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档案数字化

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青岛档案数字化 档案实现数字化管理

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匿名  ·  2022-08-16 15:45:21

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  •   青岛档案数字化服务包括档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型。(引自DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则),本文先就档案数字化服务外包所涉及的法规和标准进行梳理,其他几种外包服务的法规标准梳理后续推出。

    青岛档案数字化

      档案数字化外包共涉及:

      一个法规:

      档办发〔2014〕7号《档案数字化外包安全管理规范》

      一个国家标准:

      GB/T33870-2017干部人事档案数字化技术规范

      七个行业标准:

      DA/T31-2017纸质档案数字化规范

      DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范

      DA/T52-2014档案数字化光盘标识规范

      DA/T62-2017录音录像档案数字化规范

      DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则

      DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第二部分:档案数字化服务

      DA/T71-2018纸质档案缩微数字一体化技术规范

      根据行业和专业特点,各主管部门亦会发布更有针对性的档案数字化技术规范,本文不再对细分领域的档案数字化技术标准赘述《档案数字化外包安全管理规范》属法规性文件,关注档案数字化外包的安全,具有强制执行效力。

      国家标准和行业标准属推荐性文件,除包含《档案数字化外包安全管理规范》中的内容外,还对档案数字化外包的工作过程、安全保密管理和技术质量要求进行了全方位的补充,其执行效力低于法规,但无特殊原因和正当理由,亦不能轻易违反。

      本文的梳理逻辑为:

      1.在安全方面先看《档案数字化外包安全管理规范》的硬性要求,再看国标和行标对其进行的补充和细化。

      2.在工作过程和技术质量方面,主要看档案服务外包工作规范(DA/T68-2020)的总体要求,不再赘述具体的技术指标。

      一、对发包方档案部门的要求

      《档案数字化外包安全管理规范》对发包方的档案部门提出了如下要求:

      成立由主要领导或分管领导同志参加的档案数字化外包管理组织,明确档案数字化管理的部门、人员及其职责。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则6.2.2.2发包方应明确档案服务外包工作责任部门和负责人,实行责任制。】

      根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则6.2.2.1发包方应制定档案服务外包工作规划,并得到有效的授权和批准。】

      提出档案数字化外包招标文件中有关安全管理的要求,协助制定招标文件,审定合同。

      对数字化服务机构的相关资质、业绩、人员、设备和加工软件等进行考察,并了解是否存在违约行为、安全事故等不良记录。在同等条件下,应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。

      【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则6.2.3.2发包方应根据国家法律法规的规定、自身战略和业务的需要、档案的特点及其管理要求,明确对承包方的基本要求:承包方应为依法注册的法人,具有独立承担民事责任的能力;承包方具有履行合同所必需的经营执照和相关资质、许可证明;承包方应具有履行合同所必需的服务能力、经验和信誉等。

      6.2.3.4发包方应要求承包方提供有关股权结构、法定代表人身份、实际控制人身份、重要高级管理人员身份的文件或证件,营业执照和其他资质、许可文件或证件,对这些文件或证件的原件予以核实后保存其复印件。】

      建立档案数字化安全保密制度,与数字化服务机构签订安全保密协议,并对档案数字化加工人员进行安全保密教育。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则7.5.2.5承包方应与员工签订书面的保密协议(或保密承诺书),要求员工承诺在工作过程中不摘抄、删改、复制、泄露发包方的档案和其他信息。】

      制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。

      建立档案数字化外包项目管理档案,记录档案部门和数字化服务机构实施档案数字化外包项目的全过程。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则6.2.6.3发包方应将在整个档案服务外包工作中形成的具有保存价值的文件材料归档保存,以备日后查用。

      DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第二部分:档案数字化服务4.3.2发包方应要求承包方将直接参与本项目档案数字化加工过程的员工名单向发包方备案。4.4.1.2发包方应要求承包方将档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交给发包方。

      5.8.3承包方应将各种工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单、项目验收报告,以及工作过程中形成的其他记录归档保存两份,其中一份提交发包方。】

      建立监管机制,对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查,防止档案实体受损、丢失,杜绝数字化服务机构擅自复制、留存、使用档案信息的行为。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则6.2.5.1发包方应当对合同的执行情况进行全过程、全方位的监控。

      6.2.5.2发包方应将直接参与本项目的承包方员工名单予以备案,并对其进行行为规范要求的交底或培训。6.2.5.3发包方应至少每6个月对承包方主要工作场所进行1次实地检查。6.2.5.4发包方应至少每年获取1次承包方自我评估报告或第三方机构评估报告。

      6.2.5.8发包方应采取措施防止承包方在完成或中止合同后存留发包方的档案及其他涉密或敏感信息。DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第二部分:档案数字化服务4.4.2.2发包方应对承包方自带的各种硬件设备和软件系统进行检查,以确保其无信息留存。】

      二、对承包方的要求

      《档案数字化外包安全管理规范》对承包方提出了如下要求:

      数字化服务机构必须具有工商管理部门核发的有效营业执照,业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。数字化服务机构的法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人,股东及工作人员必须为中华人民共和国境内公民,国家另有规定的除外。

      数字化服务机构的工作人员必须提供本人身份证明和公安部门提供的无犯罪记录证明,必要时提供政审材料。数字化服务机构必须与其工作人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则7.3.1.2承包方应根据国家劳动法律法规,与员工签订书面劳动合同,履行用人单位义务,保障劳动者权益。】

      数字化服务机构必须制定并执行数字化安全保密制度,制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

      数字化服务机构应建立安全岗位责任制,配备专人负责安全保密工作。【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则7.5.2.4承包方应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制,确保保密措施的具体落实及泄密责任可追究。】

      数字化服务机构应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训,并与工作人员签订保密协议,明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送档案部门备案。

      【标准补充内容:DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则7.3.1.5承包方应对所有员工进行不少于5天的岗前培训,至少每年开展1次不少于1天的在岗培训。培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。

      承包方应组织员工参加由档案行政管理部门、保密行政管理部门、客户举办的相关法规或档案培训。】

      数字化服务机构必须积极支持、配合档案行政管理部门的安全保密检查。

      除以上《档案数字化外包安全管理规范》对承包方的要求外,《DA/T68.1-2020档案服务外包工作规范第一部分:总则》还对风险管理提出了要求:

      7.5.2.7承包方应制定应急管理处置预案,响应突发的泄密事件,将泄密事件的不良影响最小化。

      三、对数字化加工场所和设备的要求

      《档案数字化外包安全管理规范》对数字化加工场所和设备提出了如下要求:

      数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备,确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角;视频监控系统应由档案部门专人负责,数字化加工场所设于档案部门之外的,档案部门应定期检查视频监控系统,数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存;

      视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月;档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查,在删除视频监控数据之前,要留存视频回放安全检查记录。【标准补充内容:DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第二部分:档案数字化服务4.2.4.4发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。】

      数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能,并定期进行相关检测。档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离,禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

