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档案信息化

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档案规范化建设

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匿名  ·  2022-08-10 15:42:26

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  •   运城日报讯近日,市委、市政府制订出台了《关于进一步加强新时代大运城党政机关档案规范化建设方案》(以下简称《方案》)。《方案》着眼于在全市党政机关建设与新时代大运城相匹配的规范化档案管理体系,全面提升现代档案治理能力,助推全市党政机关在“改革抢先机,发展站前列,各项工作创一流”中彰显作为提质增效。

      《方案》旨在为全面承载运城历史厚重的文化形象、绿水青山的生态形象、包容大气的开放形象、民生安康的富裕形象、现代文明的“都市”形象,体现运城档案历史担当,做好运城档案历史见证,作出运城档案历史贡献,谱写运城档案新的篇章。

      《方案》明确了全市党政机关档案基础业务建设基本要求,在加强档案资源建设方面突出“大档案”资源观,要求全市党政机关、档案馆(室)力求做到应收尽收、应归尽归,提高馆(室)藏质量,满足新时代大运城社会需求。

      《方案》要求全市党政机关围绕当前我市党的建设“两个走在前”目标、创建全国文明城市暨“五城同创”、学习长三角地区经验大实践,围绕民俗文化旅游节、美丽乡村百花节、关公文化旅游节和果博会、医博会、工博会“三节三会”等一系列重大活动,围绕市委、市政府全面实施“3515重大工程项目”“三个发展计划”等一系列大运城建设战略部署,抓好重大工程、重大项目、重大活动“三个重大”领域档案规范化建设。

      《方案》对推进大运城档案信息化建设作出部署安排,从加快数字档案资源积累、数字档案馆(室)建设、建立电子档案接收利用和备份中心3个方面作出顶层设计。

      《方案》要求全市党政机关落实档案安全主体责任制度化,层层压实档案安全责任、强化档案安全措施、严肃问责档案安全事故。

      《方案》要求加快推进运城市档案馆新馆建设,确保市文化艺术中心工程项目2021年如期竣工投入使用。要求尚未建新馆的盐湖、河津、临猗、平陆、绛县5个县(市、区)政府加大项目申报、立项、投资建设力度,确保2020年基本实现新馆建设市域全覆盖。对已建成新馆的闻喜、万荣、永济、夏县、稷山、芮城、垣曲、新绛8个县(市)要保障档案馆基本运行经费,确保新馆建得起、用得起、运行好。

      《方案》要求认真落实市委把档案干部列入全市干部培养和选拔任用统一规划的要求,为档案干部学习培训、挂职锻炼、交流任职创造更好的条件。市县两级组织、编制、人社部门要为档案部门配齐干部、增加编制、充实人员,构建与适应新时代大运城档案事业建设相匹配的档案人才队伍。

      《方案》明确市委、市政府加强对档案工作的集中统一领导,成立了运城市档案工作领导小组,由副市长陈竹琴担任组长,市委副秘书长、市政府副秘书长、市档案局负责人担任副组长,市编办、市考核办、市文明办、市直工委、市经信委、市发改委、市财政局、市人社局、市旅发委、市教育局、市商务局、市国土资源局、市住建局、市规划局、市政府投资中心、市委督查室、市政府督查室等单位负责同志担任成员。

      《方案》要求全市党政机关统一建立有领导分管、有机构负责、有专人管理、有专用场地、有规章制度、有经费保障的“六有”档案管理网络。

      《方案》明确市委、市政府将档案工作纳入年度目标责任和党的建设“两个走在前”双考核中,同时纳入市级文明单位和市直文明单位验收考核指标。要求市档案部门按照档案管理规范化建设要求,分期分批对各县(市、区)委和人民政府、运城经济开发区党工委和管委会及市直党政机关进行档案执法检查,每3年全覆盖一次。

      档案工作是市委、市政府各项事业发展不可或缺的基础性和支撑性工作,出台的《方案》为全市党政机关“走进新时代,建设大运城”规范化建设起到夯实基础、提质增效的作用。

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  •   为了使档案工作进一步规范化、标准化,应该采取以下措施:

      一、建立健全切合实际的档案管理制度。

      档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,要实行规范的管理,就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《档案法》为指导原则,首先,要加强硬件的建设;其次,建立档案工作网络,具体制定业务档案的各项管理制度;最后,要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

      二、严格公文的制发。

      公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

      三、做好文书以及电子文件的处理工作。

      工作实践表明,文书是档案的来源,档案是文书的归宿。因此,要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。

      电子文件也属于档案的一部分,在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命。在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里。

      四、实施“以我为主”的立卷归档原则。

      “以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则,而且还是推进档案工作规范化、标准化,乃至现代化的一个重要原则。

      在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失。

      五、提高纸质档案立卷的质量。

      案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,一方面要注意解决好立卷方法问题,以有利于档案标准化管理中的分类和检索。另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以有利于档案规范化管理。

      六、加强对声像档案的管理和保护。

      声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的记录。

      声像档案是一个单位档案的重要组成部分。要强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际,,创造条件,力求妥善保管,从长久保护和利用考虑。

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