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档案整理

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业务档案整理分类方法

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匿名  ·  2022-08-11 10:15:04

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  •   业务档案整理,就是按照文件材料的形成规律,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》提出了档案整理的基本原则,即“遵循文件材料的形成规律,保持文件材料之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用”。按照上述原则,档案整理的基本流程包括:确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具,也就是组件(卷)、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

      组件(卷)

      档案整理的第一步,就是要确定档案的基本整理单位,即组件或组卷,以此明确件(卷)的构成以及件(卷)内的排序。

      在件的构成中,对于照片、录音、录像、实物档案,一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些,收文一般包括文件处理单、文件正本,发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等,各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前、收文在后,正本在前、发文稿纸和定稿在后。

      组卷(以科技档案为例)时,科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台(套)等分别组卷,管理性科技文件应放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后,案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列。

      分类

      分类指的是档案归类,即将完成组件(卷)的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别,揭示档案内在联系,使档案形成一套有机体系。

      文书档案一般采用年度、机构(问题)、保管期限分类项进行复式分类,如:年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构(问题)分类的立档单位,一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)三级分类;规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可采用两级分类,如:年度—保管期限分类法。

      照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似,但一般按照问题进行分类较为适宜,即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类,实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的,也可以不分问题,采用两级分类。常见的分类方法包括:年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

      排列

      排列是在分类方案最低一级类目内,根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内,按时间结合事由排列,同一事由的文件按照形成先后顺序排列;以卷为单位整理的科技档案,科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列,设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列;照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

      编号

      档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合,能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置。

      以件为单位整理档案,按照年度—机构(问题)—保管期限进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—机构(问题)—保管期限—件号。比如,Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件,按照规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的,其档号结构为:全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案,去掉机构(问题)分类要求,按照本规则确定的档号为:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

      以卷为单位整理的档案,其档号结构为:全宗号—目录号(类别号、项目号)—案卷号—件、页(张)号,比如,Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件,按照本规则确定的档号为:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

      编目

      编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录,以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果,依据档号顺序,逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下,档案目录不仅仅体现为纸质目录,同时也体现为电子目录,既方便手工查阅、档案交接,又方便计算机检索。需要注意的是,使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的,项目内容应直接输入完成,不加入空格、回车,以免影响数据完整性,给数据检索带来麻烦。

      虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同,但在具体要求上存在一定差异,尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题,《规定》提出了“卷件融合”新思路,从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来,实现档案资源的融合管理。

      1、档案管理

      在档案管理中,档案收集和档案归档是两项不可或缺的重要组成内容。充分的、全面的掌握档案管理的技巧,则可以促进档案管理质量的有效提升,使得档案管理取得显著的成效。

      一般情况下,档案管理由若干个流程所构成:首先,需要完成档案的搜集等相关工作,将档案装订成册,明确归档的方向,再按照分类标准对于档案进行有序的排列,最后再将整理后的档案进行编目并且进行装盒。

      在实施档案分类过程中,往往以问题或者是机构的不同进行分类,使得档案的有序性可以得到有效的保障,避免今后查找的复杂性和繁琐性。为了提高档案管理工作的质量,必须要严格遵循相关的原则进行管理。

      2、现阶段档案管理工作中存在的问题

      2.1、档案管理工作中存在的不足之处

      现阶段,单位在实施档案管理工作过程中,最为显著的问题在于管理理念较为落后。随着我国现代档案管理工作的不断发展与进步,传统的档案管理理念已经无法适应于全新的要求。随着经济社会的不断发展,档案管理工作已经涵盖了所有的行业,无论是档案的内容还是档案的形式均已经发生了翻天覆地的变化,这就导致档案管理工作的复杂程度得到了显著的提升。

