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档案数字化

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福州档案数字化加工公司

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匿名  ·  2022-08-16 16:45:57

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  •   福州档案数字化加工公司包括:档案前处理、档案扫描、图像处理、档案审核、对照原文补录、档案装订、档案归还。在没有特殊要求的情况下,基本按照此流程进行操作将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会或行业对档案利用的需求。

    福州档案数字化加工公司

      1.前处理阶段

      首先对未编页号或页号不规范的案卷,加工人员需要重新进行编号,根据客户的不同要求可采用2B铅笔或者自动页码机两种编号方法。

      其次对档案中的原金属装订物,如书钉、回形针、大头针和金属夹等,加工人员必须在不损毁档案的前提下小心拆除。

      最后对确定扫描的档案进行逐卷检查,检查是否存在破损、霉变、重复的情况,并在《备考表》上做出相应的登记说明,《备考表》需要加工人员及检查人员的签名(盖章)。在备考表中除标明文件页数、重份、页面缺损等情况外,还可注明特殊档案和需要说明的情况。如邮票、商标、名人手迹、实物档案及特殊文种等。

      2.扫描阶段

      扫描阶段是数字化加工的第一步,加工人员需要做的事情就是把实体文件扫描成电子文件。

      加工人员根据档案页面的尺寸大小选择对应规格的扫描仪,在设备类型方面,加工人员一般使用平板扫描仪对档案文件进行扫描。在整个扫描过程中,加工人员必须按照客户指定的扫描模式、扫描分辨率、扫描格式等要求,对档案进行扫描,并做到不漏页、不重页,确保图像的完整性。

      3.质检阶段——图像处理

      质检阶段的主要工作是对扫描后的档案进行图像处理,加工人员严格按照《纸质档案数字化技术规范(DA/T31-2005)》的要求,对图像进行优化处理,包括旋转、自动纠偏、去污、裁边、拼接等修复工作,使图像保持清晰、整洁、美观。

      4.审核阶段——对照实体档案

      审核阶段是对质检后的文件进行审核,再次确保扫描件与原图的一致性与准确性,使得最终加工成果符合客户的要求,因此加工人员必须对照实体档案原件进行逐件核对。在审核过程中若出现缺页、漏页、重页或顺序错误等情况,必须要求加工人员对这批不符合质量要求的扫描件及时进行重扫、补扫、调整等操作;若是图像偏斜度、清晰度、方向等未达到技术规范,加工人员必须重新处理或重新扫描。

      5.对照原文补录——自动识别

      要对扫描好的档案文件进行检索利用,自然少不了要对档案目录的核对补录工作,档案目录的录入有两种方法,第一钟方法就是对照档案原文进行录入。第二种方法是针对于纸质较好,且非手写的档案文件来说,可以采用OCR技术,对原文进行自动识别入库,这样做不仅可以大幅度提高录入的工作效率,而且还能有效降低手动录入带来的错误率。

      6.装订阶段——装订整理

      加工人员采用三孔一线装订法对案卷进行装订,装订之前必须认真整理档案文件,保证档案页面整齐统一,避免纸张的颠倒、错页。务必确保装订后的档案结实牢固,与案卷原件保持一致。

      《数字化加工处理单》

      在档案数字化加工的各个环节中,加工人员必须按照规定认真填写《数字化加工处理单》,包括案卷档号、具体加工人员、时间、抽查情况等项目,尤其要核实实际扫描页数与档案整理时填写的档案页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法,确保形成详细、规范的加工流程跟踪日志。

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  •   福州档案数字化加工

      当前,数字化加工是一项重要的集中托管业务。各数字档案代管机构提供一系列的数字化加工服务,包括排序整理、格式转换、数据录入、文件扫描、数字图像保证计划、个性化服务等;数字化加工的对象也包括纸质档案、模拟磁性载体档案、缩微胶片等多种形式。

    福州档案数字化加工

      国家和地方先后颁布了多项档案数字化标准规范。国家标准《文献档案资料数字化工作导则》(GB/T 20530)规定了数字化工作的指导原则和一般过程。档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DA/T 43)则分别规定了不同载体形式档案的数字化要求;前者的修订,以适应技术和社会的最新发展。行业标准《录音录像档案数字化规范》(DA/T 62)在2017年发布。此外,2014年国家档案局颁布了《档案数字化外包安全管理规范》,北京、广西等地还颁布了地方性的录音录像档案数字化技术规范。

      概括而言,档案数字化加工应主要注意以下四个方面。

      01、遵循数字化加工流程

      数字档案代管机构应严格遵循各类相关标准规范所规定的流程开展业务。比如,纸质档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节,否则可能导致数字化成果不合格、不可用。比如国内外数字化加工机构都强调在整理档案时需要去掉订书钉、纸夹、胶带等,以方便扫描,扫描之后要将扫描件和目录挂接。我国某些地方就曾经出现过未建目录、没有数据挂接而导致数字化成果无法利用的情况。

      02、采用科学的技术指标

      为了保证加工后的数字档案长期可用可理解,数字信号的各项技术指标均要合乎规范要求。例如,纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。根据DA/T31修订版的送审稿,扫描分辨率一般应不小于200dpi,如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi。采用黑白二值模式扫描的图像文件,一般采用TIFF(G4)格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的文件,一般采用JPEG格式存储。存储格式压缩率的选择,应在保证扫描的图像清晰可读的前提下,以尽量减小存储容量为准则。

      行业标准《录音录像档案数字化技术规范》规定的录音、录像档案数字化技术。

      03、对过程和成果进行监督和管理

      集中开展数字化加工业务具有数量多、任务重、时间短、质量难以把控等特点,要保证数字化集中加工的效率和质量,需要注意加强对数字化加工的管理,特别是质量检测和过程监控。根据DA/T 31修订组的调研,原标准侧重规定纸质档案数字化的技术要求,但是数字化管理和技术同样重要,修订组特别针对纸质档案数字化的组织和管理提出了明确的要求,标准的名称也变更为《纸质档案数字化规范》。

      DA/T 31修订版指出,应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理,应建立完善的问题反馈机制,对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现的前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。此外,需要加以质量检测和验收的成果类对象包括目录数据、数字化档案、数据挂接、存储载体等。

      04、完整记录数字化方案和过程

      数字化加工的各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录,即工作文件。DA/T 31修订增加了数字化工作记录应完整的验收指标要求,要求就工作文件的完整性、规范性进行验收。《录音录像档案数字化规范》也提出了同样的要求。

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