项目档案整理顺序

　　项目档案整理顺序分为基建手续、招标管理、合同管理、竣工资料、竣工图纸、结算资料、图纸电子文件等七部分。

　　新建项目的竣工资料按照《南昌市建设工程文件归档办法》要求归档，存于南昌市城建档案馆，并于质监竣工验收30日之内存于校档案馆。

　　政府采购招标项目的竣工资料由基建处负责收集整理，决算完成后30日之内存于学校档案馆或政府规定的档案馆。竣工资料统一决算送审资料。

　　零小维修项目的竣工资料由基建处负责收集整理并存档，竣工资料统一决算送审资料。

　　江西省城市建设档案管理办法

　　第一条为加强我省城市建设档案管理、保护和利用，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》等法律、法规，结合本省实际，制定本办法。

　　第二条本省行政区域内城市建设档案的收集、整理、验收、移交、接收、保管、利用等管理活动，适用本办法。

　　第三条本办法所称城市建设档案（以下简称城建档案），是指在城市建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体文件材料。

　　第四条城建档案管理工作应当遵循统一领导、统一标准、集中保管、分级管理和谁形成谁负责的原则，维护城建档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。

　　第五条县级以上住房和城乡建设主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案主管部门的监督、指导。

　　城建档案管理机构（以下简称城建档案馆）负责所辖区域内城建档案的验收、收集、保管和提供利用。

　　省级城建档案管理机构负责省级住房城乡建设管理部门相关城建档案的收集、保管和提供利用。按照国家有关规定适时对本省行政区域内重要城市建设档案电子数据进行备份保存，为应对城市突发性事件提供服务。

　　第六条城建档案馆重点管理下列档案资料：

　　（一）各类城市建设工程档案：

　　1.工业、民用建筑工程，包括工厂、城镇住宅、商业、机关、学校、社会公益事业以及其他公共建筑工程等；

　　2.市政基础设施工程，包括城市道路、广场、停车场、桥梁、涵洞、隧道、排水、污水处理、地下公共设施及附属设施的土建、管道、设备安装工程等；

　　3.公用基础设施工程，包括道路绿化、路灯照明、供水、燃气、热力工程等；

　　4.交通基础设施工程，包括加油站、加气站、充电站、公共交通场站、长途客运场站、铁路运输场站、集装箱运输场站、轨道交通、民用机场、港口、码头、索道、缆车工程等；

　　5.园林建设、风景名胜建设工程，包括城市绿地、公园、动物园、植物园、游乐园、专类园、风景名胜区、标志性设施、雕塑工程、城市古建筑、历史文化建筑、历史文化街区工程等；

　　6.市容环境卫生设施建设工程，包括公厕、垃圾压缩站、垃圾填埋场、垃圾处理以及其他重要环境卫生设施工程等；

　　7.城市防洪、抗震工程；

　　8.结合民用建筑修建的地下防空工程；

　　9.军民共建工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图；

　　10.绿色、智能、智慧、生态建筑工程和海绵城市、城市体检（双修）工程、采用BIM技术工程等。

　　（二）各类城市地下管线工程，包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线工程，以及城市综合管廊、管沟工程等。

　　（三）城市建设系统各专业管理单位（包括城市勘察、城市设计、消防、施工、监理、园林、环境卫生、市政、公用、房地产等管理单位）形成的业务技术档案。

　　（四）有关城市建设、管理的政策法规、科研成果和城市风貌史料。

　　（五）住房和城乡建设部、国家档案局确定的其他城建档案资料。

　　第七条建设单位是建设工程项目的责任主体，对建设工程档案编制、形成、验收、移交等工作负总责，同时建设单位、勘察、设计、施工、监理等责任单位对其编制形成的工程文件材料的真实性、完整性、有效性、可用性负终身责任。在工程竣工验收合格后，建设单位负责向工程所在地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

　　停建、缓建的建设项目工程档案，暂由建设单位保管。

　　建设单位被撤销的建设项目工程档案，应当向上级主管机构或者当地城建档案馆移交。

　　第八条建设项目投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案；涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制竣工图和工程档案，在工程竣工验收合格后向原城建档案馆移交。

　　第九条地下建（构）筑物、管线工程竣工验收合格后，建设单位应当按规定向城建档案馆报送包括竣工测量成果在内的工程档案。

　　供水、排水、燃气、热力、电力、电讯等城市地下管线专业管理单位，应当将更改、报废、漏测部分的地下管线档案及时修改补充到本单位的地下管线专业图上，并及时向城建档案馆移交。

　　城市地下管线普查和补测补绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束后3个月内向城建档案馆移交。

　　第十条建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用1至5年后，按本办法全部向城建档案馆移交。有长期保存价值的档案，由城建档案馆根据城市建设的需要选择接收。

