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档案数字化

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干部人事档案数字化供应商

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匿名  ·  2022-08-17 14:51:15

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  •   近年来,随着从严治党、从严治吏的不断深化,干部选任中个别档案涂改造假问题暴露岀来,影响了组织干部人才工作的开展,损害了党和国家的形象。干部人事档案工作从“幕后”走到“台前”,治理档案涂改造假问题已迫在眉睫,而推进干部人事档案数字化则成为规范管理的重要手段。

      信息技术的快速发展,为提升干部人事档案管理水平提供了重要支撑。通过计算机软硬件设施的合理配置,建设一套符合部门(地区)工作实际的干部人事档案数字化系统,实现干部人事档案电子化阅档、电子化存储、电子化管理,既可以不断提升干部人事档案工作效率,又能够减少原始档案磨损以及涂改造假问题。

      本文在分析干部人事档案管理与数字化建设存在的问题及数字化重要性的基础上,探讨了推进干部人事档案数字建设的途径。

    干部人事档案数字化供应商

      干部人事档案数字化供应商

      一、干部人事档案管理与数字化建设工作中的问题

      (一)干部人事档案规范化科学化管理水平不高。在干部人事档案专项审核以及干部提拔任用公示中,暴露出个别干部人事档案中"三龄两历一身份”存在涂改造假等问题,反映出在以往的干部人事档案管理中存在不严格、不规范甚至违规违法的现象,给组织工作带来一定负面影响,亟需通过有效手段来遏制干部人事档案涂改造假的不良现象。

      (二)干部人事档案数字化建设进度满足不了工作需要。从全国来看,中央、省、市级干部人事档案管理部门对干部人事档案数字化建设推进较快,基本实现了干部人事档案数字化管理,但在地市级个别部门、县(区)级,干部人事档案数字化建设相对缓慢,个别地区甚至尚未开始数字化建设,数字化建设整体情况还满足不了需要,干部人事档案管理仍沿用“老办法”“旧方式”,干部人事档案涂改造假等风险较大。

      (三)干部人事档案数字化标准落实不到位,数字化系统使用便捷性不高。针对干部人事档案数字化建设,国家质检总局、国标委员会于2017年颁布了《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)(以下简称《技术规范》),但在干部人事档案数字化工作中。

      各地区落实尚不到位,在干部人事档案数字化系统建设、图像处理、数据存储、运行环境等方面还达不到《技术规范》要求。数字化系统建设未能完全结合工作实际,系统使用的便捷性、实用性不够,数据更新不及时,利用率不高,在数字化后仍旧使用原始纸质档案。

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      二、干部人事档案数字化建设的重要性

      (一)是新时代组织工作必然要求。从严治党关键在于从严治吏,从严治吏必须从严管档。要遏止"三假干部五假干部”,就必须从档案管理这个源头抓起,创新管理方式和手段,堵住工作漏洞。

      党的十八大以后,中央先后颁布了一系列干部人事档案管理的法规政策,明确提出要按照国家相关技术标准,创新方法和手段,推进干部人事档案数字化。推进数字化建设己然大势所趋,只有建立一套符合《技术规范》要求的系统,实现数字化阅档、数字化管档、数字化备份存储,提升干部人事档案科学化管理水平,才能更好聊务新时代组织工作。

      (二)是推进干部人事档案规范管理的有效手段。通过计算机技术、扫描技术、图像处理技术,将现有的纸质干部人事档案转化为数字化信息,实现干部人事档案数字化阅档、存储、备份,一方面可以避免在使用中接触原始纸质档案,减小抽取、替换、涂改档案材料的可能性,另一方面可以减少对原始纸质档案使用率,避免原始纸质档案的磨损。同时,也可以探索推进干部人事档案数字化副本异地保存,避免在天灾人祸的情况下出现不可挽回的局面。

      (三)干部人事档案数字化建设是提升干部人事档案管理水准的重要途径。档案数字化管理与传统管理方式相比较,有着无法比拟的便捷性、先进性,实现干部人事档案数字化后,通过计算机检索,可以迅速精准定位到某卷档案,实现更加便利、快捷、高效的阅档。

      在符合规定的网络条件下运行干部人事档案数字化系统,查档人员可以实现异地查阅,在技术成熟情况下甚至可以实现档案“跨时空”流动,从而进一步降低干部人事档案管理人员的工作强度,提高工作效率。同时,通过干部人事档案管理系统,可以进行相关干部数据统计、档案情况统计,实现资源整合,避免重复劳动。

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      三、干部人事档案数字化建设工作策略

      (一)严把载体关,开发好干部人事档案数字化系统。干部人事档案是利用频率较高的档案类别之一,在职干部人均年增档案材料在2份以上,离退休干部在1份左右,在职干部每卷档案年均查阅在1.2次左右,离退休干部、死亡干部在0.5次左右,使用频率较高。因此,建立一套能够满足工作需要、上下级衔接好、简单实用的数字化系统十分必要。

