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档案数字化

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档案数字化加从哪入手

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匿名  ·  2022-08-17 14:31:44

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  •   在十四五规划的档案数字化改革内容中,明确提出了档案工作要“走向依法治理、走向开放、走向现代化”,那在实际的工作当中,档案数字化加从哪入手?

    档案数字化加从哪入手

      提升档案人员的综合管理素质必不可少,而同时,现代化的管理软件和硬件设备更是能给档案管理工作带来事半功倍的效果。

      设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,加大设备投入、积极引进现代化设备、及时更新计算机系统与程序是当下数字化进程中的首要方向。

      除了要做好软件设备的优化,顺应档案数字化工作的发展不断推陈出新更好地为档案数字化服务,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。自主研发的影像加工扫描系统、数字化加工管理系统以及人事档案管理系统,便是在这样的环境背景下不断优化更新,顺应档案数字化发展成熟运用于各大档案整理行业的。

      不仅如此,在硬件的创新研发上,不仅拥有成熟的技术团队,专业解决档案数字化方向的技术问题,研发了为档案人量身定制的档案盒打印机,其自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点,可满足档案服务行业大批量打印,企事业单位差异化打印的需求,极大提高了档案人的工作效率。

      此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。

      一、文书处理以及归档开展数字化管理

      档案工作最基础的内容是文书工作,而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此,为了满足新时期档案管理工作的需要,应用计算机能够完成文件登记工作,并按照批办次序在局域网范围内依次传阅,同时提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件,催办程序会向承办人发出相关信息,提醒其要及时进行文件阅读,在完成对文件的处理后进行预立卷整理,减轻档案管理人员的工作压力。

      二、加快系统工程建设

      档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、档案录入、档案整理、档案备份、档案编研以及档案利用等多项内容,这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管,系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描,并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份,全方位保障档案安全。

      三、构建信息技术支撑系统

      1.系统要具备平滑升级能力

      信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接,从而为系统高性能提供重要保证。此外,通过扩展模块应用,可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性,实现在线扩容的同时具备保护功能。

      2.系统要具备良好的可靠性

      信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等,在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计,避免存在单点故障,从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外,就磁盘阵列而言,需要运用各类PAID保护级别,满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格,需要硬件支持热插拔,从而为系统应用的连续性提供重要保证。

      四、加大设备引进与更新投入

      设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,要加大设备投入,积极引进现代化设备,及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。

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  •   档案数字化加工业务总体流程包括:档案调卷、整理及著录、免拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、完整归还、数据备份、数据挂接。

      先后顺序为:调卷--著录--扫描--处理--质检--归还--备份--挂接。在之前的档案管理数字化是需要拆卷的,但是现在有专业的非接触式扫描设备可以免拆卷,这就省去了很多的人力物力。

    档案数字化加工

      下面介绍详细的步骤:

      01、档案调卷

      档案调卷这个过程是指定一个专门的负责人与档案库房管理员共同完成。首先将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。

      02、整理及著录

      档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很大麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。对于待加工的档案,要制作电子目录。制作途径有两种:

      (一)使用数字化加工软件的数据录入功能,进行目录制作。

      (二)使用Excel表格方式制作。

      如果用户提供的有纸质目录或电子目录,要认真核对有无错漏现象,找出错误并修正。对于错误或疏漏的修正,具体操作细则如下:

      1、如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入,并删除错误信息。

      2、著录项相关内容录入要完整。在实际著录中以下著录项必不可少,且与纸质档案要一一对照:以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。

      3、如果目录内容有错(如主题内容,文号等),以纸质档案信息为准。

      4、如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体,不允许擅自解决,所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

      5、如遇到无题名的档案,应根据文件内容提炼总结出准确的题名录入。

      6、页码标注。整理著录的同时,检查案卷的完整性,是否有缺页、漏页、错编现象,正、副卷标注是否正确,有问题及时反馈。没有问题时,用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码,正面标注在右上方,背面标注在左上方,页码字体工整、大小适中。

      7、分卷事项。档号保持不变。如果纸质档案分多卷,需核对卷内顺序号,增加一条案卷目录,每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

      8、档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠(,/),如果发现要改成中划线(-)(注意:中划线录入时,要使用英文输入法下的半脚录入),日期格式统一采用8位数字,如20120206,不足8位时补0。

      03、档案扫描

      档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程,扫描的操作顺序:

      1、导入档案目录到档案数字化加工软件;

      2、通过生成计算机磁盘树型文件目录结构;

      3、开始扫描档案;

      扫描中的操作细节及要求如下:

      1、扫描后的文件存储格式应为TIFF格式,分辨率为300dpi,以黑白扫描为主,特殊情况下,如扫描照片时,设置颜色为“灰度”。

      2、档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐,避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整。

      3、扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。)

      04、影像处理

      影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

      影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。

      影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可视度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

      具体操作细节如下:

      1、对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理,初扫要保留。

      2、发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像,发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整,处理时要保留文件编号与文件页码。

      3、大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性,不得删除任何原文或清除任何原文内容。

      4、处理过程中遇到问题时,要查阅原文及时做出更改,并进行登记。

      05、数据质检

      1、逐条检查每个案卷目录下的扫描文件,是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。

      2、逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。

      3、逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

      06、数据挂接

      1、将扫描数据通过数字化加工软件生成挂接数据。

      2、将数据复制到档案服务器上,运行服务器上的挂接软件进行操作。

      3、打开档案信息化管理系统,检查挂接的文档。

      07、数据备份

      1、将全部数据刻录成档案级蓝光光盘备份或移动硬盘。

      2、将全部数据在计算机硬盘上备份。

      3、将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。直至全部合格完成整体档案数字化流程。

      智能语音识别、转写、自学习等核心人工智能技术,结合行业规范、行业标准、行业语料库等AI引擎优化,改变人工键盘输入的传统模式,使用语音口述方式录入,有效帮助信息录入、专网办公、表单填写、成果编研、系统管理等场景的效率提升。

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