档案整理服务方案

　　为提高档案管理水平，促进本单位档案管理规范化、科学化、标准化，更好地为本单位各项工作服务，根据《归档文件整理规则》，《科学技术档案案卷构成的一般要求》，《会计档案管理办法》，《照片档案管理规范》结合工作实际，对本单位形成的各种门类文件和载体的档案进行集中统一管理，并按照其内容和载体的不同，制定分类方案如下：

　　一、分类原则

　　以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容和载体形式特点，进行科学分类，保持文件之间的有机联系，便于档案的科学管理和利用。

　　二、全宗内档案门类

　　本单位所有门类、载体档案，共有文书档案、会计档案、照片档案、实物档案、光盘档案、专门(业务)档案、设备档案、基建档案共8大类。

　　三、全宗内各门类档案的分类、编号

　　（一）文书档案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—机构(问题)分类组卷，每个保管期限内案卷号混年度编写大流水号。

　　保管期限为：永久（目录号1）、长期（目录号2）、短期（目录号3）。

　　机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。注：机构分类或问题分类选其一，不同时存在。

　　文书档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　案卷标签采用以下式样：

　　——红色为永久保管期限、绿色为长期保管期限、蓝色为短期保管期，字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—机构（问题）分类法，按归档文件整理规则，以件为单位整理。保管期限为：永久、长期、短期。2007年开始，保管期限为：永久、30年、10年。

　　机构分类类目为：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委七个。

　　文件件号编制为：按照保管期限—年度—机构（问题）分别编制流水号。

　　3.归档章的使用：

　　在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。

　　归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图）。

　　①全宗号：C80是由档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的暂时不填。档案管理软件中可用单位名称的拼音字母代替。（以下各门类的全宗号填写都按此规定）

　　②年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○二年表示为"2002"，不能简化为"02"。

　　③室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。

　　④保管期限：归档文件保管期限统一为"永久"、"长期（30年）"、"短期（10年）"标识。在2006年前的档案保管期限是永久、长期、短期；2007年开始根据国家档案局8号令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；例：办公室、公交科、出租科、市场监督科、信息科、工会、团委。按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的“问题”可以填写原大类代号。

　　⑥馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。

　　⑦总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。

　　4.档案盒盒脊：

　　在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。

　　全宗号用红色耐久材料盖章，其余用黑色耐久材料盖章，其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号。

　　盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写，平时用铅笔填写，脊背上的字体是仿宋4号

　　6.卷盒排列方法：

　　以件为单位整理的档案按保管期限—年度—机构（问题）顺序排列。

　　（二）会计档案

　　按会计档案管理办法规定，以卷为保管单位。

　　采用核算单位——年度——形式（名称）分类。核算单位按顺序从1开始编制流水号，每个核算单位对应一个目录号。

　　如：核算单位有3个，核算单位代号1为行政会计(目录号4)，核算单位代号2为党委会计(目录号5)，核算单位代号3为工会会计(目录号6)。(注：这里的样本目录号是临时的，各单位要根据你前面的文书档案的目录号确定目录号，核算单位有几个要给几个目录号)

　　案卷号编制方法：

　　同一核算单位下按照凭证、帐簿、财务报表、其他顺序排列编年度小流水号。

　　会计凭证装盒，财务报告和其他类用硬卷皮装订，会计账薄不另加装具，加贴规定的封面。

　　会计档案档号编制方法：

　　全宗号—目录号—年度—案卷号。

　　蓝色标签代表定期保管期限，红色标签代表永久保管期限，全宗号、目录号用红色耐久字迹，其余用黑色耐久字迹。

　　背脊标签粘贴方法：离底边2公分处粘贴。

　　（三）照片档案（目录号7）

　　按年度(内容)分类并组成案卷，以张为单位，按拍摄时间先后顺序排列，编写卷内照片小流水号。每一本照片册为一个案卷号，混年度编写案卷大流水号，并编制案卷目录。案卷封面不填写内容，背脊采用标签。四线格标签(或者用文书档案标签)。

　　保管期限：永久。

　　照片档案档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　照片的整理：

　　题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由、背景、摄影者六要素尽可能齐全。

　　（四）光盘档案（目录号8）

　　光盘类档案以张为保管单位，每一张为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按照混年编大流水号。

　　保管期限：永久。

　　档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　标签：有二种式样如下。多可以用。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　——红色为永久保管期限、字体是仿宋4号。

