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档案信息化

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档案标准化建设

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匿名  ·  2022-08-10 15:21:31

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  •   近年来,“巩固基础、提高质量、规范管理、优质服务”为档案工作总体思路,强化档案工作的规范化、标准化和信息化建设,高度重视,把档案工作放在重要位置。组织干警学习档案法、《人民检察院档案工作规定》等法律和规范性文件,提高干警对检察档案工作重要性的认识。

      明确了由一名副检察长分管、办公室主任负责、专职档案员具体管理的档案管理体制,形成“主要领导亲自抓、分管领导具体抓、专职人员全力抓、兼职人员配合抓”的齐抓共管良好局面。

      科学投入,不断改善档案工作条件。合理规划,根据检察工作特点和业务范围,形成以诉讼档案、文书档案为主,基建档案、声像档案、实物档案、会计档案为辅的档案库藏结构,实现多门类、多载体档案的集中统一管理。优化库房,实现了办公、阅览、库房三分开,形成文档一体化管理格局。

      强化管理,全面提升档案工作水平。该院始终坚持依法治档、依法管档的原则,制定完善《档案工作人员岗位责任制》等各项制度,并编辑完成《档案管理工作制度汇编》,建立了档案管理目标考核标准,实现了各项档案规章制度、档案排列示意图等全部上墙,确保了档案管理工作规范有序。强化业务培训,提高档案管理人员的业务素质,适时对各部门兼职档案管理员进行指导,努力提高工作质效。

      加强利用,提升档案工作服务能力。及时收集整理,在档案工作的内部管理上,做到随时收集、随时整理,各类档案及时归档。使用检索工具,安装了电子档案管理网络系统软件,具备数据管理、整理编目、检索查询、网上查阅等多项功能。在原有案卷目录和全引目录的基础上,对库藏的全部文书档案和专业档案进行了数字化扫描加工,建立文件级目录数据库和图像数据库,实现全文检索、浏览。

      为了使档案工作进一步规范化、标准化,应该采取以下措施:

      一、建立健全切合实际的档案管理制度。

      档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则,首先,要加强硬件的建设;其次,建立档案工作网络,具体制定业务档案的各项管理制度;最后,要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

      二、严格公文的制发。

      公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

      三、做好文书以及电子文件的处理工作。

      工作实践表明,文书是档案的来源,档案是文书的归宿。因此,要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

      电子文件也属于档案的一部分,在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

      四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

      “以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。

      在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

      五、提高纸质档案立卷的质量。

      案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

      六、加强对声像档案的管理和保护。

      声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

             要强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,,创造条件,力求妥善保管,从长久保护和利用考虑。

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