招投标文件档案整理

　　招标档案整理是建设项目档案中的重要内容，也是建设项目档案验收、建设项目竣工验收的重点内容。本文主要对建设项目招标档案的形成、收集、整理、组卷、保管期限划分等方面进行讨论。

　　一、招标文件的组成

　　问：什么是招标档案？

　　答：简单来说，招标档案就是在建设项目招标、投标过程中形成的、需要归档以备今后查阅的招标文件。招标档案反映了建设单位对建设项目批复中要求进行招标工作的项目或者按照我国现行招投标法律法规规定应当招标的项目的招标过程及结果，招标档案是进行建设项目财务决算审计、建设项目档案验收、建设项目竣工验收时必须检查的内容。

　　问：在什么情况下会形成招标文件？

　　答：档案整理人员应当明确，在建设项目档案整理中招标文件不属于必然会形成的归档文件。这是由于招标文件的形成特点所决定的，也就是说，如果建设项目中没有进行招标活动，就不会产生招标文件，当然也就不会形成招标档案。

　　只有在建设项目批复文件中规定要进行招标(如批复文件规定要进行公开招标或邀请招标，建设单位就必须按批复文件的要求进行招标活动)，或按照我国现行招投标法律法规规定应当招标的项目(如按我国自2018年6月1日开始执行的国家发改委令第16号《必须招标的工程项目规定》)的规定，全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资、使用预算资金200万元人民币以上并且该资金占投资额10%以上的项目，或使用国有企事业单位资金，并且该资金占控股或者主导地位的项目，必须招标。

　　建设项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等采购项目；施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购单项合同估算价在100万元人民币以上或同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计达到前款规定标准的，都必须招标。

　　这就是我们经常说的项目应当“应招必招”，只有在这种情况下，才会形成招标文件和招标档案。

　　问：招标文件有哪些类型？

　　答：可以按招标类型，把招标文件划分为委托招标和建设单位自行组织招标两类：

　　委托招标：如果批复文件要求进行委托招标，则应当按照要求首先完成招标代理机构的选定工作(如果招标代理合同估算价也超过200万元以上时，还会出现选择招标代理机构的招标文件)，会形成招标代理合同及相关技术协议；招标代理机构起草的招标书及甲乙双方对招标书确认过程的相关文件；招标公告；变更公告(如有)；投标单位递交的投标书及相关过程文件；评标过程文件(如评标专家签到表、评标专家抽取记录表、投标登记及密封性检查表、投标保证金收取记录、开标一览表、商务评分表、技术评分表、评标小组意见等)；由建设单位盖章的评标结果确认书、中标单位公告；中标通知书等。

　　建设单位自行组织招标时招标文件类型，主要区别是由招标代理机构形成的招标文件改为由建设单位出具，形成的招标文件应当涵盖整个招标过程。

　　或按招标过程把招标文件划分为招标阶段招标文件、评标阶段招标文件、中标阶段招标文件：

　　招标阶段：招标代理合同(如有)、招标书、招标公告(如有流标情况时后续的招标公告)、购买招标书单位名单、招标保证金收据(或招标保函)、投标书及答疑澄清文件(需注意：按照我国的合同法等规定，在答疑澄清中各方做出的承诺应当成为合同的组成内容)、招标过程来往函件等。

　　评标阶段：监标委托人委托书、评标专家名单及评标专家承诺书、开标文件、评标打分表(含单项打分表和评分汇总表；如采用电子评标方式，则有部分打分表可能不会产生)、评标小组评标意见书(含拟中标通知书)、废标记录表等。

　　中标阶段：中标公告、建设单位确认中标单位文件，如中标单位未按规定签订合同时由第二中标单位替补的确认文件等。

　　问：为什么要重点关注招标过程文件整理？

　　答：招标过程文件是指在建设项目的招标、投标过程中，由招投标各方在明确相关招标文件(投标文件)中形成的文件，如招标代理机构向建设单位递交的请求审核其撰写的招标书合规情况函件及建设单位的回复意见函件、招投标单位对招标书内容提出的答疑澄清及承诺函件、评标过程中的专家签到表、参加开标仪式的签到表、缴纳投标保证金及退还投标保证金的财务文件、发布招标公告或中标公告的来往函件等，都属于招标过程文件，需要注意收集完整。