      数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜,并与档案装具分区放置;数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品,包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质;严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。

      工作人员要挂牌上岗,接受身份核查登记和安全检查,严禁无关人员进入数字化加工场所。工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动,严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等,严禁携带火种进入数字化加工场所。

      档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查,确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。【标准补充内容:DA/T68.2-2020档案服务外包工作规范第二部分:档案数字化服务5.4设备管理和5.5现场管理两个章节进行了进一步细化,这里不再赘述】

      四、对数字化技术标准的要求

      一般性的纸质档案数字化按照DA/T31-2017纸质档案数字化规范执行,其中干部人事档案的数字化按照GB/T33870-2017干部人事档案数字化技术规范执行。数字化的同时还要生成缩微胶片的按照DA/T71-2018纸质档案缩微数字一体化技术规范执行。

      录音录像档案数字化按照DA/T62-2017录音录像档案数字化规范执行

      缩微胶片数字化按照DA/T43-2009缩微胶片数字化技术规范执行

      数字化成果光盘按DA/T52-2014档案数字化光盘标识规范进行标识

      五、对涉密档案数字化外包的要求

      档案按照敏感程度分为三大类:

      国家秘密类:国家秘密是指关系国家的安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知情的事项。《中华人民共和国保守国家秘密法》对有关的问题作了规定。国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。

      工作秘密类:属于各单位内部不宜公开的内容,不同单位叫法略有不同,比较常见的叫法有内部文件、敏感信息、工作秘密、商业秘密等。

      普通类:内容可以公开的。

      以干部人事档案为例:

      1.国家领导人、中央管理干部和省管干部(部分省市的县级党政一把手也属省管干部)的档案属于国家秘密,必须要求承包方有涉密载体印制资质(数字化)。

      2.一般性的处级及以下干部的档案属于工作秘密。《档案数字化外包安全管理规范》要求在同等条件下应优先选用具有与数字化加工相关涉密资质的数字化服务机构。但发包方在选择承包方时,更应着重考察承包商的安全保密意识和保密管控措施。

      3.工作秘密等级的档案数字化外包项目如一味强调涉密资质,可能出现“门槛导致高价、高价促成转包”的现象,发包方应加强管理,防止此类现象产生。

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  •   档案信息化革命质变的概念:质变是一种全面的根本性的变化与转型。所谓档案信息化革命的质变,是指从物质载体、管理平台、管理系统到管理机构、社会环境等档案工作质态的全面转变,意味着档案工作原有的质量统一体的蜕变与转型,新的质量统一体的形成与确立。

      我们也可将正在发生的档案信息化革命质变具体称之为“档案工作的全面数字转型与智能升级”,如《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出:“新一代信息技术广泛应用,档案工作环境、对象、内容发生巨大变化,迫切要求创新档案工作理念、方法、模式,加快全面数字转型和智能升级。”

      中国档案信息化革命大约经历了30多年的时间了。在这30多年的时间里,中国社会的信息化革命风起云涌、发展迅速,也推动着电子档案管理的发展日新月异。经过这30多年量变的积累,中国档案信息化革命正在发生着质的变化。

      在刚刚过去的档案信息化的第一阶段,以档案本身的数字化、电子化和电子档案管理初级网络化为主要特征。目前,我们正在步入档案信息化的第二阶段,这个阶段才是电子档案实现真正的蜕变、化茧为蝶的阶段。

      那么,这种质变是怎么发生的?它的内涵包括什么?当代中国档案人应该如何迎接这种挑战、顺应历史发展规律、助力档案信息化革命的进一步良性发展?研究这些问题,是当今档案学界的重要课题。

    档案信息化

      1、历史发展的必然结果

      历史发展从宏观到微观,都有着它的内在规律性和外在的表现。档案信息化革命质变发生的必然性与规律性,也可以从宏观到微观多个层次去加以认识。

      1.1宏观:五大信号系统喻示的人类信息化大历史发展的必然规律

      在人类进化过程中,最为重要的是大脑(思维)的进化,其他皆为其附属品。而思维的发展,以它获取经验基础的方式最为重要。这是因为,人类思维有两个必备的基础条件:大脑的思维器官和作为思维材料的经验基础。

      其中,大脑的生物功能进化缓慢,以亿年计。在这种情况下,我们可以看出,自人类诞生之日起,人类思维能力的发展主要归功于经验基础的发展。信号系统是收集信息、保存信息和信息作为经验基础被人类大脑所利用最终创造出思维的系统,五大信号系统的进化,说到底主要是人类思维经验基础的进化,这些人类思维经验基础的核心是脑内记忆与脑外符号记录。

      人类思维的经验基础首先表现为记忆。包括:表象记忆,动物时代的记忆;理性记忆,人类的记忆,早期人类思维的经验基础;符号记录,产生了档案——保存起来的原始符号记录,促成了人类文明社会的产生,人类进入到了群体思维的时代,叠加理性记忆,成为人类进入文明时代后的思维的经验基础;机器符号记录,代表信息社会,人类创造了机器思维;人机融合,代表未来时代,借助信息技术和生物技术,人脑可以与电脑、网络相连接,成为“电子人”。

      表象记忆→理性记忆→人工符号记录→机器记录→人机融合,代表着人类思维经验基础的进化,它是人类进化的根本。档案,有幸作为人类思维重要的原始符号记录性经验基础——包括人工符号记录和机器符号记录性经验基础,成为人类进化的重要推动力。

      我们正处在人类五大信号系统的第四信号系统的中间阶段,即信息时代的中间阶段。在这个阶段,人类信息化的发展已经达到了较为成熟的阶段,人类社会已经基本完成了向信息社会的转型。

      而在这个过程中,由各种原始数据(符号记录)组成的数字档案充当着信息社会基础的角色,它(档案)的转型也是必然的,既是由社会发展决定的,又成为社会转型的必然基础条件。而且,我们也已经可以看到未来社会的影子,看到数字档案(数据)在未来社会中仍然具有重要的意义与作用,成为人机融合的超级思维的基本经验基础。

      1、人类五大信号系统进化示意图

      1.2微观:电子档案本身发展的必然结果

      到目前为止,归纳已经出现的相关现象,我们可以将电子档案及其管理的发展归纳为五大阶段:

      第一阶段:过程阶段。社会信息化初期,人们开始使用计算机,网络尚未普遍,人们只将计算机作为起草文件的工具,电子文件只是文件形成过程而未将其保存为档案。

      第二阶段:辅助阶段。计算机和网络的使用已较为普遍,人们将形成的电子文件保存起来,作为纸质文档的副本。这个阶段是双轨制的前期。

      第三阶段:电子档案阶段。电子文档已作为正式工作文本使用,纸质档案仍然保存,以备查考。这个阶段是双轨制的后期。

      第四阶段:无纸时代。在实践活动中已不再使用和保存纸质文本,只有数据在运行。这就是所谓的单轨制或单套制。它是质变的重要标志,是档案存在方式与管理模式的质变。

      第五阶段:数据赋能阶段。即在电子文档管理系统的基础之上,采用各种“大云移物区智”等新技术,发掘电子档案数据的各种潜能,数据价值高能化,电子文档从管好到用好,用好才是本质。

