欢迎来到档案界!2024年04月18日

档案整理

当前位置:首页 > 档案界问答 > 档案知识 > 档案整理

公司档案整理如何分类

3个回答

匿名  ·  2022-08-11 16:29:26

2011

全部回答(3)
  •   公司档案是公司文件在完成现实执行效用以后,按照一定的要求,经过一定手续,整理转化成为公司档案。公司档案整理分类必须做到科学、有序的管理,才能发挥其在公司经营管理中的凭证依据和借鉴参考作用。

      而为保证公司档案分类的科学性,必须遵循公司档案的分类规则。以下是公司档案整理如何分类规则,仅供学习参考!

      公司档案的分类规则

      1.排他性

      公司档案分类时,同位类目必须互相排斥而不能重合。这就要求同位类目的内涵清楚,类目外延界限分明,如果类目外延重合、跨越了两个类目,这就很难保证归类的一致性。

      2.同一性

      即保证类目排他性规则的贯彻。它要求针对同一上位类的划分必须使用同一个分类标准。因为类目的形成是运用分类标准去衡量某一个对象的结果。在每一层次的分类中,只有运用同一个标准去衡量或划分分类对象,形成的类目才能互相排斥;反之,用不同标准划分同一个上位类,必然造成类目之间的交叉或重合。

      3.效用性

      要求公司档案分类要适应公司档案及其管理特点,追求分类的整体适用效果。

      4.灵活性

      公司档案分类同一般的逻辑分类不完全相同,逻辑分类要求遵循“相应相称”规则和“不越级”规则;公司档案分类则必须考虑分类对象的数量,无法彻底实现“相称”和“不越级”划分的原则。相反,从便于管理的需要出发,公司档案的分类层次并不是越多越细越好。层次越多,类目就越多,反而因增加了头绪而使管理变得复杂化。

      因此,对公司档案分类的层次与类目设置可以灵活处理,不强求一致。公司档案分类的灵活性,在不影响分类科学的前提下,增加了分类的实用性,满足了公司档案科学管理的需要。

      设置合理的档案类别,用以规范本公司档案的整理,达到对公司档案的科学管理和有效利用。

      除以上四点分类原则以外,还需要把握以下几点情况:

      (1)熟悉公司的经营性质,了解公司的管理模式,生产情况、营销方式以及内部机构设置情况。

      (2)掌握本公司文件材料形成的来源和渠道,熟悉文书工作和档案工作的一般规律。

      由于文件材料是档案的前身,档案是文件材料办理完毕后的归宿,运用公司档案分类的原则和方法整理档案,是文件履行完现行领导、指导作用后成其为档案的一个重要环节,也是日后有效利用档案前提和基础。

      (3)要具备档案管理的相关业务技能,将档案管理的原理与本公司综合档案实际相结合,从全局上去把握公司档案分类工作,制定出符合客观的公司档案类别设置合理的档案类别,用以规范本公司档案的整理,达到对公司档案的科学管理和有效利用。

    点赞
    举报
  •   档案的形式是丰富多彩的,不仅纸质文件材料是档案,图纸、照片、电子数据等材料也是档案,而且,档案的形式还在不断的变化,比如在电子档案产生的基础上海产生了三维立体档案等。档案分类的终极目标就是为了具体认识档案,科学管理档案,准确查询档案。

      过去,在没有利用计算机管理档案的时候,我们一般分类的做法就是,从大到小,一直分到最小的类,然后通过登记的目录及库位号的方式进行查找。

      随着通过计算机管理档案,以及依靠档案管理软件进行检索,我们一般利用关键字搜索,即可以快速的到找到想要的档案,随着条形码、RFID条码的应用,目前也提出了无序存放有序查找的思路,每份档案有一个唯一的条码或RFID码,对应实体档案存放位置。

      那么,接下来我们了解下档案是如何分类的呢?

      档案分类就是依据一定的标准,按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点,对档案进行有层次的区分,并形成相应的体系。

      广义为档案概念分类、档案实体分类、档案检索分类的总称。这三种分类的功能各有侧重:

      1.概念分类主要为了具体认识档案;

      2.实体分类主要为了科学管理档案;

      3.检索分类主要为了准确查寻档案;

      狭义指全宗内档案分类,即档案整理的分类,目前,我们档案界一般把档案划分为文书档案、科技档案、专门档案和音像档案(或特殊载体档案)等种类。

      概念分类

      01、根据档案的形成

      根据档案形成者,可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。社会组织档案分为特定的社会组织文件。

      02、根据档案内容性质

      根据档案内容性质,可分为立法档案、行政档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。

      03、根据档案的载体形式

      根据档案的载体形式,可分为时刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等。

      04、按照记录信息方式

      按照记录信息方式,可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。这些类型的档案在管理和利用上都有其自身的特殊性。

      05、按照记录信息时间

      按照记录信息时间,可分为古代档案、近代档案和现代档案。古代档案和近代档案常被统称为历史档案。近现代档案还可分为建国前和建国后档案,建国前的档案还可进一步分为:明朝档案、清朝档案、革命历史档案和民国档案,等等。

      06、根据档案所有形式

      根据档案所有权形式,可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。对不同所有权的档案,要按照档案法规的规定,分别采取不同的收集和管理办法。属于国家所有的档案,要按规定向国家档案馆移交。属于集体或个人所有的档案,其所有权的转让,一般要在自愿、合法基础上进行,档案所有者可向国家档案馆捐赠、出售或寄存。

      检索分类

      档案信息检索分类,是以档案记述的内容为对象进行等级分类的逻辑体系。它以国家机构、社会组织从事的社会实践分工为基础,以档案记述的事物属性关系为依据,按照逻辑方法进行统一分类,不受档案所属全宗的限制。

      实体分类

      以档案实体为对象,按照其形成特点和历史联系,逐级分为多种类别。包括三级分类层次:

      01、国家档案全宗的分类

      是对国家全部档案进行最高层次的分类,一般是按照档案的历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性以及档案制成材料属性进行划分。此种分类是各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。

      02、档案馆馆藏档案的分类

      指对一个档案馆全部馆藏档案的分类,一般以全宗作为基本单位。根据每个馆馆藏全宗情况不同,可按全宗所属的历史时期、机关性质、部门系统或其他联系进行分类。此种分类对分库管理和排架的合理化起指导和组织作用。

      03、全宗内档案分类

      中国第二历史档案馆,首先按照中华民国时期各个政权划分档案,然后再按全宗的联系分类。

      中国中央档案馆,首先把馆藏档案划分为新民主主义革命时期档案和中华人民共和国时期档案,然后再按全宗的联系分类。

      中国各地方综合性档案馆,首先按历史时期划分档案,然后再按全宗的联系分类。

    点赞
    举报
  •   档案分类常规分为四类:文书档案、科技档案、专门档案和特殊档案;

      文书档案

      主要为党群组织、机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

      科技档案

      主要产生于从事自然科学研究、生产技术和基本建设等活动的单位,一些行政管理单位也有自身的基本建设活动。一些专业主管单位也颁发有关科技工作的指示、决定、规程、规范和审批文件等,在基层科技单位也将这些文件归入科技档案中。包含不限于产品、设备仪器、机械和科研。

      专门档案

      一般为会计档案、人事档案等;

      特殊档案

      有音像档案等;

    点赞
    举报

档案整理档案数字化

档案扫描档案管理软件系统

TEL:13949083182