　　第十一条报送、移交城建档案应当符合下列规定:

　　（一）档案应为原件，依照有关规定允许报送副本或者复制件的，复制件应当注明原件的保存处，并且加盖原件保存单位印章。

　　（二）档案内容真实、完整、有效、可用。竣工图与工程实体相符，图样清晰，签章手续完备。

　　（三）移交建设工程档案时，应当同步移交纸质档案、电子档案、声像档案。建设工程归档文件包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

　　（四）电子档案的内容应与纸质档案一致，声像档案应当主题明确，内容完整，图像稳定、画面清晰，色彩真实。

　　（五）采用建筑信息化模型（BIM）技术的建设工程项目，BIM技术资料应当与工程档案一并收集移交归档。

　　（六）档案的整理编制符合有关技术规范，档案装具符合国家标准。

　　（七）符合技术规范的其他要求。

　　第十二条除法律、行政法规另有规定外，作为政务服务事项办理依据的电子证照，以及加盖电子印章、电子签名的电子文件材料，可以不再以纸质形式归档和移交，符合档案管理要求的电子文件直接以电子形式归档，电子档案与纸质档案具有同等法律效力。需要将电子文件转换为纸质文件归档保存的，转换的纸质文件不需再行实体签名、盖章。

　　城建档案馆应主动做好与政务服务机构、建设系统各行业、专业管理部门的协调和对接，明确相关电子文件归档管理要求，畅通电子文件移交归档渠道，加强建设工程联合验收审批服务系统和专业管理部门业务管理系统有关电子文件材料的收集归档工作，逐步实现电子文件信息数据向城建档案馆及时推送移交归档。

　　涉及保密的地下管线、测绘成果等电子档案资料，应严格按照国家保密要求进行流转和归档。

　　第十三条电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案移交可以采用在线移交或离线移交。移交电子档案时，应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质。

　　城建档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的可用性和安全性。

　　第十四条列入城建档案馆接收范围的工程，城建档案馆应按照建设工程竣工联合验收的规定对工程档案进行验收。

　　第十五条根据工程建设项目审批制度改革有关精神，建设工程档案验收审批事项符合告知承诺制的要求，是否采用告知承诺方式办理，由建设单位自愿选择。

　　第十六条住房和城乡建设主管部门应当在江西政务服务网（工程建设项目审批管理系统）、部门网站、部门办公场所、“一窗受理”窗口等公共平台、场所，公布“建设工程档案验收告知书”（以下简称告知书）（样式详见附件1），“建设工程档案验收审批承诺书”（以下简称承诺书）（样式详见附件2）等办事指南和申请表单，便于申请人查阅下载。

　　第十七条城建档案馆应按照下列程序开展建设工程档案验收工作：

　　（一）在联合验收前，为有需求的建设单位提供工程档案验收指导服务。

　　（二）收到工程档案验收申请后，3个工作日内完成审查，并提出受理意见。

　　建设单位申请告知承诺制办理审批的，应提交签署的“承诺书”。

　　（三）自申请受理起，7个工作日内，提出“合格”或“整改”的验收意见（样式详见附件3）。提出“整改”意见的，应一次性告知整改内容和要求，整改后申请重新验收。

　　（四）工程档案验收通过后，应办理工程档案移交接收手续，打印移交目录清单，开具“工程档案交接文据”。文据格式要求应符合《档案交接文据格式》（GB/T13968）。

　　（五）对选择告知承诺制办理审批的建设单位进行事后监管，对不实承诺和违反承诺的，提出限期整改要求，对逾期拒不整改或者整改后仍不符合条件的，撤销原工程档案验收决定，并提出对建设单位和相关参建单位依法实施行政处罚和采取信用惩戒措施的意见建议。

　　第十八条列入城建档案馆接收范围的建设工程，按以下标准进行验收：

　　（一）建设工程归档文件材料是否齐全、完整、有效、可用。

　　（二）纸质档案整理立卷是否符合现行《建设工程文件归档规范（GB/T50328）。

　　（三）建设电子文件和电子档案是否符合现行《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117）。

　　（四）数码照片档案是否符合现行《数码照片归档与管理规范》（DA/T50)；录音录像档案是否符合现行《录音录像档案管理规范》（DA/T78）。

　　第十九条建设单位应按下列流程开展工程档案验收的准备工作：

　　（一）在工程开工前，阅读“建设工程档案验收告知书”，熟悉掌握建设工程文件编制、形成，以及工程档案归档整理、竣工验收、报送移交等相关规定和技术标准。

　　（二）在工程招标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同或补充签订协议时，应明确竣工图编制单位，工程档案编制责任、编制套数、编制费用，以及纸质档案、声像档案、电子档案的编制报送要求，确保工程档案的收集、编制与工程进度同步。

