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档案整理

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档案整理情况说明

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匿名  ·  2022-08-11 15:46:22

3301

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  •   档案整理就是以件为整理单位,进行归档文件的整理工作。在信息化管理日渐普及的当下,以件为单位进行整理的方法符合“简化整理,深化检索”的原则,降低了档案工作人员掌握和操作的难度,并使纸质文件材料与电子文件的整理更加有效地联结起来,对于提高归档齐全完整程度和档案整理规范化水平,推动电子文件管理具有重要意义。

      档案整理情况说明

      1、归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系

      2、归档文件整理应区分不同价值,便于保管和利用

      3、归档文件整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理

      4、归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

      整理流程

      纸质文件材料的整理流程包括:组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架等与之相对应,电子文件的整理流程包括:组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储等。

      一、单件归档方法的利与弊

      立卷的整理方法,形成并适用于手工管理,其实质是对文件材料实行了案卷级管理。与其相比,单件归档的整理方法,形成并适用于计算机管理,实质上是从案卷级管理,深入到了文件级管理,在实现文件条目计算机管理(必须可提供多种途径,多种方式,全方位的检索)的基础上,还可以更进一步,实现全文管理,从而为文档一体化管理提供了有利条件。

      单件归档方法的好处主要有:适应办公自动化,文档一体化趋势;化整为零,可以减少文件积压;减少了工作量,如免去了组卷、打页号、拟案卷标题、写卷皮、编案卷目录、编目录号等环节,提高了效率;便于利用和保密;便于档案馆提高进馆质量,减少重复件。

      单件归档方法也有不利的一面,主要是对计算机依赖性很大,必须注意数据安全;文件易散失。

      二、单件归档的整理方法

      1.收集。

      收集要求仍然是齐全完整;收集范围仍然是收文、发文和内部文件。

      2.区分年度。

      原则上按形成年度归档,所以要区分年度。一系列内容有联系的文件,应尽可能待文件处理完毕后,将相关文件集中在同一年度归档。时间跨度特别长的,可分别在形成的当年即行归档。

      3.分类。

      《广东省文件材料归档方法改革方案》(以下简称为《改革方案》)中提出了“年度—机构—保管期限”和“年度—保管期限”两种分类形式。其中,机构的含义,是指本单位内设机构,并非文件发文单位。

      两种分类形式在应用中,要根据工作实际正确选用。如,地级市以下的一般立档单位都不适宜按机构分类。因此,除特殊情况外,各立档单位可实行“年度—保管期限”的分类形式。

      由于以“件”为单位确定期限,所以允许同一事由或问题的文件分散在不同期限。

      4.文件排序。

      先将归档文件材料按三个保管期限分开,不同期限再分别排序。同一期限内,原则上按时间先后排序即可。

      为了便于归档文件的集中调阅及特殊情况下的手工检索,一般要将同一个保管期限的文件材料,按照“机构—时间”先后排列,要尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起,尽可能按照职能、问题、关系、责任者、文号等特征,有规律地进行排列,同一文件的不同稿本,正本在前,定稿在后;不同文字的文本,原文本在前,译文本在后。要使文件实体排列尽可能有规律,以防备特殊情况下的不时之需。

      5.以“件”装订。

      归档文件应按件装订。所谓“件”,一般是以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。转发文与被转发文为一件。有价值的文件处理单应予保留,并与被处理文件作为一件。请示与批复要分别为一件,不能视为一件。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;原文在前,译文在后。

      归档文件应去除可能生锈的金属物,重新装订。永久、30年档案可用无酸纸纸袋套装或不锈钢书订装订,也可用棉线装订。短期的可以不起钉,按原装订归档。

      大于A4幅面的材料要折叠为A4幅面,小于16K的材料要托裱,如介绍信等,但原已装订成册的除外。托裱要使用宣纸或白纸,不能用废纸;要托为平面单页,不能重叠。

      6.页数与页码。

      归档文件的“页数”,指归档文件的有效页面数,被转发文件、文件的附件、予以保留的文件处理单、文件定稿等,不论其页面大小、不论原有页码如何编制,均应一并计算总的有效页面数,并准确填入“归档文件目录”。