      因此,为了更好的满足档案管理的不断发展,档案管理人员必须要及时更新理念,加强自身的学习,不断丰富自身的档案管理知识和经验。另一方面,通过相关的调查研究可以发现,单位内部档案管理的从业人员,大部分是由单位内部其他岗位的工作人员兼任的,或者是由其他岗位调动而来的,这些档案管理工作人员并非档案管理专业初审,这就导致整个档案管理团队的管理能力水平处于较低的水平,对于档案管理工作的顺利实施和开展带来了一定的难度。

      2.2、档案归档整理过程中存在的不足之处

      通过对档案管理工作的实际情况进行分析,可知我国一部分档案管理人员还未能够充分意识到档案管理工作的重要性,并未熟练的、全面的掌握档案归纳整理技巧。例最为明显的问题在于档案管理工作人员对于档案并没有形成一个清晰的、准确的认识,如针对部分篇幅较大的档案,无法确定是应该保留还是删除。这就导致在档案整理归纳整理过程中保留了大量不必要的文件,从而导致档案存储空间被占用,同时,还投入了档案人员的精力。

      2.3档案分类工作存在的不足之处

      在档案分类过程中,存在的问题主要表现在未能够充分的、全面的考虑实际工作的情况,制定科学的、合理的档案分类方案。分类的标准往往交叉使用,导致档案归档存在着非常明显的分散性特征。根据档案管理办法的相关规定,档案归档的分类方式主要可以分为三种:

      即保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度。但是,在实际的归档过程中,一般采用的方法为级次分类法和收文发文分类法等,这种分类方法缺乏统一性和标准性,将会导致文件检索存在着较大的难度。

      3、档案管理归档整理分类的技巧

      3.1、档案管理的相关技巧

      档案管理的技巧是处于不断变化之中的,其并不是固定不变的。档案管理的技巧与时代发展变化两者之间有着密不可分的联系。因此,档案管理人员必须要保持与时俱进的理念,充分掌握时代发展特点的前提下,及时学习和更新自身的档案管理理念,并且将全新的档案管理理念运用于实际工作中,只有这样,才能够取得事半功倍的效果。在档案管理工作过程中,必须要注意以下几点,

      第一,要检查档案是否完好,是否存在破损的情形。对于那些具有重要意义的档案,必须要对破损的地方作及时的记录,避免由于不可恢复性带来的巨大经济损失和文化损失。

      第二,要保证档案的安全性。档案作为重要的决策文件,如果其安全性无法得到有效的保证,将会导致国家的安全、稳定等受到严重的威胁。值得注意的是,在档案管理过程中,必须要采取积极的、有效的方式延长档案的寿命,有效避免不必要的损失。

      3.2、档案归纳整理技巧

      在对档案实施整理归纳过程中,

      第一,要对档案文件有一个大致的了解,明确档案中哪些是有价值的,哪些是需要删除的。采取科学的、合理的方式对于档案进行归纳整理,根据重要性原则对于档案进行分析。同时,在归纳整理过程中,要密切注意不同档案之间的关联性,切忌将档案分离开来。

      第二,要加大档案收集的力度,使得档案的完整性可以得到有效的保证,避免出现信息缺失的情况,确保档案整理工作的顺利实施和开展。

      第三,在归纳整理过程中,如果发现档案的类目存在着不一致的情况要进行及时的修订;对于已经修订的档案要进行及时的修改和更正。

      3.3、档案的分类技巧

      在档案分类过程中,要做到对档案文件的内容有一个大致的了解,紧密结合档案的具体内容保证档案分类的科学性和合理性。在档案工作中,分类是核心工作内容。档案分类的准确性程度将会直接对档案信息的提供以及档案的利用率带来显著的影响。同时,还需要对分类文件有明确的标识,提高查找的便捷性,推动档案工作的顺利实施和开展。

      综上所述,档案工作对于现代社会的发展将会带来的积极的作用,促使人们可以明确未来发展的具体方向。因此,企事业单位必须要加大对档案管理工作的重视程度,采取有效的方式解决档案管理工作中存在的问题,掌握档案管理归档整理分类的技巧,提高档案管理工作的成效。

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