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档案信息化

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档案管理信息化

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匿名  ·  2022-08-10 16:34:20

527

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  •   现代信息化环境下,如何利用信息技术管理人事档案已经成为人事档案管理部门工作的重要方面。党政公务员人事档案管理、事业单位干部档案管理、企业职工档案管理、高校师生档案管理、社会流动人员档案管理等各个领域和行业,业已开始信息化管理,且初见成效。

      实践证明,使用现代信息技术管理人事档案,不仅成为人事档案管理的重要手段,而且对于开发和利用人事档案信息有着重要作用。正因为如此,人事档案信息化管理已经成为人事档案管理工作的发展趋势。为此,了解信息化环境下人事档案馆信息化管理原则与技术,已经成为现代人事档案管理不可缺少的一个环节和内容。

      人事档案信息化管理的含义

      人事档案

      人事档案信息化是在组织人事部门的统一规划和组织下,在人事档案管理活动中应用现代信息技术,对人事档案信息资源进行组织、管理和提供利用,做好人才信息基础保障工作,是运用现代信息技术管理人事档案的过程。

      人事档案信息化管理是信息化的产物,它随着信息化的发展而产生。1963年,日本学者Tadao Umesao在题为《论信息产业》中提出:“信息化是指通讯现代化、计算机化和行为合理化的总称。”

      其中,通信现代化是指社会活动中的信息交流基于现代通信技术基础上进行的过程,计算机化是社会组织和组织间信息的产生、存储、处理(或控制)、传递等广泛采用先进计算机技术和设备管理的过程,行为合理化是指人类按公认的合理准则与规范进行。这一界定,不仅带来了“信息化”这一全新的术语,而且为全球创造了个高频使用的词汇。

      从20世纪70年代后期开始,西方国家开始普遍使用“信息化”一词,并对其内涵进行探索,涌现了许多定义。及至1997年召开的首届全国信息化工作会议,我国关于信息化的定义也是大相径庭:“信息化就是计算机、通信和网络技术的现代化。”

      “信息化就是从物质生产占主导地位的社会向信息产业占主导地位社会转变的发展过程。”“信息化就是从工业社会向信息社会演进的过程。”“信息化是以信息技术广泛应用为指导,信息资源为核心,信息网络为基础,信息产业为支撑,信息人才为依托,法规、政策、标准为保障的综合体系。”

      信息化这个动态的发展过程势必影响人们对其内涵的认识。信息化的基本内涵主要体现在如下方面:

      (1)信息网络体系,包括信息资源,各种信息系统,公用通信网络平台等。

      (2)信息产业基础,包括信息科学技术研究与开发,信息装备制造,信息咨询服务等。

      (3)社会运行环境,包括现代工农业、管理体制、政策法律、规章制度、文化教育、道德观念等生产关系与上层建筑。

      (4)效用积累过程,包括劳动者素质,国家现代化水平,人民生活质量不断提高,精神文明和物质文明建设不断进步等。

      人事档案信息化管理的内容

      人事档案

      人事档案信息化可以比喻为一个交通运输系统。在这个系统中,“车”即计算机的硬件与软件,包括硬件、操作系统与应用系统,后者主要指人事档案管理系统软件;“路”指基础设施,即网络,是我国目前形成的三网(广域网、专网、局域网)相对独立的运作模式;“货物”是人事档案信息资源,包括各种数据库资源;“交通规则”是档案信息化建设的标准与规范;“警察”和“司机”是指档案管理部门和档案专业技术人员,即人才队伍建设。从这个角度看,人事档案信息化不仅涉及档案这个行业,而且与全社会尤其是当代信息技术的发展有着密切的关联。

      当前,人事档案信息化的内容可以从微观和宏观两个层面进行考察。

      微观层面是针对各个人事档案管理机构而言的。从这个层面考察,人事档案信息化侧重于采用信息化技术对于人事档案进行科学管理,主要包括以下方面内容:

      (1)人事档案信息的收集

      当事人及其代理机构所产生的各种信息,不论是电子化信息还是纸质文件记录的信息,都是收集的对象。人事档案信息收集过程中,尤其是需要注意收集个人在社会活动中产生的、没有上交代理机构的档案信息,如评奖、创造与发明专利等。

      在信息化过程中,既需要注意收集办公信息化过程形成的人事档案电子公文,也需要对于已有的人事档案进行数字化处理后形成的档案信息。

      (2)人事档案信息的整理

      人事档案信息整理因为人事档案系统的设置不同而有所差异。一般地,以人立卷过程中,需要有序化整理各种各样的人事档案信息,如个人履历材料、自传材料、鉴定材料、考察和考核材料、入团入党材料、奖惩材料、任免材料、晋升材料以及离退休材料等。其中,有些信息是固定不变的,有些信息则是变化的,如考评、奖惩等材料,往往随着时间的推移而逐渐丰富。

      人事档案信息整理的主体呈现出多元发展的趋势。目前,我国既可以是组织人事机构,也可以由人事档案代理单位或者人才中心完成。

      有的省市实施了档案管理机构资格备案制定,如《XX省企业职工档案管理机构资格备案办法》规定:对于不具备职工档案管理资格的企业,其职工档案应交由劳动和社会保障部门设立的具有职工档案管理资格的劳动保障代理机构托管。

