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档案信息化

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档案信息化建设基本原则

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匿名  ·  2022-08-10 15:12:33

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  •   档案信息化建设,是一项关系档案事业全面发展的战略举措,同时在档案信息化管理、图文影像标准化处理、人工智能识别及基于知识图谱的智慧档案服务技术研究方面,形成自主核心技术并持有多项发明专利。即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。

      一、数字档案信息的处理要求

      1、确保档案数据的非修改性

      档案的显著特征是惟一性和凭证性。档案的数字化处理必须做到不可变更,或者叫做“永久化”。如现行电子文件的归档必须进行禁止写操作处理(通常采用PDF格式处理),馆藏纸质档案的数字化处理,通常采用低象素的图片扫描方式,以此做到对档案内容的不可修改。

      照片档案在扫描过程中可能需要对破损或被污染的部分进行修复处理,但是一旦采用数字化处理和存储则需做到不可改变。录音录像档案的数字化必须进行模拟到数字的转换,保持原样“永久化”存储。实物档案则采用3D技术按比例制作存储。

      电子文档要按照对象管理模式做到草稿、修改稿、发文纸、正文以及关联信息一并归档,修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间,并做到整套归档电子文件的不可修改。对工作人员和系统管理员都应实施权限管理和状态网络的自动操作记录。

      2、保证电子文件的质量

      电子文件的构成必须包括电子文件的内容、电子文件的结构、电子文件的背景信息以及电子文件的签名和印章等,确定电子文件的元数据标准。对电子文件的真实性、完整性、有效性由电子文件的形成部门负责,对电子文件的保管、存储、安全由档案管理部门负责。

      3、适应计算机化办公

      档案数字化是信息化建设和办公自动化的需要。一方面,档案数据库的建设必须做到检索、下载、复制、打印的方便、快捷。检索工具要做到标准化、规范化,如按年度分类检索、按档号分类检索、按主题法检索、按文件内容检索。

      同时,档案利用者在获得授权的前提下能够下载、复制、打印单页文本文件以及所需要的部分内容,包括图片式扫描的数字化文本文件。另一方面,档案管理信息系统必须按照行业标准和技术规范实现对自动化网络办公运行的电子文件和利用计算机创建的电子文件的归档管理和数字化处理,把电子文档作为档案信息收集、保管、利用的对象,做到存储、整合、开放利用的安全有效。

      4、保障档案信息的安全

      数字档案的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件。档案安全管理的重要性是由档案本身和档案管理的性质决定的,档案信息化建设必须充分考虑安全问题,处理好方便、高效与安全管理的关系。

      数字化档案的存储应该使用带自动备份功能的专用服务器,配置备份信息设备,如光盘库、磁盘阵列、专用网络存储设备,对备份信息还将进行适时迁移。同时使用安全介质定期刻录(复制)备份信息,实行异地保管。数字档案的安全保障必须健全管理制度和安全操作规范,必须实行有效的网络安全措施,必须采用严格的授权管理系统。其安全保障原则包括:

      (1)密级区分原则:对保密数字档案实行物理隔离并落实责任到人。

      (2)内外区分原则:将开发档案信息与内部业务运行过程的信息实行隔离。

      (3)用户区分原则:将档案管理人员、档案形成人员、内部用户和公共用户加以区分。

      (4)系统区分原则:将档案信息管理系统及其网络化归档、信息共享、辅助决策等子系统加以区分。

      5、维护档案信息的系统性

      对档案信息的及时维护是档案信息化工作的重要内容。在信息化时代,信息共享是信息化建设的显著标志,也是实现管理工作的科学化、规范化、高效率的有效途径,档案信息为现实工作服务将显得更加突出和重要,也就是在本单位的信息化建设条件下必须加强对现实档案信息的及时收集、维护和提供利用。系统设计和技术支撑必须满足档案管理部门对档案业务精细化管理的需要,档案管理部门必须做到:

      (1)前端指导:有义务对归档部门电子文档的形成进行业务指导。

      (2)归档监督:有权对归档部门电子文件的鉴定和归档进行监督。

      (3)审核接收:对归档部门移交的电子文档要进行全面的审核。

      (4)入库要求:对于入库档案要做到数字档案与实物档案信息的同步管理。

      (5)库房管理:对于数字档案要进行备份、统计、开放及转档、销毁等。

      (6)信息服务:做好档案的鉴定、开放,加快档案信息资源的开发与利用。

      6、集成保管数字档案信息

      首先是数字档案信息的集成,包括馆内各类数字档案信息的集成;内部各工作部门业务数据包的集成;与上、下游单位管理和业务信息的集成。其次是分/子系统内部集成,包括横向业务流程集成和纵向业务功能集成。

      再次是系统间的集成,包括分步构建的各个分系统的集成;共享信息系统集成;行业、区域等关联信息集成。通过各类档案信息和各系统的集成,建立起功能强大的档案管理信息系统,积累丰富的档案信息资源,真正使档案信息数据库成为信息化建设和现实工作共享信息的核心内容,成为全面、统一、科学、准确的权威信息。

      二、档案信息系统的功能要求

      1、核心功能

      将档案管理的日常工作“自动化”、“流程化”。

      档案管理信息系统的功能需求示意图

      档案管理信息系统应能够实现档案的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端,形成数字化文档,同时利用系统工作流,对电子文档启动相应的审批流程,采用自动化办公系统或互联网络以邮件等方式通知有关负责人员对文档进行鉴定、审批并促发下一个工作流程,使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态,实现档案卷宗的“创建提交审批、鉴定归档”这一系列的处理过程,同时工作流的处理可以根据文档的状态网络自动调整,也可根据实际的工作需要灵活设置,大大减少了传统档案管理处理文档所需要的时间,有效提高档案管理人员的工作效率。

      2、共享与安全

      将档案的管理带入全面的数字化阶段,实现文档的最大化利用和最严格的安全保障。档案管理信息系统应可以和许多常用的外部系统(如WEB、OA)进行集成,高效地利用有效的资源信息,实现档案数据高速、安全的交流与信息共享,使档案信息能够得到最大程度上的共享和利用,避免了信息孤岛和资源重复浪费的现象。

      档案管理信息系统与办公自动化系统(OA)进行集成,可以把OA系统中形成的文件的相关信息和原文件一同转入文档管理系统(DMS),经过工作流通知档案人员接受处理,形成电子档案数据库保存、利用,实现文档一体化。

      3、档案分析

      档案管理信息系统应能够支持各类档案的检索方法,同时提供全文检索功能,而且能对各种类型的档案按照工作需求进行强大的信息整理、报表分析功能,在此基础上可以建立起适应行业和单位需要的辅助决策管理系统,为领导决策提供预警信息和发挥较强的辅助作用。

      比如用户是一所学校,就可以为学生素质分析、学生成绩评估、招生规模、就业指导、课程设置、教师职称评定和队伍评估、教育资源配置等各种管理活动提供强有力的决策依据。

      4、简单化操作

      档案管理信息系统应同时支持WEB和客户端界面,同时通过工作流的集成,使得整个档案管理工作高度自动化,在操作中尽量简单化、人性化,每一份档案都可以根据预先设置好的工作流程进行自动处理,同时对每一份需要工作人员亲自处理的文档,提供了简单的界面,而且由于档案管理信息系统和各种应用系统的良好集成,使得工作人员不再担心各种文档的处理手段(各种应用程序),档案管理信息系统将自动启用各种应用程序帮助工作人员完成文档的鉴定审批、归档保存等工作,其操作过程简单、快捷、准确。

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