　　（三）负责工程准备阶段、竣工验收阶段归档文件材料的编制、形成、收集、整理、立卷。

　　（四）在工程建设过程中，负责组织对勘察、设计、施工、监理等各方责任单位的工程文件材料编制形成、工程档案整理立卷、日常归档保管等工作，进行监督、检查和阶段性验收。

　　（五）地下管线工程覆土前，依法委托具有相应资质的工程测绘单位进行竣工测绘，形成准确的竣工测绘数据文件和管线工程测绘图等测量成果，一并整理移交归档。

　　（六）在工程竣工验收前，负责组织检查项目归档文件材料是否齐全完整、是否真实可靠、是否签章齐备；竣工图是否与工程实际相符；工程纸质档案、电子档案、声像档案是否按照相关规范整理。根据工作需求，决定是否申请城建档案馆等相关部门给予指导服务。

　　在竣工验收时，负责组织由各方责任单位参加的工程档案竣工验收，并形成建设项目工程档案验收结论。

　　（七）在申请联合验收审批时，提出工程档案验收申请，经城建档案馆受理，取得“建设工程档案验收意见书”。验收意见为“整改”的，应完成整改后申请重新验收。

　　（八）在工程竣工备案前，负责向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案，工程决算、备案审批等后期归档文件资料应在竣工验收合格后3个月内移交完毕。

　　（九）选择告知承诺制办理审批的，按照要求填写“承诺书”，签章后递交城建档案馆或工程建设项目审批综合服务窗口，或通过工程建设项目审批管理系统递交。

　　第二十条城建档案馆应当采取下列措施保管保护城建档案:

　　（一）建立科学地管理制度，逐步实现档案保管规范化、标准化。

　　（二）配置适宜安全保管档案的专门库房，配备防火、防盗、防潮、防高温、防光、防有害生物、防尘、防磁等必要设备和消防报警系统装置。

　　（三）配备城建档案管理信息系统，采取科技手段、运用信息技术，保障电子档案信息移交接收和馆藏档案安全保管保护工作的正常开展。

　　（四）推进传统载体档案数字化，存储的电子档案载体存放环境应当符合信息安全要求，对重要档案实行异地容灾备份管理。

　　（五）建立城建档案资料目录数据库、信息资源数据库，积极开发编研城建档案信息资源，主动为社会提供服务。

　　第二十一条对涉密城建档案的保管、密级变更、解密和销毁，应当按照国家有关法律、法规规定办理。

　　第二十二条城建档案馆在委托档案整理、寄存、开发利用和数字化等服务时，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。严格遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。

　　第二十三条公民、法人、其他组织凭身份证、工作证、介绍信等合法有效证明，依法可以利用已开放的城建档案。申请利用涉及国家保密和知识产权保护的城建档案，按照国家有关法律、法规的规定办理。

　　第二十四条向城建档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有利用优先权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，城建档案馆应当维护其合法权益。

　　第二十五条城建档案馆出具的档案复制件，应当按照规定加盖城建档案馆印章。

　　电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

　　第二十六条城建档案馆应当建立健全档案查询利用管理制度。利用档案时，利用者和城建档案馆工作人员，应当遵守国家有关保密和档案管理制度，不得泄密、损毁、涂改、伪造、擅自复制和公布城建档案。

　　第二十七条违反本办法的规定，按照有关法律、法规、规章的规定进行处理。

　　第二十八条本办法自发布之日起施行。

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

　　按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。

　　采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。

　　每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　为使项目档案归档更为及时、完整，便于项目档案管理，方便设计过程的查找，经过多年总结，项目档案归档流程调整如下：

　　1、方案项师在方案报规初步通过后7日内将项目方案设计档案整理齐全后交秘书归档，方案项师对档案完整性和符合性负责；

　　2、施工图阶段各专业负责人应组织设计人在施工图交付后7日内，将本专业提资单、校审记录单、dwg文件（尽量单张归档，以图号做文件名）、dwf文件（单张和整张归档，以图号做文件名）、电子版计算书、地勘报告等档案交专业负责人处归档，专业负责人对本专业档案的完整性和符合性负责，专业负责人确认本专业档案齐全无误后在施工图交付8日内将所有档案交施工图项师；

　　3、施工图项师在施工图交付后10日内，应将本项目设计计划表、设计输入表、评审单、施工图对方案验收单等档案以及各专业负责人提交的档案交秘书归档；

　　4、秘书在各项目施工图交付14日后对上述档案进行整理检查，如发现问题，对出现问题阶段的相关责任人进行通报并计入考核；

　　5、所有项目管理用表均按施工图项师要求统一填写；

　　6、项目实施过程中，相关人员收到的所有与项目有关的档案均应及时交秘书归档。