      电子档案数据在传统档案的解决具体问题为主的基础上,突出发现规律的功能,以数据的方式产生新的能量,档案数据成为生产力,档案数据改变社会。这是档案信息化革命质变最具本质意义的部分,是价值模式的质变。

      2、电子档案发展的五大阶段示意图

      2现实社会的自然选择

      关于档案信息化,我们必须清醒地把握一个认识上的前提,档案信息化革命的质变,其真正的催生剂是社会信息化革命的质变,即一切档案管理的变化都来自于实践活动本身的变化,档案工作的种种变化,其本质皆来源于其本体——社会实践的变化。

      档案信息化既来自于对应业务实践的信息化,又需要同步于实践的发展。如《“十四五”全国档案事业发展规划》规定:档案工作要“主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设,推动档案全面纳入国家大数据战略”“推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。

      具体而言,我们可以从以下几方面分析社会信息化的质变对档案信息化质变的影响以及两者间的关系。

      2.1社会需要为档案信息化质变提供了强大的推动力:以智慧城市为例

      社会需要是档案信息化革命质变的根本前提和直接推动力,它成为第一杠杆,撬开档案信息化的大门。这种社会需要具体表现在各种业务活动。在各种业务活动信息化的过程中,人们更多地是关注业务活动本身,在推动业务活动信息化的过程中,自然而然地推动了本业务活动中所产生文件与档案的信息化。

      在这个过程中,档案管理与业务活动完全一体化,人们在这个过程中有时甚至会完全忽略了“档案”这个概念,在不知不觉中把它们作为业务活动中形成的数据进行管理。当然,在更多的时候,人们会自觉地在业务活动的信息化过程中,建立与之配套的信息化的档案工作。

      总之,在推动整个业务流程信息化质变的过程中,自然地带动了档案管理的信息化质变。在这个过程中,档案工作在不知不觉中回归了实践本体。

      下面,结合智慧城市的建设,具体谈谈社会信息化的需要推动档案信息化质变的问题。

      2.1.1智慧城市必须以档案信息化为基础,智慧城市建设带动城市档案管理的信息化质变所谓智慧城市,是城市信息化和数字城市的较高级阶段,是城市信息化的质变。

      其基本概念是:充分运用信息和通信技术手段,感测、采集、存储、分析、整合、共享、开放城市运行与管理信息、优化城市运行系统,对包括民众生活、工商业活动、环境保护、公共安全、城市管理等在内的以城市网络为平台的各种需求进行智能化服务,创造更和谐、高效、美好的城市生活。

      其中,我们可以清楚地知道,数据的采集、存储、共享、开放是智慧城市建设与运行的必不可少的资源基础。因此,建立与建设完整、全面、真实、准确的服务于各种智慧功能的数据档案资源库,是智慧城市中的基本建设与必要条件。

      作为一种社会需要对档案信息化的推动,智慧城市首先推动与居民生活、城市管理密切相关的档案系统发生信息化质变。如已经运用比较成熟的交通地理信息系统、社保系统、公安系统等等,以及近期广泛应用的疫情防控系统等,都逐步实现了实时在线、移动互联、跨区域共享、收管用无缝连接等具有质变意义的应用。

      在社会需要催动下,数据档案系统与人民生活、社会管理实现了越来越紧密的结合,在一些特殊的社会需求背景下,档案信息化的质变会实现跨越式发展,以近期抗疫工作中的健康码、行程卡最为典型。

      防疫健康码中包括核酸检测报告、疫苗接种记录等档案记录信息,而通信大数据行程卡中则包括了持卡人的近期行程记录,它们都是基于移动互联网的档案数据的在线实时记录与查询系统,是先进的数据档案的记录与利用系统。从信息采集到信息利用,实现了大规模互联共享,疫情促进防疫档案系统实现实时移动互联化、利用高频化,促进了数据档案系统的全面突破。

      2.1.2基于城市智慧管理一体化的城市数据档案工作一体化

      智慧城市是城市管理与运行的大平台,它加强了城市管理系统之间的联系与互动,逐步实现城市一体化管理。在这样的背景下,相应的数据档案管理系统之间的联系也越来越紧密,在智慧城市的大平台上实现了一体化。智慧城市大平台的具体形式首先就是“一网统管”。

      复旦大学国际关系与公共事务学院教授、上海一网统管城市数字治理实验室主任郑磊曾说道:“‘一网统管’不是一个系统而是一个平台,在这个平台上把政府的各个部门、各个委办局打通。”“一个地级城市至少有40个委办局,再加上区级单位,会有50多个条线。

      北京在2019年实现一网统管时,汇集了68个不同系统。”数十个政府系统汇集在一个平台上,从平台意义上实现了政府办公一体化,智慧城市项目倒逼政府进行流程再造,让更多的部门实现了政务数字化协同。

      在平台一体化的过程中,相关各委办局的档案部门也被“裹挟”着进入到了这个一体化平台,在政府政务活动“一网统管”的基础上,实现了政务文档的“一网统管”。相关档案部门也必须进行档案工作的流程再造与职能重组,这是一种前所未有的蜕变。

      《“十四五”数字经济发展规划》要求“推进云网协同和算网融合发展。加快构建算力、算法、数据、应用资源协同的全国一体化大数据中心体系。……建设数据中心集群,结合应用、产业等发展需求优化数据中心建设布局。

      ……提升数据中心跨网络、跨地域数据交互能力,……推动智能计算中心有序发展,打造智能算力、通用算法和开发平台一体化的新型智能基础设施,面向政务服务、智慧城市、智能制造、自动驾驶、语言智能等重点新兴领域,提供体系化的人工智能服务。”

      “全面提升全国一体化政务服务平台功能,加快推进政务服务标准化、规范化、便利化,持续提升政务服务数字化、智能化水平,实现利企便民高频服务事项‘一网通办’。建立健全政务数据共享协调机制,加快数字身份统一认证和电子证照、电子签章、电子公文等互信互认,推进发票电子化改革,促进政务数据共享、流程优化和业务协同。

      推动政务服务线上线下整体联动、全流程在线、向基层深度拓展,提升服务便利化、共享化水平。开展政务数据与业务、服务深度融合创新,增强基于大数据的事项办理需求预测能力,打造主动式、多层次创新服务场景。”

      由此可见,“十四五”期间我国基于城市智慧管理一体化的城市数据档案工作一体化将得到进一步的发展,档案信息化革命的质变将进一步深化。

      2.1.3智慧城市档案工作内在本质:“彻底”的“民生”的城市数据档案体系

      智慧城市通过一种技术革新和城市管理流程再造,带动相关的城市档案工作成为一种“彻底”的“民生”的城市数据档案体系,这是智慧城市档案工作内在本质的根本性改变。

      第一,“彻底”的档案工作体系。所谓“彻底”的档案工作体系,就是档案工作与社会大众之间、与各项业务工作之间,建立起一种直接的和无缝的连接关系。智慧城市程度越高,数据档案体系的彻底性也就越高。