      干部人事档案数字化系统开发中,在人员建库、目录建库等方面严格按照《技术规范》要求实施,并配置以先进的硬件,满足实时存储、实时读取需求,避免出现内存不足、网络卡顿等现象。同时,在干部人事档案管理系统的栏目上要优化设置,充分满足干部人事档案日常管理中检索、统计、增删、授权访问等需要。

      (二)严把标准关,落实好干部人事档案数字化规范。要落实好《技术规范》中档案扫描、图像处理、数据验收、数据备份等方面的标准,确保干部人事档案数字化建设达到国家标准。综合考虑到质量、人力、物力等因素,很多地区在档案数字化中釆取业务外包的形式进行,既可以省时省力节约成本,也可以保证质量成效。

      档案数字化是一项系统性、流程性工作,外包后的档案数字化工作中,档案管理人员并不是'‘甩手掌柜”,而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫,对外包中的不当行为要及时制止,对影响进度的问题要及时协商解决,对质量问题要及时指明,确保档案数字化工作按期保质完成。

      (三)严把安全关,打造好干部人事档案数字化运行环境。安全问题是干部人事档案数字化一个焦点。干部人事档案是国家秘密或工作秘密,也涉及干部的个人隐私,因此,安全问题是干部人事档案管理尤其是干部人事档案数字化建设不可回避的问题。数字化后的干部人事档案是无形的,通过计算机可以查看,通过媒介可以拷贝存储,如何确保干部人事档案数据安全十分重要。

      要加强外包服务安全管理,提高档案管理人员保密意识,合理确定数字化信息查阅权限,数字化备份信息要按照国家秘密标准保存。干部人事档案系统实行专网运行,要通过综合使用物理隔离、信息加密、数字签名、访问控制、入侵检测等技术,做好访问者身份鉴别,要把非正常登录“拒之门外”。还要保证干部人事档案数字化服务器安全,确保在符合保密要求的环境中运行。

      干部人事档案是党和国家的重要执政资源,干部人事档案数字化是探索干部人事档案规范化、科学化管理的一个重要手段,也是新时期新形势下党的建设的一项基础性工作,解决好干部人事档案数字化建设中的问题,全面实现干部人事档案数字化,方能使之在服务组织干部人才工作中更加高效规范。

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  •   干部人事档案数字化供应商

      一、项目说明

      本项目为流动人员档案信息化服务及售后等相关服务。

      二、项目服务及技术要求

      按照《流动人员人事档案管理基础数据采集内容》《流动人员人事档案管理基础数据采集规范》和《流动人员人事档案数字化安全规范》的标准和要求,进行档案数字化扫描和档案基础信息录入,数字化的档案信息无缝挂接到公共就业人才服务系统中,便于日后档案业务管理,提高数字化档案的使用效率、取得实效,为今后人事档案省级集中作好准备,逐步实现“互联网+档案管理服务”管理模式。

      2.1档案出入库

      (1)识别码管理

      依据识别码编制规则,由加工系统生成编码号,并将识别码打印后贴置于每卷档案中,利用识别码来实现数字化加工要求全流程的管理。

      (2)出入库

      通过识别码管理的方式,对档案借卷出库入库过程的交接管理,并能够实现档案出库(入库)数量的统计核对。

      2.2档案标准化整理

      在扫描之前,根据档案管理情况,按照《干部人事档案整理工作细则》和《干部人事档案内容分类排序及编目》对档案进行标准化分类、排序和编写目录。

      2.3档案数字化扫描

      (1)扫描软件和设备

      提供扫描系统软件和相关设备。系统应具有借还卷管理、扫描、图像处理、条目导入、OCR识别、成果质检、数据统计和数据挂接等基本功能,具有一定的灵活性和可维护性,功能能够根据实际情况做适当的调整。

      (2)协助编制档案数字化标准

      按照有关规定,结合实际情况,确保纸质档案数字化工作的业务和技术要求,指导档案数字化工作,保障数字化成果的规范管理和有效应用。提供标准相关技术内容咨询和参考信息。

      (3)档案原文扫描

      扫描方式:根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描,大于A4页面的要求采用大幅面扫描仪进行扫描,不得裁剪或折叠。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复;折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平等相应处理后再进行扫描。

      扫描色彩模式:24位彩色模式进行扫描。存储格式:采用JPEG格式存储。

      扫描分辨率:分辨率一般为300dpi,特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

    干部人事档案数字化供应商

      (4)图像处理

      1.原始图像处理

      a.纠偏处理

      对偏斜度>1°的图像应进行纠偏处理,纠偏后距离显示器25 cm~40 cm观看图像应没有明显偏斜。对方向不正确的图像应旋转还原。

      b.裁边处理

      纠偏后的图像应进行裁边处理,去除扫描过程中产生的白边或黑边。

      c.图像拼接

      对大幅面档案材料进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个原始图像,确保档案数字图像的完整性和真实性。