　　二、招标文件形成的特点

　　问：招标文件的形成特点是什么？

　　答：大致来说，招标文件具有法规性强、阶段性明显、工作流程化、招标过程不可逆性等特点。

　　法规性：首先，招标活动是按照国家相关部门发布的招投标法律法规进行的，因此，招标文件应当符合相关要求。

　　阶段性：招标活动的过程具有明显的阶段性，如可以把招标过程划分为招标阶段、评标阶段、中标阶段、签订合同及履行合同阶段等；在不同招标活动阶段所形成的招标文件既相互衔接又具有显著的区别。

　　工作流程化：招标活动是按照招标工作流程进行的，每进行到相应阶段，就会形成对应的招标文件，不会混淆。

　　过程不可逆性：招标活动的基本特点就是不可逆性，一旦形成就不能变动；而招标文件是判断招标活动是否合法合规的主要依据。

　　问：如何处理招标文件的原件归属问题？

　　答：随着建设项目各参建单位档案意识的不断加强，参建单位对招标文件原件归档流向也出现了“争抢原件”现象，如一些招标代理机构就规定，在招标活动中形成的招标文件原件应向招标代理机构归档，而建设单位也要求归档招标文件原件，在这种情况下，如何处理好招标文件的原件归档流向就成为大家关心的问题。

　　如在《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)的4.2归档文件质量要求中明确：“归档的纸质工程文件应为原件。”按照建设项目档案完整性的要求，招标文件也属于工程文件，归档的纸质工程文件也应为原件，于是就可能出现招标代理机构和建设单位“争抢”原件的现象。

　　为避免出现这种“争抢”原件的现象，可以采取两种方法：一是在签订招标代理合同时，就约定好招标文件原件的归档流向，如规定由建设单位收集原件归档、招标代理机构收集副本(在招标活动中，招标文件的正本和副本是同时形成的，实际上都可以看作是招标文件原件)文件或复印件归档。

　　或者在招标活动进行过程中，在允许的情况下多准备一套表单，如专家签到表、评标打分表等，在招标评标过程中让相关人员“多”签一套文件，或许可以在一定程度上满足大家都想要“原件”的归档愿望。

　　问：项目批复文件未要求招标，但建设单位组织了招标时形成的招标文件如何处理？

　　答：在建设项目档案验收或建设项目竣工验收时，项目验收组会依据项目批复文件(可研批复、初设批复等)中提出的招标内容对归档的招标文件进行检查；建设单位如果对批复中未要求招标的项目也组织了招标活动，建议在进行项目档案验收或项目竣工验收前把这一部分的招标文件收集整理后单独存放，暂时不要纳入项目档案验收或项目竣工验收范围，待项目竣工验收结束后，再把这些招标归档文件放入相关案卷中。这只是个建议，因为这样可以减少项目验收时的工作量和差错率。

　　三、招标文件的收集要点

　　问：如何利用招标文件的阶段性特点及时收集招标文件归档？

　　答：对于招标文件的收集来说，应当了解招标文件的形成过程与产生的文件类型，“盯”住各招标阶段工作节点来完成招标文件的收集工作，为下一步的整理、组卷工作打好基础。

　　1.档案人员应当与项目部负责招标工作的人员保持密切的沟通，经常参加项目工作会议，了解项目招标工作安排，以便及时跟进。

　　2.档案人员可以设计一张“项目招标一览表”，登录需要跟踪的招标项目的进度、内容等，做到“心中有数”；可以按DA/T28中有关“档案交底”的规定，提出招标文件的归档交底，让项目部招标人员“按图索骥”。