      过去,我们无法实现彻底的档案工作体系,档案工作与社会民众之间有着相当大的距离和陌生感。有技术、人文等多方面的条件局限,智慧城市把这些局限基本清除了。现在我们可以以移动网络为工具,实现“彻底”的档案工作体系,即档案工作体系联接到城市中的每个人。

      这些人既是档案的形成者也是利用者,每个人都应该是档案体系的一分子。人人都是档案形成者,人人都是档案利用者,这是档案活动的重要特征。这个特征在新的技术条件下、新的平台上被突出出来。彻底的档案工作体系,就是人人主动参与、自觉参与、作为体系的一个部分参与其中。

      传统档案工作是相当不彻底的档案工作。档案与所有人有关,人人都需要有档案、做档案。但我们有多少人在做档案呢?甚至我们这些档案学者,我们在做档案吗?做了多少?一点也没做的不多,因为你不得不做,如你的房产档案,你的科研档案,这些东西与您的生存密切相关,所以我们主动做了,更多的是被要求做了。

      但该做的都做了吗?没有!如我们的户籍档案,几乎没人去及时更改;比如很多高校都有科研档案管理系统,也很少有人主动做、及时做,系统似有实无。

      第二,“民生”的档案工作体系。这里所谓“民生”的档案工作体系,是指档案工作在“彻底”的基础上,真正做到无处不在、及时反应(实时反应)地档案为民生服务。

      城市,又被称为城市聚落,是很大的人群定居点,是很多人生活和工作的地方。所以,服务民生是它固有的重要功能。智慧城市,说到底是利用新的工具使城市居民的生活更便捷更幸福,它的重要属性是民生工程。

      “在国务院近期发布的《“十四五”数字经济发展规划》中,明确提出要持续提升公共服务数字化水平。国家信息中心副主任周民认为,未来的智慧城市应该是‘服务型’‘协同型’“数治型’‘安全型’的,为民众提供能用、管用、好用的服务。”

      档案工作要服务民生,是档案工作的本质属性、根本价值的一种具体体现。而档案信息化的质变,新技术在档案管理中的应用,进一步提升了档案服务理念,将其提升为一种传统时代所不可能存在的与民生紧密结合、随时随地为民生服务的新的档案工作服务理念,其要点是无处不在、无时不在的档案服务。

      以数据形式存在、以网络形式连接的档案无处不在,润物细无声。

      关于彻底的民生的档案工作体系,我以户籍档案网络化为例。传统时代(到现在为止)我们的户口本上的信息更改常常是不及时的。很多人的户口档案信息停留在大学毕业或结婚生子时的信息。

      这些信息不能得到及时更新,只有到了你不能不改的时候,公民才会去更改。为什么呢?一是不方便,二是没有用。但如果户籍档案完全网络化呢?情况就会发生巨大的变化:一是更新方便,通过网络我们就可以申请办理信息更新,甚至会通过共享信息自动更新;二是极其有用,它将成为每个人网上信息的基础,与你的个人信用信息及网上办理各种事项过程中的身份审核等大量工作相关。

      在以上两个前提下,户籍信息将得到及时更新,户籍档案将随时随地地为您个人和家庭办理各种事物提供信息支持,因为这是彻底的民生的档案系统。

      《“十四五”数字经济发展规划》要求“持续提升公共服务数字化水平”“推动政务服务线上线下整体联动、全流程在线、向基层深度拓展,提升服务便利化、共享化水平。开展政务数据与业务、服务深度融合创新,增强基于大数据的事项办理需求预测能力,打造主动式、多层次创新服务场景。

      聚焦公共卫生、社会安全、应急管理等领域,深化数字技术应用,实现重大突发公共事件的快速响应和联动处置。”“提升社会服务数字化普惠水平。加快推动文化教育、医疗健康、会展旅游、体育健身等领域公共服务资源数字化供给和网络化服务,促进优质资源共享复用。

      充分运用新型数字技术,强化就业、养老、儿童福利、托育、家政等民生领域供需对接,进一步优化资源配置。”[6]由此可见,“十四五”期间我国数据档案服务民生的功能将得到进一步的提升,彻底的民生的数据档案系统将更加完善,档案信息化革命的质变将更加深化。

      2.2业务活动信息化与档案工作信息化的关系及公式

      总体而言,档案工作的信息化源于社会中各种业务活动的信息化。档案工作与其前端业务工作有联动关系,前端业务工作信息化在前,档案工作信息化联动随后。但不同的档案部门,由于所对应的业务活动的信息化水平及档案工作与业务工作的关系不同,业务活动信息化对档案工作信息化的具体影响也有所不同。具体而言,档案信息化水平与各种相关社会要素的关系公式为:

      Dxd∝Sxd+Dxd+Yxd+Dygd

      其中,Dxd指档案信息化程度;∝为数学符号,表达物理量之间的正比关系,即“正比于”;Sxd指社会信息化程度,它是影响档案工作信息化的宏观要素;Dxd指所属单位整体信息化程度,它是影响档案工作信息化的中观要素;Yxd指档案所对应的业务活动的信息化程度,它是影响相对应的档案工作信息化的微观的直接要素;Dygmd指档案与对应业务的关联密切度。

      这个公式的涵义是:“档案信息化程度”正比于“整个社会的信息化程度及所属单位整体信息化程度、档案所对应业务的信息化程度以及档案与对应业务的关联密切度”。也就是说,整个社会的信息化程度越高、所属单位整体信息化程度越高、档案所对应业务的信息化程度越高、档案与对应业务的关联密切度越高,档案信息化程度就越高;反之,就会较低。

      其中的Dygd即档案与对应业务的关联密切度,会决定档案、档案工作与社会信息化程度的同步程度。即:相关的实践活动与档案的关联度越高,档案作为业务工作的工具属性越强,档案、档案工作与该业务信息化程度的同步程度越高。

      特别是一些直接以档案数据为基础开展的实践活动,如互联网业务、地理信息系统等,必须实现相关档案数据与业务工作同步化、一体化。而一些与具体业务活动关联度较低的档案,如历史档案,则与社会信息化程度的同步化则会较迟缓。

      因此,不同档案部门的档案信息化程度与社会信息化的同步程度有很大的不同,整体上呈现出参差不齐的局面,档案工作信息化的进程总体上要稍落后于实践业务活动的信息化进程。我们在这里所谈的档案信息化革命的质变,主要发生在信息化程度较高、档案工作与业务工作关联度较高的社会实践领域中,而在其他领域中,质变将在晚些时候发生。

