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档案管理

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人事档案档号

2个回答

匿名  ·  2022-08-12 16:00:34

275

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  •   档号编制的术语

      1.档号档案馆(室)在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。

      2.档号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。

      3.全宗号档案馆(室)给定每个全宗的代码。

      4.案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码。

      5.类别号馆(室)藏档案类别的代码。

      6.项目号产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号案卷号案卷排列的顺序号。

      7.件号案卷内文件的顺序号。页(张)号案卷内文件每页(张)的顺序号。

      8.代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理数字、字母、汉字及其它符号。

      编制的原则

      1.唯一性原则档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示-个编号对象。

      2.合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

      3.稳定性原则档号一经确定,一般不应随意改变。

      4.扩充性原则档号必须留有适当的递增容量,以便适应不断扩充档案的需要。

      人事档案

      人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。

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  •   档号编制规则

      1、范围

      本文件规定了档号的结构、编制原则和编制方法。

      本文件适用于档案馆(室)编制档号。

      2、规范性引用文件

      本文件没有规范性引用文件。

      3、术语和定义

      下列术语和定义适用于本文件。

      3.1代码code

      一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。

      3.2档号referencecode

      以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。

      [来源:DA/T1—2000,定义5.12,有修改]

      3.3全宗号fondsnumber

      档案所属全宗的代码。

      3.4类别号seriesnumber

      按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。

      3.5档案门类代码archivalcategorycode

      档案所属门类的代码。

      注:档案门类代码是一级类别号,如文书档案代码、科技档案代码等。

      3.6项目号projectnumber

      产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。

      3.7目录号cataloguenumber

      全宗内案卷所属目录的代码。

      3.8案卷号filenumber

      案卷排列的顺序代码。

      DA/T13—2022

      注:按组或册整理的档案可用组号或册号。

      3.9件号itemnumber

      归档的文件排列的顺序代码。

      3.10页号pagenumber

      案卷内文件每页排列的顺序代码。

      DA/T13—2022

      注:按组或册整理的档案可用组号或册号。

      4、档号编制原则和要求

      4.1唯一性原则

      档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

      4.2一致性原则

      档号结构应与馆(室)藏档案的整理分类体系保持一致。

      4.3稳定性原则

      档号一经确定,不应随意改变。

      4.4扩充性原则

      档号应预留递增容量,以便适应馆(室)藏档案扩充的需要。

      4.5简单性原则

      档号力求简短明了、减少代码差错,以提高处理效率。

      4.6适用性原则

      档号的编制宜适应不同的技术环境。

      5、档号的构成元素

      档号构成的元素包括:

      a)全宗号。

      b)类别号。

      ———一级类别号(档案门类代码);

      ———二级及三级类别号;

      ———项目号;

      ———目录号;

      ———年度;

      ———保管期限代码;

      ———机构/问题代码。

      c)案卷号/组号/册号。

      d)件号/页号。

      6、按卷整理档案的档号结构

      6.1结构

      6.1.1按卷整理的档号结构应为:

      6.1.2按卷整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

      6.1.3结构说明

      “×××”不代表各代码所占的位数。6.1.1中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。6.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号“·”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。

      6.2元素的选用

      6.2.1全宗号、一级类别号(档案门类代码)、案卷号/组号/册号为必选项,不应省略。

      6.2.2二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码、件号/页号为可选项,可根据实际需要选择使用。

      7、按件整理档案的档号结构

      7.1结构

      7.1.1按件整理的档号结构应为:

      7.1.2按件整理的档号结构中,类别号的构成元素包括一级类别号(档案门类代码)、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

      7.1.3结构说明

      “×××”不代表各代码所占的位数。7.1.1结构中左边为上位代码,右边为下位代码,连写时上、下位代码之间用连接号“-”(短横线)相隔。

      7.1.2中的各元素均属类别号,为同级代码,同级代码之间用间隔号“·”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置,上下居中。

      7.2元素的选用

      7.2.1全宗号、一级类别号(档案门类代码)、年度、保管期限代码、件号为必选项,不应省略。

      7.2.2二级及三级类别号、机构/问题代码为可选项,可根据实际需要选择使用。

      8、档号的编制方法

      8.1全宗号的编制方法

      8.1.1一般采用4位代码标识全宗号。其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性,后3位用阿拉伯数字标识顺序号。

      8.1.2在同一个档案馆(室)内,全宗属性代码不应重复。

      8.1.3在同一个全宗属性内按排列次序流水编制全宗顺序号。不应有重号。

      示例1:某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗,标识为“X013”。

      示例2:某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗,标识为“J004”。

      示例3:某省档案馆藏第123号全宗,可标识为“R123”。

      示例4:某省档案馆藏已撤销的某地行署003号全宗,可标识为“D003”。

      8.2档案门类代码的编制方法

      8.2.1采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。

      示例:机关档案门类代码标识为:文书“WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。

      8.2.2在同一个档案馆(室)内或一个全宗内,不应有重复的档案门类代码。

      8.3二级及三级类别号的编制方法

      8.3.1二级及三级类别号的设置应科学、简洁。根据实际情况,可扩展至四级。

      8.3.2采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号,不应有重号。

      示例:行政许可档案中登记注册档案中的注册类档案,标识为“XK·ZC·01”。

      8.4项目号的编制方法

      采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。

      8.5年度的编制方法

      采用4位阿拉伯数字标识文件(档案)的形成年度。

      8.6保管期限代码的编制方法

      采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识保管期限。以代码“Y”标识永久;以代码“D”+年限标识定期。

      示例:保管期限为定期30年的标识为“D30”。

      8.7机构/问题代码的编制方法

      采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或汉字标识机构/问题。

      示例1:采用汉字“办公室”标识办公室。

      示例2:采用代码“003”标识党务类。

      8.8案卷号/组号/册号的编制方法

      8.8.1采用阿拉伯数字标识案卷号/组号/册号。档案馆(室)应按照实际数量确定案卷号/组号/册号的位数。

      8.8.2应在案卷号/组号/册号前最低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制案卷号/组号/册号,不应有重号。

      8.9件号的编制方法

      8.9.1采用阿拉伯数字标识件号。档案馆(室)应按照实际数量确定件号的位数。

      8.9.2应在件号前最低一级档号构成元素下按照排列次序流水编制件号,不应有重号。

      8.10页号的编制方法

      8.10.1采用阿拉伯数字标识页号。档案馆(室)应按照实际数量确定页号的位数。

      8.10.2应从卷内首页档案开始按排列次序流水编制页号,不应有重号。空白页不编制页号。

      8.11档号编制示例

      为便于理解档号的使用方法,方便操作,附录A给出了档号编制的具体示例。

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