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档案信息化

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数字化档案建设

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匿名  ·  2022-08-10 15:36:33

511

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  •   数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息、技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

      建设数字档案馆,有利于提高档案馆工作效率和现代化水平,有利于确保数字档案永久存储与安全保管,有利于促进公共档案服务能力拓展和实现档案信息资源的社会共享。

      智慧档案综合运行平台

      智慧档案系统综合运营,引进智慧城市建设的先进理念,融合了丰厚的接口和现代化信息通信技术,支持智慧档案馆库房库房一体化监控管理系统、门禁管理系统、视频监控管理系统、能耗管理系统、资产定位(RFID)管理系统、密集架管理系统、三维可视化系统、报表管理系统等多个系统接入平台;

      01、预处理

      预处理又称前处理,是数字化档案资源建设的第一步,主要内容包括鉴选、清点、登记、整理、清洁、修复等。

      鉴选是指对档案真伪和档案价值的鉴定,鉴别和判定档案的价值,挑选有价值的档案妥善保存,剔除无须保存的档案予以处理;确系要数字化的对象,应对其规格、数量进行清点、登记,并开展必要的整理、清洁和修复工作,使待数字化的实体档案及其目录有序化,为下一步的数字化转换做好准备,提供规范的目录数据和可直接进行数字化加工的实体。

      02、数字化加工/转换

      数字化加工/转换的主要内容是将记录在传统载体的档案信息通过模数转换技术和设备转换为以数字形式表示的信息资源。不同类型的实体档案,模数转换技术和设备不同。纸质档案、照片的数字化加工主要采用扫描仪、数码相机等设备加以扫描或拍照,缩微胶片的数字化主要采用缩微胶片扫描仪加以扫描。

      录音档案的数字化设备主要是音频采集卡,录像档案的数字化设备则是视频采集卡,录音、录像的输出设备通过特定的音视频传输线与音频采集卡、视额采集卡相连,音频采集卡、视频采集卡安装在计算机上。

      档案数字化加工主要流程包括:提卷-拆卷-档案著录-扫描-图像处理-OCR-校对-版式还原-转双层PDF-终验-挂接。

      03、信息处理

      信息处理是指以归档文件的内容及表达文件内容的信息为处理对象,对信息进行有序组织的过程.对所得的图像、多媒体信息等加以适当的处理,以符合利用需求。具体的工作内容包括核对(对照原始档案进行)、压缩、去边、去污、去噪、去干扰,采用光学符号识别(OCR)技术对图像中的文字加以识别,通过矢量化技术将光栅图像转化为矢量图形等。在需要的情况下,还可嵌人数字水印,以保护数字化档案资源的知识产权。

      04、信息组织

      信息组织负责建立机读目录和索引,创建目录、全文、多媒体等数据库,并将数字化信息(图像、原文、音频、视频等)与目录、索引信息加以挂接。

      若在数字化加工之前已建有机读目录,则需要补充一些必要的著录项目,如数字化档案信息资源的计算机文件名、存储位置、格式等;还可能需要修正完善些必要的著录项目,如关键词、摘要等。著录是档案智力控制的手段,机读目录的著录质量,关系到数字化档案信息的查检和维护工作的难易,历来都是理论和实践关注的重点,著录标准化又是重中之重。对于有研究价值的历史档案信息,这个阶段还可能需要开展必要的研究工作,比如对原文中人名、地名信息的考证,应将考证结果和考证依据资料并予以著录。

      05、信息存储

      信息存储是指为数字化档案及其目录信息选择恰当的存储介质、存储方式和存储架构。数字化档案信息资源的存储要求、方法与电子文件的存储要求、方法基本一致。

      06、信息服务

      便于传输、利用是数字信息的一大特色,在更大范围为更多用户提供更及时、更满意的服务也是档案数字化的根本动力。综合档案馆的数字化馆藏凡属公开范围的,宜通过互联网网站的方式对外发布,提供在线利用。档案室的数字化信息则宜通过内部网络为内部用户所共享。负有公共服务职责的机构,也应考虑通过在线查询、就地阅览等方式对公众提供服务。

      具体利用方式要视馆藏的具体情况而言。目前国内外很多数字影像的在线服务方式是提供免费的在线目录检索和小尺寸、低分辨率图像的浏览,而原始尺寸、高分辨率的影像利用,则需要申请付费使用。数字化手段在很大程度上提高了档案馆的服务能力和响应速度,一些档案馆已经接近或达到商业机构的服务水准。

      07、信息维护

      将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。

      数字档案馆的建立,将使档案的业务领域、服务项目、技术水平得到巨大扩展提升,使档案的收集、管理、利用从原来以手工为主转变为充分利用计算机技术的自动化处理,实现电子文件的及时归档,并为档案资料的长期保存提供便利手段,为计算机技术、信息技术与传统档案管理业务的结合提供典范。

