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文件整理与归档

1个回答

匿名  ·  2022-03-30 09:59:23

377

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  •   大家好,今天小编又为大家分享档案管理干货了,本篇分享主要内容为文件整理与归档,带大家了解一下文件整理与归档的流程及文件整理归档技巧。

      一、文件整理与归档的整理流程

      (一)立卷基础

      文书处理部门或人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料,根据文件之间固有的联系及形成的规律,组成案卷的过程称为立卷。立卷的含义;立卷特征及其运用。

      (二)立卷环节的选择

      部门立卷是由文书处理部门或人员承担文件材料立卷工作的一种立卷环节模式,主要包括集中式、部门式和“谁办谁立卷”等具体模式。文件处理部门与机关档案室结合立卷是以机关文书处理部门或人员为主,由文书处理部门和机关档案室共同承担机关文件材料立卷工作的一种立卷环节模式。从机关档案室介入立卷工作的深度看,有组织型、分工型、兼职型三种基本类型。

      (三)立卷的准备工作

      立卷工作会议;立卷业务培训;文件材料的收集和清理;机关档案室在立卷工作中的作用。

      (四)拟定(或修订)立卷类目

      立卷类目是机关文书处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测,对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法,预先拟制(修订)的新年度归档文件的类目表,又称为案卷类目、立卷条款、立卷计划等。立卷类目的拟制(修订);立卷类目的结构和内容。

      (五)平时归卷

      平时归卷是立卷人员按照当年拟订(或修订)的立卷类目的要求,在日常工作中随时将已办理完毕的文件材料归类、归卷(或组卷),到年终与其他案卷一并归档的一种立卷方法。平时归卷的目的;平时归卷的主要措施。

      (六)卷内文件的排列与编目排列卷内文件

      编页(件)号;

      填写卷内文件目录;

      填写卷内备考表;

      拟写案卷题名;

      填写案卷封面;

      装订案卷。

      (七)案卷的排列与编目

      排列案卷;

      编制案卷号;

      编制案卷目录。

      二、文件整理归档技巧

      文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件,

      1、文件正本与定稿为一件(重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的,其正本与历次稿包括定稿各为一件)。

      2、正文与附件为一件(附件是指附属于正文之后的其他文件材料,作为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、统计数字,正文批准或发布的法规文件等等。一般来说,正文与附件为一件,如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件)。

      3、原件与复制件为一件(对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件(如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件),以及使用中出现破损的文件,应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件)。

      以上就是小编今天给大家带来的关于文件整理与归档的内容,希望能帮助到大家。

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