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档案信息化

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档案管理信息化建设

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匿名  ·  2022-08-10 16:56:35

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  •   基本原则。档案管理信息化建设应遵循以下基本原则:

      坚持统筹规划,统一标准。档案信息化建设是人力资源社会保障信息化建设的组成部分,全国统一规划,统筹推进。按照人力资源社会保障信息系统技术标准体系和相关工作要求,建设统一的档案信息系统,确保信息系统的规范性、开放性、互融性。

      坚持业务协同,信息共享。以制定部级统一规范、推进省级集中建设、实现全国联网共享为重点,减少信息孤岛,实现跨地区、跨层级业务协同以及数据交换。简化优化档案管理服务流程,升级再造信息系统,推动与人力资源社会保障领域相关信息系统之间的数据共享和业务协同。

      坚持分类指导,安全有序。结合各地档案工作实际和信息化建设水平,指导制定科学合理的信息化建设工作方案,分类指导,有重点、分步骤逐步推进。注重信息安全和个人隐私保护,采取切实有效的安全防护措施,增强系统支撑能力,保证系统安全平稳运行。

      一、数字化时代档案信息化建设现状

      在新时代,信息化技术作为推动全球建设和发展的一种方式被广泛应用。社会各界顺应数字化时代的发展趋势,采用信息化手段对自身档案资源进行有效管理,利用信息化技术对档案资料进行收集、整理、分类、归纳,革新社会档案的管理方式,推动社会的现代化发展。

      现今,已有部分企业和学校在发展过程中使用现代化手段对自身工作进行有效管理。然而,在信息化技术的应用过程中,仍然存在许多不足,需要社会各界不断优化。例如信息化专业人才短缺,给社会各界信息化管理工作的开展带来极大的阻碍;基础设施建设不足,即社会各界在综合档案资源的管理中没有意识到信息化手段对综合档案管理发挥的积极作用,使社会各界综合档案管理信息化建设工作无法顺利开展。

      二、数字化时代档案管理信息化建设的意义

      01是时代发展的必然要求

      由于互联网技术的发展和进步,信息化已是保障各行各业工作顺利进行的必备手段,信息化的应用同样也是我国社会各界进行综合档案管理的重要建设方向。推动社会各界综合档案管理信息化建设,能够有效地保证社会综合档案资源的时效性,使社会的综合档案资源与时代的发展进程保持同步。保证社会组织或团体内综合档案资源的完整性,使档案管理能够在信息化建设背景下实现信息的交流与共享,顺应信息化时代的发展趋势。

      02是社会各界进行现代化建设的重要手段

      信息化时代的到来,使社会各界的现代化建设进程不断加快。社会各组织或团体在数字化时代利用信息化技术推动档案信息化管理的发展,提高了社会档案的管理效率,这是促进社会各界现代化建设的重要手段。

      利用信息化手段优化社会组织或团体的档案管理工作,能够使社会各界更加快速、有效地查询综合档案信息,从而帮助社会组织或团体根据历史的发展状况,制订有效的现代化建设方案,提高社会各界综合档案管理信息化建设效率,以此提高社会各界的档案现代化管理建设水平。

      03是对社会综合档案资源有效保存的一种方法

      大多数社会组织或团体在综合档案管理中,都采用纸质的方式对综合档案资源进行保存。而纸质档案资源的致命缺点就是不易保存,纸质档案在长时间的保存过程中容易被腐蚀、氧化,还容易遭到老鼠和虫子的啃食,导致纸质综合档案的内容缺失,这给社会各界的综合档案管理工作带来了极大的挑战。

      因此,社会各界要将综合档案资源进行信息化管理,利用数字化手段,将纸质综合档案信息进行整理,然后上传到计算机信息系统中,并做好档案信息的备份工作,从而使社会各界的综合档案资源被完整地保存下来。

      数字化时代档案管理信息化建设的措施

      01对传统纸质综合档案内容的信息化建设

      在对社会各界综合档案管理信息化的建设过程中,首先要将传统的纸质综合档案资源转化为数字化的综合档案资源,将纸质版内容“复制”到信息化系统中,并对这些资源进行整理和归纳,并且在后期收集和整理综合档案的过程中,采用电子信息化记录方式代替纸质记录方式,使综合档案资源能被人们快速、准确、有效地查询。

      02建立可行的综合档案管理信息化网站

      网站是人们在互联网畅游中经常使用的信息查询工具,因此,社会各组织应该建立可行的综合档案管理信息化网站,为各组织综合档案信息的上传和查询提供一个有效的媒介,使群众能够在网站中快速、便捷、准确地查询到所需要的相关档案信息,帮助人民群众更加全面地了解社会的发展等信息,提高综合档案资源的利用价值。

      03加强基础设施建设

      基础设施建设是社会各界综合档案管理建设的基础,是社会综合档案信息化网站建设的必备条件。要加强对基础设施建设,需要对计算机系统进行及时更新,为综合档案信息化网站的建设奠定基础,同时也为群众查询社会的综合档案信息提供设备支持。

      04加强对信息化技术人才的培养和聘用

      社会各团体或组织在推动档案管理的信息化建设工作时,加大对信息化技术人才的培养和聘用力度非常重要。档案信息化建设工作的必备要素就是信息化技术人才,具备优秀且充足的信息化技术人才是成功建设档案信息化网络的基础。

      因此,社会各组织或团体在建设过程中,应该加强对社会各团体或组织中综合档案管理人员信息化技术的培训,或者加大对专业信息化技术人才聘用,以推动社会综合档案管理工作的发展,从而组建一支具备专业知识和技能的综合性档案管理团队。

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