      2.3数据档案是信息社会存在的经验基础

      档案的根本价值是原始符号记录性经验价值(或称事实性经验价值),档案的根本作用是为人类思维提供原始符号记录性经验基础。数据档案的根本价值与根本作用在信息时代并没有本质性的改变,所不同的是,在信息时代人类发展出了计算机的机器思维,这些机器思维的基本经验基础正是数据档案。

      随着档案数字化、数据化程度的提升,档案的社会角色也在悄悄地发生着变化,其在社会中发挥的作用获得了普遍性地提升。总的说来,数据档案是信息社会的经验基础!智慧来源于思维,而思维依赖于经验基础。

      今天,所有标有“智慧”字样的事物,不论是智慧城市还是智慧工厂、智慧制造、智慧服务、智慧档案馆等等,这些智慧都是人类所创造的计算机的机器智慧,而所有机器智慧都是数据智慧,都以数据档案为其基本经验基础。

      国家《“十四五”数字经济发展规划》要求“加快建设信息网络基础设施。建设高速泛在、天地一体、云网融合、智能敏捷、绿色低碳、安全可控的智能化综合性数字信息基础施。”数据档案的基础地位和服务能力将得到进一步的提升。

      2.4数据档案是信息社会的生产力

      2.4.1数据档案成为资源、资本、资产和产品

      自从文明社会产生以来,档案就在人类社会中扮演着重要的角色。但在信息社会到来之前,档案更多地扮演着基础的后台的角色,而较少直接地出现在前台。而在信息社会,今天的时代,被称为DT的时代,即数据科技的时代(DT就是Data Technology,数据科技)。数字经济已成为继农业经济、工业经济之后的主要经济形态。

      在这种时代背景之下,数据档案不但继续充当信息社会经验基础的角色,同时更多地和直接地出现在前台,数据档案成为了一种资源、资本、资产、产品和生产要素,数据在生产场景是数据资源,在交易场景是数据资产,在投资场景是数据资本,而数据档案管理能力成为一种核心竞争力。

      2014年起,贵阳大数据交易所、武汉长江大数据交易中心、上海大数据交易中心等20个数据交易平台相继成立,探索出一套较为完善的平台交易规则体系。

      2020年,湖南省、北京市、深圳市、杭州市等地也提出将探索建立大数据交易中心。2021年3月,北京国际大数据交易所正式成立,旨在打造“国内领先的数据交易基础设施和国际重要的数据跨境流通枢纽”。

      2021年11月25日,上海数据交易所成立。以上数据交易机构的建立,意味着数据与股票、物质资产一样,可以交易。数据已经不但只是数据资源,而且还是企业的重要生产要素、核心资产,并可以作为数据资本进行投资、作为数据产品进行销售。

      数据已经成为一种生产要素。2020年4月印发的《中共中央国务院关于构建更加完善的要素市场化配置体制机制的意见》,首次将数据与土地、劳动力、资本、技术并列为五大基础性要素,并提出“加快培育数据要素市场”,对构建和完善数据要素市场化配置体制机制作出部署。

      “数据要素的价值体现在两个方面,一是,数据是数字经济时代的‘石油’,数据的流动就像是石油的燃烧,可以产生动力并带来价值,数据的流动带动技术流、物质流、人才流、资金流。从这个角度看,数据是新生产力。

      二是,数据是数字经济时代的’钻石矿’,通过挖掘提炼产生价值,体现在通过多维度、多领域数据揭示单一数据无法展示的规律,实现精准决策,增加确定性、可追溯性、可预判性,降低决策失误和风险。从这个角度看,数据是新的生产要素。”

      如果我们的观念还仅仅停留在数据信息是一种资源上,就大大落后于实践了。

      2.4.2数据档案管理成为一种核心竞争力

      数据的价值形态得到了进一步的提升,而数据管理也成为了一种核心竞争力,直接影响财务表现。当“数据资产是企业核心资产”的概念深入人心之后,企业对于数据管理便有了更清晰的界定,将数据管理作为企业核心竞争力,持续发展,战略性规划与运用数据资产,成为企业数据管理的核心。

      数据的核心价值在于链接与共享。数据流正成为激活人流、物流、资金流、技术流的关键载体。

      规范数据治理、提升数据要素价值挖掘能力,通过有针对性的数据治理举措来实现数据的可见、可管、可用,将原始数据转化为可应用的优良数据资产。

      数据资产管理效率与主营业务收入增长率、销售收入增长率显著正相关;此外,对于具有互联网思维的企业而言,数据资产竞争力所占比重为36.8%,数据资产的管理效果将直接影响企业的财务表现。2020年,中国数字经济规模已达到3.2万亿元,占GDP比重达38.6%。

      《“十四五”数字经济发展规划》指出:“2020年,我国数字经济核心产业增加值占国内生产总值(GDP)比重达到7.8%,数字经济为经济社会持续健康发展提供了强大动力。”

      《“十四五”数字经济发展规划》要求“到2025年,数字经济迈向全面扩展期,数字经济核心产业增加值占GDP比重达到10%”“数据要素市场体系初步建立。数据资源体系基本建成,利用数据资源推动研发、生产、流通、服务、消费全价值链协同。数据要素市场化建设成效显现,数据确权、定价、交易有序开展,探索建立与数据要素价值和贡献相适应的收入分配机制,激发市场主体创新活力。”

      “数字化公共服务更加普惠均等。数字基础设施广泛融入生产生活,对政务服务、公共服务、民生保障、社会治理的支撑作用进一步凸显。数字营商环境更加优化,电子政务服务水平进一步提升,网络化、数字化、智慧化的利企便民服务体系不断完善,数字鸿沟加速弥合。”“加快建设信息网络基础设施。建设高速泛在、天地一体、云网融合、智能敏捷、绿色低碳、安全可控的智能化综合性数字信息基础设施。”

      2.4.3数据档案管理成为一种社会发展的驱动力量

      数据驱动(data-driven)是2011年全国科学技术名词审定委员会公布的语言学名词:“数据驱动是一种问题求解方法。从初始的数据或观测值出发,运用启发式规则,寻找和建立内部特征之间的关系,从而发现一些定理或定律。通常也指基于大规模统计数据的自然语言处理方法。”

      数据驱动是指将数据作为生产资料,通过科学的方法,运用到业务经营过程中,并不断作出正向的反馈,促进业务优化提高。从某种意义上讲,所有计算机系统行为都是数据驱动。数据驱动讲究客观地量化数据,主动采集数据并支持决策。数据驱动是通过数据实现“智能”,数据采集和分析整理,基于数据模型和算法,自动形成闭环,形成具体的应用。

      3档案信息化革命质变的具体内涵

      档案工作自身的质变是多方面全方位的,它涵盖了档案本身的存在形式与存在方式、档案管理与运行模式、档案管理系统、档案管理机构与人员、技术模式、价值模式等方方面面,变化是深刻的巨大的,可以用改天换地来形容。