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  •   数字化档案建设

      1、预处理

      预处理又称前处理,是数字化档案资源建设的第一步,主要内容包括鉴选、清点、登记、整理、清洁、修复等。

      鉴选是指依据档案数字化的目的,按照定的原则和方法对数字化对象加以鉴定、选择,只有符合要求的实体档案,包括纸质档案、缩微胶片、录音录像、照片等,才有必要进行数字化转换。

      确系要数字化的对象,应对其规格、数量进行清点、登记,并开展必要的整理、清洁和修复工作,使待数字化的实体档案及其目录有序化,为下一步的数字化转换做好准备,提供规范的目录数据和可直接进行数字化加工的实体。

      具体工作内容包括目录的规范、补全、修正,以及档案实体的扫灰、除虫、拆卷、分类、修复等。需要指出的是,对于老旧的录音、录像磁带,数字化加工之前也应进行修复处理。老旧磁带普遍存在电声指标下降、磁粉脱落、霉变、粘连等现象,影响其正常播放和原录信号的提取,对其实施必要的修复、清洁和整固处理,可保证正常播放操作,并且得到高质量的源信号。

      2、数字化加工/转换

      数字化加工/转换的主要内容是将记录在传统载体的档案信息通过模数转换技术和设备转换为以数字形式表示的信息资源。不同类型的实体档案,模数转换技术和设备不同。纸质档案、照片的数字化加工主要采用扫描仪、数码相机等设备加以扫描或拍照,缩微胶片的数字化主要采用缩微胶片扫描仪加以扫描。

      录音档案的数字化设备主要是音频采集卡,录像档案的数字化设备则是视频采集卡,录音、录像的输出设备通过特定的音视频传输线与音频采集卡、视额采集卡相连,音频采集卡、视频采集卡安装在计算机上。

      数字化加工/转换

      这一阶段的关键问题在于有关技术参数的选择。在选择技术参数时,应兼顾三个方面的需求:

      (1)原始信息的保真,数字信息应尽可能清晰、准确地再现档案原件的面貌。

      (2)用户利用的便利,数字信息应便于传输、浏览,可满足不同用户的操作要求。

      (3)档案原件的保护,数字化加工过程要保证档案原件,尤其是濒危档案不受损失。

      这些方面的需求可能是矛盾的,比如从存档的角度来看,要求数字失真程度低,失真度越小的计算机文件容量越大;从利用的角度看,容量大的文件传输速度慢。积极吸纳国际、国内成熟稳定的标准规范、指南、手册的规定和建议,切实把握数字化信息资源利用和管理的需求,将有助于提高数字化加工的水准。

      3、信息处理

      信息处理是指对数字化加工所得的图像、多媒体信息等加以适当的处理,以符合利用需求。具体的工作内容包括核对(对照原始档案进行)、压缩、去边、去污、去噪、去干扰,采用光学符号识别(OCR)技术对图像中的文字加以识别,通过矢量化技术将光栅图像转化为矢量图形等。在需要的情况下,还可嵌人数字水印,以保护数字化档案资源的知识产权。

      4、信息组织

      信息组织负责建立机读目录和索引,创建目录、全文、多媒体等数据库,并将数字化信息(图像、原文、音频、视频等)与目录、索引信息加以挂接。

      信息组织

      若在数字化加工之前已建有机读目录,则需要补充一些必要的著录项目,如数字化档案信息资源的计算机文件名、存储位置、格式等;还可能需要修正完善些必要的著录项目,如关键词、摘要等。

      著录是档案智力控制的手段,机读目录的著录质量,关系到数字化档案信息的查检和维护工作的难易,历来都是理论和实践关注的重点,著录标准化又是重中之重。对于有研究价值的历史档案信息,这个阶段还可能需要开展必要的研究工作,比如对原文中人名、地名信息的考证,应将考证结果和考证依据资料并予以著录。

      5、信息存储

      信息存储是指为数字化档案及其目录信息选择恰当的存储介质、存储方式和存储架构。数字化档案信息资源的存储要求、方法与电子文件的存储要求、方法基本致。

      6、信息服务

      便于传输、利用是数字信息的一大特色,在更大范围为更多用户提供更及时、更满意的服务也是档案数字化的根本动力。综合档案馆的数字化馆藏凡属公开范围的,宜通过互联网网站的方式对外发布,提供在线利用。档案室的数字化信息则宜通过内部网络为内部用户所共享。负有公共服务职责的机构,也应考虑通过在线查询、就地阅览等方式对公众提供服务。

      信息服务

      具体利用方式要视馆藏的具体情况而言。目前国内外很多数字影像的在线服务方式是提供免费的在线目录检索和小尺寸、低分辨率图像的浏览,而原始尺寸、高分辨率的影像利用,则需要申请付费使用。数字化手段在很大程度上提高了档案馆的服务能力和响应速度,一些档案馆已经接近或达到商业机构的服务水准。

      7、信息维护

      应对数字化之后的档案及其目录信息予以长期保存,维护其完整、可读、可用,以保护投资价值。对于数字化档案信息资源的维护要求、方法与电子文件的维护要求、方法基本一致。

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