　　背脊标签粘贴方法：离底边3公分处粘贴。

　　（五）实物档案（目录号9）

　　实物类档案以件为保管单位，每一件为一卷，按形成时间的先后顺序排列。案卷号的编制按混年编大流水号。

　　保管期限：永久

　　档号编制方法：全宗号—目录号—案卷号。

　　标签：式样如下。标签在实物背面离底边左边(或者右边)3公分处粘贴。(上下左右各单位自已统一)

　　（六）专门(业务)档案

　　业务档案分为公交行政许可档案、出租车行政许可档案、出租车行政处罚档案、三轮车从业人员管理档案四种。

　　专门(业务)档案的档号编制方法：全宗号—分类号—年度—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号KG表示，二级类目采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“.”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级编年度小流水号。

　　标签：式样如下。标签的位子离底边3公分处粘贴。

　　专门(业务)档案分类号附注表

　　分类号

　　档案内容

　　KG·1

　　公交行政许可档案

　　KG·2

　　出租车行政许可档案

　　KG·3

　　出租车行政处罚档案

　　KG·4

　　三轮车从业人员管理档案

　　（七）设备档案

　　设备档案按各种设备型号分类组卷。

　　档号编制方法：全宗号—分类号(设备代号民)—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号S（设备）表示，二级类目为设备代号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级类目下编流水号。

　　标签：在科技档案盒档号位置粘贴。在档号上面盖期限图章。

　　（八）基建档案：

　　基建档案按建设工程项目分类组卷。

　　档号编制方法：全宗号—分类号(项目代号)—案卷号。

　　分类号一级类目采用代号J（基建）表示，二级类目为建设项目顺序号，采用阿拉伯数字代表，类目之间用间隔符号“▪”分开，分类号与案卷号之间用“—”表示。

　　案卷号在最低一级类目下编流水号。

　　标签：在科技档案盒档号位置粘贴。在档号上面盖期限图章。

　　工作档案整理方法

　　一、整理内容：

　　（一）、活动主题与方案（或活动通知）

　　（二）、活动过程

　　1、文字资料

　　2、图片资料

　　3、影像资料

　　（三）、活动结果

　　1、活动总结

　　2、获奖成果（获奖名单、奖状等）

　　3、其他（如新闻报道、评价反馈意见等等）

　　二、保存形式

　　1、电子文档（文字版）、电子文档（图文版）、图片、音像。

　　2、纸质打印，装订成册。

　　3、自己留存一份，随时报档案室存储一份，电子资料发档案室邮箱一份，发办公公共邮箱一份。

　　三、注意事项

　　1、及时整理归档，材料整理归档，才意味着活动工作结束。

　　2、图片资料下方要有简要文字说明。

　　3、一项活动至少要有3张图片佐证，6——9张为宜，大型活动不限。

　　4、一项主题活动整理成册，可以在不同检查中抽调使用，使用后还要归还原处。

　　5、一事一整理，一事一归档。

　　工作档案整理方法

　　一、整理内容：

　　（一）、活动主题与方案（或活动通知）

　　（二）、活动过程

　　1、文字资料

　　2、图片资料

　　3、影像资料

　　（三）、活动结果

　　1、活动总结

　　2、获奖成果（获奖名单、奖状等）

　　3、其他（如新闻报道、评价反馈意见等等）

　　二、保存形式

　　1、电子文档（文字版）、电子文档（图文版）、图片、音像。

　　2、纸质打印，装订成册。

　　3、自己留存一份，随时报档案室存储一份，电子资料发档案室邮箱一份，发办公公共邮箱一份。

　　三、注意事项

　　1、及时整理归档，材料整理归档，才意味着活动工作结束。

　　2、图片资料下方要有简要文字说明。

　　3、一项活动至少要有3张图片佐证，6——9张为宜，大型活动不限。

　　4、一项主题活动整理成册，可以在不同检查中抽调使用，使用后还要归还原处。

　　5、一事一整理，一事一归档。

　　人事档案整理细则

　　第一章总则

　　第一条

　　为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

　　第二条

　　本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

　　第三条

　　一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

　　第四条

　　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

　　第五条

　　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　第二章档案机构及其职责

　　第六条

　　国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　第七条

　　机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

　　第八条

　　中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

　　第九条

　　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。

　　人事档案整理细则

　　第一章总则

　　第一条

　　为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。

　　第二条

　　本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。

　　第三条

　　一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。

　　第四条

　　各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。

　　第五条

　　档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

　　第二章档案机构及其职责

　　第六条

　　国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

　　第七条

　　机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

　　第八条

　　中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。

　　第九条

　　档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。