      3.1存在形式的数据化

      在事物的所有变化中,存在形式与存在方式是最具有基础意义的变化。当今世界,是数据为王的世界,数据成为信息社会的存在基础。在档案信息化过程中,档案数据化是其重要内涵。

      从存在形式上来说,在信息化过程中,档案经历了纸质→电子→数字→数据的变化。

      其中,电子是新档案的物质表现形式,与传统时代的纸质等相对应,它是最直观的,也是最容易被人们关注到的;数字是新档案的信息表现形式——即符号(数字符号)表现形式。它是一种虚拟表现形式,与传统时代的文字等相对应,但它不像传统符号和物质形态那样直观;数据是新档案的价值形态,狭义的数据是数字方式表达的,而广义的数据是一切由符号记录下来的事实。

      后者就是我们所说的档案。我们说电子档案是一种数据,有两处意思:第一,它是用数字符号表达的,即通过0和1的组合来表达的,所以它是一种数据,或称数据化的档案;第二,数据具有一种价值意义,即数据是一种可供分析、处理的信息,在这一点上,我们称电子档案为档案数据。

      经过了数十年的发展,人们越来越意识到电子档案是一种可供分析、处理的数据,数据化的档案数据是一种可供分析、处理的信息。事实上,当今社会中所说的“数据”,多数是数据化的档案数据。如《上海市数据条例》指出:“数据,是指任何以电子或者其他方式对信息的记录。”

      显然,按照这个定义,档案是一种数据,而且是数据来源的主体。

      档案数据化,这是档案存在形态的最具根本意义的变化,它的影响非常巨大,而且会越来越大。具体而言,档案数据化表现在以下几个方面:

      第一,传统载体档案的数据化(数字化)。这是存量档案数字化问题,即将传统时代产生的纸质档案等进行数字化处理,使其转化为数据形态的电子档案。

      这项工作开始于本世纪初,《全国档案事业发展“十五”计划》规定:“加快现有档案的数字化进程,在北京、天津、辽宁、陕西、青岛等地开展档案工作应用数字化和网络化技术的试点”。

      2010年以后,特别是“十三五”期间(2016~2020年),传统档案数字化工作开始大规模全面展开。2013年10月,在“全国数字档案馆(室)建设推进会”上,国家档案局局长杨冬权代表国家档案局首次提出档案“存量数字化,增量电子化”的要求。而到了“十三五”期间,《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”的发展要求。

      经过20多年存量数字化的工作,传统档案数字化工作已经取得了很大的进展。未来五年,大部分档案部门将基本完成存量档案数字化的工作。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出“加快档案资源数字转型。加强国家档案数字资源规划管理,逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。

      ……继续做好‘存量数字化’,中央和国家机关传统载体档案数字化率达到80%,中央企业总部传统载体档案数字化率达到90%,全国县级以上综合档案馆应数字化档案数字化率达到80%。”[1]截至2020年底,全国各级综合档案馆馆藏档案数字化成果19588.5TB。

      第二,原生数字档案的数据化(电子化)。这是增量电子档案电子化的问题。截至2020年底,全国各级综合档案馆馆藏电子档案1387.5TB,其中,数码照片390.2TB,数字录音、数字录像523.5TB。

      《“十四五”全国档案事业发展规划》“加快档案资源数字转型。加强国家档案数字资源规划管理,逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。大力推进‘增量电子化’,促进各类电子文件应归尽归,电子档案应收尽收,市地级以上国家档案馆全部具备电子档案接收能力,电子档案在档案资源体系中占比明显提升。”

      最后,新型数据管理的档案化。在社会信息化过程中,产生了一些前所未有的数据档案类型,如:物联网、区块链、大数据(非结构化数据)、系统数据等。这些数据档案往往产生于新型技术机构中,其初期的“档案化”管理程度较低,档案界应加快谋求档案工作与这些新型业务部门的融合,加快新型数据的档案化进程。

      这是档案信息化革命质变的重要方面。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“探索电子档案与大数据行动的融合[12]”。《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出“完善档案信息化发展保障机制。主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设,推动档案全面纳入国家大数据战略,在国家相关政策和重大举措中强化电子档案管理要求,实现对国家和社会具有长久保存价值的数据归口各级各类档案馆集中管理。”

      3.2存在方式的集合化

      传统档案的存在形态是纸质的,存在方式主要是传统库房。新型档案的存在形式是数字的数据的,存在形式主要是数据库。数据库与传统库房的区别在哪里?区别在于:传统库房管理是一种不彻底的物理集中,即:物理上虽然集中,但在信息内容上很难做到集中处理,利用上还是以单份、单套为主;而数据库管理既是一种物理集中,也是一种逻辑集中。即它可以集中处理库内信息内容。

      档案数字化(档案成为数据)具有比我们过去所能想象得到的更大更多更广泛的意义,这是一种从个体到整体、单份到全体的深刻变化,它具有一种堪称伟大的力量。整体数据与单份文件有什么不同:全体远远大于所有个体之和!

      传统档案的利用主要是个体档案的应用,解决的是一个个具体的需求。数据库是一个数据整体,是一个通过技术手段可以整体运用的整体。整体检索、整体统计、整体分析、整体利用已经成为常态!

      物联网、大数据分析与人工智能等,使我们做到以前做不到的事情!今天的智能地图等等都是基于这种整体的数据实时分析!而且,数据库并不是独立的,它可以是“数据库集合”,所以数字档案的整体是一个超越数据库的具体的整体。它可以在行业、城市或更大范围的概念上实现数据整体利用。

      3.3管理模式的单轨化

      目前,正在发生的是档案管理模式的质变——从双套制、双轨制到单套制、单轨制的转变,也就是无纸化的转变。即:在业务活动和档案管理过程中,人们只使用和存储的只有电子文档,而不再使用和存储纸质文档。

      电子档案单轨制的前提是业务系统的单轨制,所以业务高度网络化的企业与部门,其单轨制实现得较早,甚至一些互联网企业从来就没有实行过双套制。在电子档案管理初期,双套、双轨制模式成为电子档案管理的法定模式。

      关于电子档案的保存模式,从2002年起,国家档案局、国务院办公厅等部门就发布了多项法规标准,这些法规和标准一致指向双套制归档和双轨制管理模式。但这种模式只是一种过渡性的模式,作为一种过渡模式,在电子文档管理初期被采用可以理解,但不能停滞不前,需要尽快过渡到新的无纸化模式。

      2016年4月发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出“加快提升电子档案管理水平。……在有条件的部门开展电子档案单套制(即电子设备生成的档案仅以电子方式保存)、单轨制(即不再生成纸质档案)管理试点;探索电子档案与大数据行动的融合。”从目前社会信息化的发展状况看,继续全面实行双轨制“既无必要,也无可能”。

      首先,继续全面实行双轨制已无必要:这种模式是为了规避电子档案管理风险而存在的一种谨慎做法,但它越来越变成了一种“被异化的谨慎”。风险永远存在,但电子档案管理风险已不是一种非常规风险,它已经变成了一种总体可控的风险,只要我们采取了科学的管理系统和管理方案,其总体安全性会远远高于纸质档案,而其整体优越性更是显而易见的。