      文件全文中原有页码不连续、不完整或不符合页数计算规范的,应重新编制连续、完整、规范的页码。

      7.编档号。

      归档文件要逐件在首页右上方或上方的空白处加盖档号章,并填写有关栏目的内容。档号章不可以盖在处理单或白纸上。档号章的项目及填写内容如下。

      (1)全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

      (2)类别号:一个立档单位不同门类档案的代号。如,文书档案为“A”。此项为必填项。

      (3)期限:即保管期限,标注该份归档文件的保管期限。如,永久(可简写永)、30年、10年。此项为必填项。

      (4)年度:指归档年度,并非文件成文年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年。此项为必填项。

      (5)机构:填写文件形成或主办部门的简称或代号,不分机构编档号的单位此栏不填。

      (6)件号:以年度为界,每年必须从1编起,不能跨年度连续编号,各期限分别编流水号。

      关于归档文件材料的档号编制方法问题,《改革方案》中有不分机构的大流水号、分机构的小流水号两种“件号”编制方法。一是以年度为界线,由全宗单位档案室集中整理归档的,一个保管期限编一个大流水号;二是由全宗单位内各部门分别整理归档的,每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。即:大流水号,各机构不断号;小流水号,各机构要断号。由于地极市以下一般立档单位都不适宜按机构分类,因此要相应地采用“大流水号”,即同一立档单位内每年分期限共编三条流水号。

      8.“归档文件目录”及计算机录入。

      “归档文件目录”包括以下基本项目:机构、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

      (1)机构:指文件形成或主办部门,不分机构编档号的,就不能填写“机构”项。

      (2)件号:文件分类排列的编号。

      (3)责任者:指制发文件的组织或个人,亦即文件的署名者或发文机关。

      (4)文号:指文件的发文字号。没有发文字号的不填写。

      (5)题名:指文件的标题,一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题,外加“[]”号;原文有标题但不能说明文件内容的,应重拟标题,重拟标题外加“[]”号附于原标题之后。

      (6)日期:指文件形成的日期。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月数字的右下角加“.”号。

      (7)页数:指每一份归档文件本身的有效页面数。

      (8)备注:用以标注归档的变化情况或参见档号。

      计算机录入要按照“归档文件目录”的基本项目和录入规范,尽量完整准确。录入完毕,要打印出纸质的“归档文件目录”,永久、30年期限的目录需一式两份,10年期限的目录需一式一份。

      9.档案目录。

      档案目录的组成是:归档说明、归档文件目录,外加硬质封面。

      归档说明的内容包括:本年度立档单位主要工作概况,本年度内设机构及机关党、政主要领导人变化情况;本年度文书归档情况(含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等)。

      三个期限的目录必须分别装订,原则上每年应形成三本目录。实际工作中如立档单位归档文件较少,其目录也可在同一期限内按顺序跨年度装订在一本目录硬夹内,即同一本目录内有多个年度,多条流水号。目录夹封面与脊背的项目要填写完整。

      除计算机数据外,归档文件纸质目录的份数,要求打印并装订。永久、30年的纸质目录至少一式两份,其中,一份在档案移交时一并移交到档案馆或文件中心,另一份由立档单位备查;10年的可以一式一份,如有特殊需要可相应增加目录份数。

      除《档案目录》外,各单位应根据实际需要,选择编制一些其他的档案检索工具,如“文号档号对照表”、各种常用的专题目录等,以方便日常手工检索。

      10.装盒。

      就是将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊、备考表等项目。

      文件必须经过装订或装袋,不得散页装盒。同一个流水号内的归档文件按件号顺序装盒,应尽量装满档案盒,档案总量少或最后文件不足一盒的,可适当选用较薄的档案盒。但不同归档年度或不同期限的文件不得同盒。

      档案盒盒脊内容包括全宗名称、全宗号、类别号、机构、年度、起止件号,不按机构归档的机构项目不用填写。由于“盒”不是档案的基本保管和统计单位,因此档案盒不必编制盒号,盒内也不需要编制文件目录。

      备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人,指负责整理归档文件的人员姓名。检查人,指检查文件整理质量的人员姓名。

      11.上架排列。

      分开期限上架排列,各期限适当留有空箱,同期限内按年度连续上架,以便于管理和移交。

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