即将记述和反映同一问题的文件集中,记述和反映不同问题的文件分开。

      五、分级别

      分级别,就是在保持文件之间有机联系的基础上,将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件,如请示与批复等,不能为了分级别而将其分割开。

      六、划分保管期限

      机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

      永久保管的文书档案主要包括:(一)本机关制定的法规政策性文件材料;(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

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  •   档案室档案整理“五步法”

      档案室档案整理,就是按照文件材料的形成规律,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则,即“遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。

      按照上述原则,档案整理的基本流程包括:确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具,也就是组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

      1、组件(卷)

      档案整理的第一步,就是要确定档案的基本整理单位,即组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

      在件的构成中,对于照片、录音、录像、实物档案,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些,收文一般包括文件处理单、文件正本,发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等,各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前、收文在后,正本在前、发文稿纸和定稿在后。

      组卷(以科技档案为例)时,科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷,管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后,案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

      2、分类

      分类指的是档案归类,即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,揭示档案内在联系,使档案形成一套有机体系。

      文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类,如:年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可采用两级分类,如:年度—保管期限分类法。

      照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜,即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类,实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的,也可以不分问题,采用两级分类。常见的分类方法包括:年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

      3、排列

      排列是在分类方案最低一级类目内,根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列;

      以卷为单位整理的科技档案,科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列,设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

      4、编号

      档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合,能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置。

      以件为单位整理档案,按照年度—机构(问题)—保管期限进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—机构(问题)—保管期限—件号。比如,Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件,按照规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。

      采用“年度—保管期限”进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案,去掉机构(问题)分类要求,按照本规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

      以卷为单位整理的档案,其档号结构为:全宗号—目录号(类别号、项目号)—案卷号—件、页(张)号,比如,Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件,按照本规则确定的档号为:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

      5、编目

      编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录,以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序,逐卷、逐件开展。

      每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下,档案目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。

      虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同,但在具体要求上存在一定差异,尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题,《规定》提出了“卷件融合”新思路,从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来,实现档案资源的融合管理。

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