      其次,继续全面实行双轨制已无可能:第一,双轨制造成的巨大浪费与效率低下,已经越来越变成了一种无法承受之重;第二,一些原生电子数据(实时数据、多媒体数据、物联网数据、元宇宙等)已无法纸质化,而且这种类型的数据越来越多,中国的信息化大潮漫卷狂沙,很多行业、领域已经迈向无纸化,双轨制已经无法继续下去了。

      目前,在推进电子档案管理单轨制的过程中,主要存在着思想上和业务上两个方面的问题:思想上,要自上而下地统一思想,组织专家,全面阐述、说明单轨制的管理理论、操作技术以及完善相关的法律法规,解决档案系统骨干人员的认识问题。

      我们还需要特别关注一些相关的业务问题,如:电子文件数据归档问题。目前,许多业务系统(包括国家电子政务系统)没有解决好电子文件归档问题。甚至有一些单位在已经产生原生电子文件的情况下,仍然采用传统的纸质文件归档模式。即:将原生电子文件先打印为纸质文件,签字盖章后再归档。

      这种模式在方法上是可笑的,在管理体制上是极端落后和不负责任的。

      解决电子档案管理单轨制问题,需要解决的具体业务问题还很多,主要有:单位内部档案管理的整体体制问题,特别是与业务系统的协调与一体化问题;电子档案数据集成与安全存储问题;电子档案管理的四性保障问题等等。最终要落实到电子档案管理系统的科学性、合理性上。

      3.4运行模式的实时化

      在档案系统的运行模式上,逐渐从非实时信息系统转变为实时信息系统,从冷系统转变为热系统,从限时运行系统转变为全天候运行系统。

      实时信息系统即实时信息处理系统,它可以是较小范围内的主机型多终端的连机系统,也可以是较大范围的远程在线(online)式的信息服务系统,还可以是应用范围无限扩展的网络互联式的信息系统。

      它是一种全天候运行的管理系统,可以及时响应终端用户或远程终端用户的应用请求,进行信息的检索、存储、修改、更新、删除、处理和利用,可以及时地对用户需要进行响应与应答。实时信息系统已经有非常广泛的应用。

      一般而言,实时化的业务系统都是实时信息系统,如实时的交通信息系统等;也包括一些专门的信息管理与查询系统。

      实时信息系统是全天候不间断连续运行的信息利用量较大的信息系统,因此我们称之为热系统。而传统档案管理系统是有较大时间、空间限制的,利用量较小,因此我们称之为冷系统。

      3.5管理主体(机构与人员)的信息化

      首先,在信息化时代,档案工作者将质变为信息资源管理者、数据工作者,成为新时代的信息工作者,承担信息组织、信息分析与挖掘、管理系统建设与完善等工作职责。档案工作者的工作对象与工作职责主要有两点变化:

      第一,对象的变化,工作对象从纸质档案转变为计算机信息、数据;第二,工作内容从信息管理为主,到信息管理与价值挖掘并重。档案工作者管理的是原始数据,但原始数据不会自己产生价值,原始数据的价值必须通过系统的和档案工作者(信息工作者)的数据管理和数据分析来实现。

      传统档案工作者虽然也进行编研活动,但总体上并不是档案信息的利用者。但新时代的档案工作者必须既是数字档案的管理者,也是数据档案的信息处理者、数据分析者。也就是说,既是档案管理者,也是档案利用者。

      其次,传统的档案机构也将逐渐成为信息资源管理机构。单轨制后,虽然一些珍贵的纸质档案仍将被保存,但档案部门的真正管理对象毕竟已经转换为电子档案及其管理系统。由管理对象决定,档案管理部门成为电子档案的管理部门,是高度信息化的部门。目前,档案管理机构的信息化进程因所在单位的信息化进程的不同而有所不同。

      信息化水平很高的单位,如互联网企业,其档案机构信息化转型早已完成,甚至它们一开始就是信息化的档案机构;而多数单位的档案机构正处于转型过程中,转型尚未完成。目前,许多单位设立了数据中心、信息中心、网络中心等信息化机构,它们的职责与档案机构形成了一定的交叉,或部分取代了档案机构的信息化职能。

      从长久来看,两种融合的可能性角度,将共同形成新的单位内部的信息化工作部门,原信息中心的部分主要履行计算机系统的技术管理工作的职责,原档案部门的部分主要承担信息管理者的角色。如果该单位实现了云化管理,新的信息化机构(可能称为数据中心等)的主要职责将是信息管理。

      3.6技术应用的高新化

      在理顺了管理系统的各种关系、完成了档案管理模式的数字转型后,电子档案管理技术正从普通的传统的网络技术、数据库技术发展到应用大数据、云计算、区块链、物联网、人工智能、数字签名、数字溯源、水印技术等等。

      这是技术应用带来的质变,是未来电子档案管理发展的重点。“大区云物智”等新技术的持续发展,不断创造出新的数据档案类型、新的管理方法与新的赋能方式,使电子档案本身与电子管理发生了新的进一步的蜕变,实现了化茧为蝶。

      在各种高新技术的应用中,移动互联受社会需要的影响发展迅速,特别是贴近社会需要、贴近民生的档案与业务管理一体化系统(如疫情防控系统、交通地理信息系统、社保系统等等),较早较快地实现了移动互联;

      大数据档案管理与分析系统在大数据的发生领域(社会交际网络、电子商务网络、物联网等等)随业务发展而自然形成并不断完善;云计算技术与云服务在档案部门的应用有存储与管理系统运行等多方面的优势,其具体应用以信息化程度本身的高低不同,从高到低正在逐步在各个行业、各个领域向前推进;

      区块链的应用因其成本与技术的限制等原因,正处于发展的初期;物联网数据档案的产生与发展随物联网业务的建立与发展同步、自然地发生、发展;人工智能在不同领域的数字档案管理与利用中正在尝试性地开始应用;数字签名技术的应用已经比较普遍与成熟;溯源技术、水印技术等各种实用技术也日趋成熟。

      3.7价值模式的数智化

      实现档案的信息价值是档案工作的根本目的。在价值模式上,档案信息化的质变是实现数智化——通过数字智慧实现档案数据的高能化,数据档案创造新的价值。电子档案管理的价值模式正从冷(静寂与休眠)系统过渡到热(实时)系统,从保价系统发展到创价系统,从解决具体问题发展到发现规律。

      传统的档案管理系统,是一个相对静寂的工作系统,相当多的档案长期处于休眠状态,利用率很低,是冷系统;而较高级别的电子档案管理系统是实时的全天候系统,利用率大大提升,是热系统。