      人事档案信息整理的客体是“人”,需要一人一档,以“类”或者“件”为单位进行整理。从档案信息的来源上看,它主要来自两个方面:现成的人事档案电子文件和通过纸质人事档案数字化形成的电子档案。

      人事档案信息整理的时间既可以在档案形成后实时整理,也可以定期进行整理。在有些人事档案信息系统里,包括人事档案信息的整理可以通过网络实时收集和整理。

      人事档案信息整理过程需要进行著录。著录应参照《档案著录规则》(DA/T 18)进行著录,同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。

      (3)人事档案数据库建设

      人事档案数据库建设包括人事档案目录数据库、全文数据库和特色数据库的建设。当前,各个人事档案管理机构已经意识到了人事档案目录数据库建设的重要性,建成了比较完善的人事档案目录数据库,然而,不少单位在领导干部数据库、职工数据库以及特色数据库的建设尚有待加强。事实上,各种数据库的建设,不仅可以支持人事管理部门的管理,例如计划、招聘、培训、考核等,而且有利于挑选人才,为管理决策提供科学的依据。

      (4)人事档案信息的存储

      人事档案信息整理后,需要定期或不定期地进行存储,以保证信息存取的便利。

      按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)的规定,人事档案信息存储的载体也可以“按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体”。尽管如此,当存储信息容量较大时,有些单位也采取硬磁盘、数据磁带等载体进行存储。

      不论采取何种载体存储,人事档案信息需要采取备份制度进行存储,且尽量采取两种不同质地的载体进行存储。

      (5)人事档案信息服务

      通过网络发布人事档案信息,从而为当事人服务。从服务地点看,人事档案信息服务包括本地窗口服务和外地传递服务。从服务对象看,包括为本人服务和为大众服务。

      现阶段,人事档案信息服务以本地窗口服务、为本人服务为主导。对于人才中心而言,随着人才流动的需要,异地服务已经成为一项很重要的任务提到了议事日程。因此,如何利用现代化的网络技术,在严格执行人事档案保密制度的前提下,提供人事档案信息网上查询服务是人才中心管理人事档案信息需要考虑的。

      (6)人事档案信息的共享

      通过基本数据库的共享,为不同部门提供基本信息的共享,是人事档案信息化建设过程中需要关注的问题。例如,高校毕业生将人事档案放到某人才交流中心,该人才交流中心往往需要重新录入该毕业生的基本信息,不仅费时,而且容易产生差错。如果该毕业生所属高校的基本数据库能够实现共享,则人才交流中心既可直接采用这些数据库,不仅减轻了人才交流中心的工作压力,也会大大降低数据处理过程中的差错。当前,相关机构通过前置服务器,实现基本数据库共享,既可以保持数据的一致性、准确性、完整性和时效性,也可以提高工作效率,这不失为一种很好的共享方法。

      (7)人事档案信息安全的保障

      人事档案信息安全不仅涉及人事档案信息网络的硬件、软件及其系统中的人事档案信息受到偶然的或者恶意的原因而遭到破坏、更改、泄露,系统连续可靠正常地运行,信息服务不中断,而且还指人事档案信息的泄密与丢失。

      鉴于人事档案保密性的特点,需要采取各种措施保障人事档案信息的安全。

      保障人事档案信息的安全,不仅需要强调人事档案信息的安全性,树立安全意识,而且需要通过系统设计确保这种安全性,做到该公开的人事档案信息就公开,该保密的就必须保密,采取技术保障体系、制度保障体系、管理保障体系以保证人事档案信息的安全。

      从宏观上看,人事档案管理部门还需要结合档案的特点,以档案行业的标准规范为指导,建立人事档案信息化管理的相关标准。人事档案信息化标准规范来源于如下三个层面:

      第一,国家信息化标准规范;

      第二,行业即档案信息化标准规范;

      第三,人事档案信息化标准规范。这三个层面也是相互联系的,国家信息化标准为行业和人事档案信息化提供了基础和保障,行业信息化标准规范提供了依据,人事档案信息化标准规范则具有专指性、针对性。

      与此同时,从人事档案信息的标示、描述、存储、交换、管理和查找等各个方面,也需要建立一个从国家标准到行业标准的标准体系,从而有利于规范人事档案信息化建设,有利于人事档案信息的开发与利用。

      除了标准之外,通用的人事档案信息管理软件的开发和服务平台的建设也需要在一定范围内展开,以利于该行业、部门内部人事档案信息化管理工作,包括数据的共享、传递,以及局域网内信息的利用等。这也是需要从宏观上需要考虑的事情。从这个方面讲,人事档案信息化管理离不开组织人事部门的统一规划和组织。

      当然,关于人事档案信息化建设的内容并不是一蹴而就的,需要今后相当长一段时间内加以完成。现阶段,鉴于我国人事档案信息系统开发缺乏规划性、计划性的事实,有关行业或部门主要领导机构需要加强对于软件开发的管理,尽量开发该行业或部门通用的网络版人事档案管理软件,减少或杜绝重复开发现象,尤其是低水平重复开发现象,从而节约成本,提高共享程度。

      通过人事档案信息化建设,从收集到整理和服务,其根本目的在于利用现代化手段,提高认识档案管理效率和人事档案利用效率。尤其是通过实时服务,可以为领导和相关部门提供全方位的人员信息,为综合研究分析本单位人员信息、开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助。

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