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人事档案管理表

2个回答

匿名  ·  2022-08-12 16:18:31

132

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  •   每个月总有那么几天,催完用人部门的考勤表,HR再拼命加班核算,哪怕再累,也不能出错。每一份内容繁杂的员工档案,都曾经让认真负责的HR肝肠寸断,材料不全、放错袋子、找不到了……

      提起员工档案,相信一定是很多HR的心病,新入职员工的资料录入,离职员工的信息整理,一大堆繁冗的数据,繁琐又易出错,工作的价值感更是无从体现!

      其实,越是简单的工作,越能看出HR的业务水平,你要学会用图表清晰的展现自己的工作成果。就算面对的是员工档案,照样能做出图文兼备的报表。

      员工人事档案的管理内容:

    人事档案管理表

      1、员工基本信息登记

      通常包括但不限于:姓名、性别、部门、职位、岗位、出生年月、年龄、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、学历、专业、学位、家庭住址、联系电话、紧急联系人姓名地址单位联系电话、入职时间、项目经历、家庭情况。

      某些情况下可能会包括五险一金购买情况、劳动合同起始时间、劳动合同终止时间、工作年限等等,根据不同企业的岗位特征与行业特征还会有不同内容的选择。

      这样的表格基本上会在员工刚进入一家企业的时候进行登记,有一部分为员工个人填写(例如:入职员工基本信息表、入职登记表等),还有一些可能需要HR进行填补并一一登记至电子版《员工花名册》,包括劳动合同的情况。

      2、员工入职相关审批文件

      包括但不限于:入职审批表、薪酬确认函、试用期岗位职责与目标计划等;入职面试测评量表、面试评价表、新员工提供的以前工作成果文档(如需要)等。

      3、员工各类证件

      包括但不限于:身份证、毕业证、学位证、资格证、驾驶证、各种专业证书、比赛获奖证书等等。

      这一类档案很多传统企业会用复印件,不建议仅保留复印件,因为防止有修改争议,当然更重要的是可能会被毁损,尽量用扫描件或者拍照等再保留一份。

      4、员工各类在职资料

      包括但不限于:入职体检合格表、上家企业离职证明、担保人相关资料、劳动合同书及附件、不购买住房公积金申明、试用(实习)工作总结、试用期业绩完成情况、引导人及部门的转正评估意见、转正后薪酬福利确认函(开始入职没有签署)、转正申请、每年度工作总结等。

      此类档案建议最好保留原件与扫描件各一份,电子档主要是查阅与调取方便。需注意,所有的此类文件均要有员工本人签字。

      5、员工参加重要会议、培训的各类统计与履历表

      通常包括但不限于:入职培训、制度类会议签到表、新员工培训计划书、任何一种形式的在职培训签到记录表、每一次培训心得、培训考试成绩,无论内外训都要有员工签字确认的履历表,岗位职责及要求(入职、调整)、岗位激励机制(薪酬、考核、晋升、淘汰、奖惩、能力评估等)。

      通常此类表格建议部门与HR部门各执一份,HR部门为原件与电子档,用人部门可以用复印件与电子档。需注意,所有的此类文件均要有员工本人签字。

      6、员工在企业里的岗位异动记录

      包括但不限于:转正、调岗、晋升、降级等通知、公告、人事任务命书、解除劳动合同证明文件等。电子档与纸档各执一份。

      7、员工调薪、奖惩记录

      所有调薪以及奖惩需要有记录,均要有员工确认,无论线上OA流程备案亦或纸档流程,如果是纸档,须再保存一份电子档,此类档案很关键。

      8、劳动合同及保密协议等相关文件

      此条不需多做解释,重要性更是不言而喻的。

      以上列出的仅是部分内容,重点还是企业需要结合自身特征进行调整以及增补。

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