      传统档案管理系统,以保存档案(保价)为主要目的,而较高级别的电子档案管理系统则保管与开发并重,系统直接具有创造价值的功能。从价值形态来看,传统档案利用主要以通过利用单份或少量文档解决具体问题为主要方式,而较高级别的电子档案管理系统则能够通过全库档案的整体利用来发现规律,创造更大的价值,发挥更大更多的作用。

      信息化时代的电子档案利用可以分为两个阶段或两种基本模式:第一,常规模式:网络时空环境下的电子档案利用模式,它在效率和整体性等方面达到提升了档案利用的效果,但它在档案信息化方面尚处于初级的阶段;第二,数字赋能:通过大数据、人工智能、云计算等新技术手段,对电子档案进行能量挖掘性利用,它使电子档案的潜能得以充分挖掘,发挥出前所未有的能量,是电子档案价值实现的新阶段。

      建设科学高效的电子档案管理系统与平台,只是完成了基本工作,实现了基本功能。而档案信息数据的智能化运用才是高级阶段。而且,这种智能化的追求是无止境的,是我们在信息化时代的长期的根本的追求。

      制作科学的电子档案管理系统,并将云应用、机器学习、大数据统计分析、哈希数值锁定数据区块、智慧接收与智慧鉴定等新技术应用于电子档案管理系统,正是笔者目前正在做的和未来主要做的工作。

      3.8管理系统的一体化与集成化

      电子档案的管理,归根结底是通过计算机系统来进行的,所以档案信息化的质变必然反映到电子档案管理系统上,以上所讲的档案信息化质变的所有特征,都会在电子管理系统中有所反映。

      自从计算机档案管理系统产生以来,考察计算机档案管理系统的演变与未来发展,我们可以按管理理念(ID)将其划分为以下五个阶段:

      ID1.0阶段,即计算机辅助管理阶段,系统的主要功能是编制目录与进行检索。这是一种基于传统档案管理的计算机应用,主要存在与30-15年前,与今天的电子档案管理不是一种时空模式,已经完全不适用于今天的电子档案管理。如果有的单位仍然在使用这种系统,必须马上取缔,并争取将数据导入新的电子档案管理。

      ID2.0阶段,即传统档案管理模式的计算机系统再造阶段。这个阶段主要是将传统档案系统照搬到计算机系统中,简称传统再造,处于双轨制阶段。这种情况普遍存在于当今的电子档案管理过程中,是目前大部分电子档案管理系统的真实写照。

      出现这种情况具有其历史必然性,因为从传统档案管理过渡到电子档案管理需要人们在思想上认识上有一个过渡过程、适应过程,它们不自觉地将一些并不适用于电子档案管理的传统要素(如案卷等)复制到电子档案管理系统中。

      发生这种情况的主要原因在于电子档案管理系统的需求方案起草者往往并不是真正的电子档案管理专家,而是甲方自己的档案工作者或聘请的其认识并未达到电子时代要求的“档案专家”。至于乙方的计算机工程师们,由于不懂档案业务,更不可能设计出科学的电子档案管理系统方案。这是目前电子档案管理面临的最重要的困境之一。

      ID3.0阶段,即进入到真正的单一的数字档案管理模式的阶段,进入到单轨制阶段。真正的数字档案管理应去掉了一些完全属于传统档案管理需求的元素,增添一些属于电子档案管理的新要素,并将数字签名、水印技术、全程溯源、数据集成技术等应用到管理系统中,实现管理模式与管理理念的真正数字化。

      单轨制在技术上已经比较成熟,在一些信息化程度比较高的企业、部门,如百度、阿里等互联网企业、电商企业已经有较长时间的应用。在国内全面推进电子档案单轨制管理,是当下中国档案事业发展的一个关键性问题。目前的电子档案管理系统都应向这种模式设计、制作。软件公司要承担起自己的社会责任来,与档案部门一起制作出高水平的ID3.0阶段的电子档案管理系统来。

      ID4.0阶段,即与业务系统实现一元化管理的阶段,即档案管理回归实践本体的阶段,进入到了单轨制的较高级阶段。所谓回归本体,就是档案管理系统通过计算机网络工具与业务系统实现一体化,不再游离于实践本体之外,从档案独立化到全业务流程一体化,实现管理体制的一元化。关于这一阶段,档案界过去多称为“电子文档一体化”阶段。

      但这种说法还不够彻底,因为归根到底是档案管理活动与业务活动的一体化问题,这是档案工作中的一个具有根本性的问题。电子时代我们可以以网络系统平台和管理系统为工具解决这个问题。具体解决方案应根据本单位的具体情况制定。

      档案工作系统原本就是业务工作系统的组成部分,业务活动是档案与档案工作的本体。而在传统档案管理工作中,档案系统相对独立,成为一个游离于业务系统之外的工作系统,这并不是一种合理的模式。

      在信息时代,以信息化工作平台为基础,档案工作通过计算机系统、网络平台等,可以回归到业务本体中去,实现全业务系统一体化。每个单位都以业务活动为核心,形成自己的一个独立、完整、一体化的数据流动平台。档案机构成为这个数据流动平台的管理者。

      ID5.0阶段,即新技术全面赋能数字档案管理的阶段。数字赋能,是指将大数据、云计算、人工智能、区块链、数字溯源等技术应用到管理系统中,实现管理功能的高阶数字化。这是电子档案管理的最终归宿和本质特征。

      过去我们认为,电子化、数字化、网络化带来的时空变化,是电子电子档案的最重要的变化。现在看来,这种观点已经过时了。在数据时代,档案数据已经成为一种生产资料和生活资料,已经可以成为一种直接的生产力。而实现这种根本转变的途径就是智能化管理。它是电子档案管理系统制作的最终并不断发展的美好追求。

      总之,从ID3.0阶段开始,电子档案管理系统就进入到了较高级的阶段。ID3.0、ID4.0和ID5.0之间,并不是一个相互排斥、相互取代的关系,而是相互结合、层层递进的关系,并向着管理系统一体化、集成化、智能化方向发展。

      进入信息化时代以后,档案信息化的发展可以划分为两个阶段:管理模式转换阶段和价值模式转换阶段。

      前者也可称之为数字化阶段,即从传统纸质档案管理模式转换为数字档案管理模式,这个阶段的完成以单轨制的运行为标志,重点是解决两种时空的转换问题。思维的重点是新模式在保证安全高效的前提下,如何汰旧革新,如何创造区别旧时空条件的新管理模式。需要注意的是不要用传统模式套新管理模式。

      后者也可称为数智化阶段,即在数字化基础上,在档案数据集成的基础上,通过大数据、人工智能等各种新技术,促使档案价值实现进入到一个前所未有的爆发期,产生一种“超值效应”。

      之所以称它为“超值”,一方面是指它超出了传统档案的作用范畴,对档案界内部来说超乎寻常的;另一方面,档案的价值更直接地服务于社会,档案数据不再是只能通过外部利用才能发挥作用,而是直接地独立地作为生产、生活资料发挥作用。这一阶段的重点是新技术手段如何应用于档案工作,思维的重点是运用新技术创造新价值。

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