　　3.具体到每个招标项目，可以按照招标阶段、评标阶段、中标阶段来收集相关的招标文件归档，基本上可以实现“一网打尽”不留死角的收集目标。

　　问：怎样提高招标文件的收集质量？

　　答：可以利用GB/T50328、DA/T28等建设项目档案整理标准中有关“合同整理”的内容，在相关合同中或招标文件中，对招标文件的格式、装订、原件流向等做出约定，然后督促相关参建单位按合同做好招标文件的归档文件质量整理，如可以在合同或招标书中，提出应对招标文件从封面开始连续编写页码(封面不编写页码、第二页从“2”开始编写页码等)，招标文件的正本应当使用不锈钢书钉等符合归档要求的制定方式等。

　　四、招标档案的整理与组卷

　　问：招标档案整理的基本原则是什么？

　　答：关于招标档案的整理组卷，依然应当遵循“尊重归档文件形成规律、保持归档文件之间有机联系”的科技档案组卷原则，对相关归档文件按建设单位制定的档案分类规则进行分类、整理、组卷、排列。

　　问：建设项目依据性文件（红头文件）如何整理为好？

　　答：在项目档案验收中，经常会遇到建设项目的“红头文件”该如何处理的问题，按照科技档案成套性整理原则，这些“红头文件”分门别类地纳入相关科技归档文件中组卷是最为理想的；但是，由于不少建设单位档案室把“红头文件”都划分归入“文书档案”中，在这种情况下，可以把这些划分归入“文书档案”中的“红头文件”档号标注在相关案卷的卷内目录中作为补救办法。

　　问：项目档案验收前应当重点收集哪些文件？

　　答：项目档案验收前，可以把国家相关部门印发的〔2013〕1016号文件规定的文件作为收集重点：“项目竣工验收应收集全以下文件资料：

　　1.建设依据；2.已验收的单项工程竣工资料；3.环保、消防、人防、安全设施、职业卫生、档案等单项验收意见，所在地工程质量监督部门质量判定意见；4.引进技术或成套设备的合同以及国外提供的设计文件等资料；5.全部工程档案资料，包括建设时期勘察、设计、施工以及其他综合性的图纸资料；6.竣工验收总结报告(具体内容见相关文件)。在进行项目档案验收前，应当把这些依据性文件都收集归档，以备验收时供验收专家查阅。

　　五、招标档案保管期限的划分

　　问：以什么标准作为划分招标档案保管期限的依据？

　　答：招标档案的保管期限，可以按照DA/T28—2018标准的附录B所列表B.1《建设项目归档文件范围和保管期限表》来进行划分。

　　永久保管：中标单位投标书及澄清、修正补充文件，评标报告、定标文件、中标通知书。

　　长期保管(30年)：招标计划及审批文件，招标公告、招标书、招标修改文件、答疑文件、招标委托合同、资格预审文件、开标记录、评标人员签字表、评标纪律、评标办法、评标细则、打分表、汇总表、评审意见。

　　短期保管(10年)：未中标的投标文件，或不归档保存(作资料保存)。

　　问：允许延长未中标单位的投标书等招标文件的保管期限吗？

　　答：建设单位可以根据自己今后工作需要延长未中标的投标书等招标文件的保管期限，具体的保管期限可以由建设单位自行规定。

　　1、清理归类

　　物资部安排专人对数百册档案资料进行了逐册查验，共剔除两大袋、百余册流标或无价值的资料。同时，对综合整理、应答文件、过程文件及标包文件进行了分类。

　　2、编码扫描

　　对需要保管存放的档案重新进行梳理，没有页码的全部编写页码，对所有的资料进行电脑扫描备份，制作案卷和卷内目录以及封面、背考表、脊背文件名等，建立与纸质档案对应的完整的电子化档案。

　　3、装订成册

　　电脑录入完成后，对整理好的资料进行打洞线装，再胶粘背考表。在档案盒上贴好封面和脊背，最后按照脊背文件名“对号入座”装进制作好的案卷。一本本、一盒盒整齐美观的档案制作成功。

　　下一步，物资部将对344盒档案落实专室专柜专人整理，对今后出现的文件资料，做到随时收集随时整理成册，科学规范整理，充分发挥档案服务保供的作用。