      2.优化图像处理

      a.优化图像处理方式

      应使用计算机软件或人工方式对原始图像数据进行处理,得到优化图像数据。

      原始图像中带有黑白、彩色照片的,应采用人工方式处理,以使优化图像中的照片得到更佳的视觉效果或与原始图像的视觉效果相符。

      原始图像中带有印章的图像区域应采用人工方式处理。

      带有身份证、学历证件、复印件及带有防伪技术的原始图像,或内容不清晰的红色或紫色背景的早期麻纸基材等,优化处理后仍不具有较好辨识效果的,应直接引用原始图像数据。

      b.优化图像质量要求

      观看优化图像使用的显示器应符合SJ/T11292的要求,并调整到sRGB状态。在保证档案信息完整的前提下应满足以下指标:

      图像背景颜色为24位真彩色,且RGB值为(254,246,197);

      (5)数据打包封装并校验

      图像数据应采用JPEG格式存储。原始图像数据存储压缩率≥80%。优化图像数据不进行压缩。原始图像数据和优化图像数据应分不同文件夹保存。

      对打包后的成品数据进行档案的四性校验,保证最终挂接到业务系统中的数据是完整可用的。

      封装后的每个人档案的图像数据应放在一个文件夹内,该文件夹应以姓名+公民身份号码命名(如李**11010219830606****)。根目录下保存的是一个以姓名+公民身份号码命名的XML文件和一个文件名为“图像数据”的文件夹,前者描述人员基本信息及目录信息,后者存放原始图像数据和优化图像数据。

      图像文件名称的命名规则为:档案材料类号代码+“-”+分类内序号+“-”+三位流水号+后缀名,如1-1-001.jpg(在不同的操作系统中,图像文件扩展名或显示为.jpeg)。类号代码见附录A。

      (6)数据备份

      1.备份范围

      经验收合格的人员基本信息、档案目录信息、原始图像数据、优化图像数据应及时进行备份。

      2.备份方式

      应采用在线、离线相结合的方式实现备份。在线备份可采用持续数据保护技术,采用档案一体化存储备份系统,保障数据备份的持续性。离线备份时,每个人的数字档案应形成一个数据包,数据包应采用硬盘备份,宜异地备份。

      3.备份标签

      离线备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。

      2.4数据挂接与利用

      (1)数据挂接。由于目前省系统中尚未有扫描图像文件与目录数据挂接功能。扫描的各类影像及数据必须符合国家标准,能够待省系统功能完善后,与系统目录数据挂接。须按照采购人要求的顺序进行挂接,不能出现错页、错目录的情况。

      (2)数据利用。档案数字化加工完成后的成品数据,需提供一个服务系统,在该系统实现对档案信息数据的检索利用,并且能够保证档案信息的安全性。

      2.5档案基本信息录入

      按照《流动人员人事档案管理基础数据采集内容》要求,对于已经扫描的电子档案根据档案中记载情况,将《流动人员人事档案管理基础数据采集内容》《流动人员人事档案管理基础数据采集规范》要求中人员基本信息84项字段中档案中能体现的全部录入软件系统(26项必填项必须全部录入),利用专业的信息著录系统提高录入的准确性和安全性。实现与现有公共就业人才服务信息系统中人员基本信息的一致、准确完善,达到人事档案数字化省级、国家级集中的标准。

      2.6检查验收

      (1)验收范围

      全部标准化整理档案成品和数字档案成品进行质量验收。

      (2)验收标准

      1.人员建库验收标准

      人员建库时录入项目应符合人员基本信息集数据格式要求;与其他信息系统共享人员信息的,所引用的姓名、性别、民族、出生日期、公民身份号码等信息项也应符合人员建库要求。

      2.目录建库验收标准

      目录建库时录入项目应符合档案目录信息集数据格式要求,类号、序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等录入内容项应规范、准确,档案目录应与纸质档案材料名称内容相符,档案目录条数应与纸质档案材料数量相符。

      3.原始图像数据验收标准

      原始图像应为真彩色24位、JPEG格式、300 dpi。无扫描产生的白边和黑边;偏斜度≤1°,方向正确;图像页码连续;图像中档案信息与纸质档案一致,图像数量与纸质档案一致,图像的排列顺序与纸质档案排序一致,图像与目录一一对应。

      4.优化图像数据验收标准

      优化图像应符合3.2的要求,与原始图像尺寸一致。标准化整理的档案不符合要求的,退回重新整理装订。

      5.使用标准

      实现和公共就业人才服务信息系统的无缝对接,实现访问数据、在线实时查阅人事档案等功能,达到省、国家业务系统的实现数据互联共享要求。

      6.人事档案标准整理加工

      人事档案按《干部人事档案整理工作细则》《干部人事档案内容分类排序及编目》等要求标准化整理,数字化加工后装订成册,并无涂改、损毁等情况,并在过程无泄露档案信息等情况。

      (3)验收登记

      根据验收标准填写《档案数字化验收登记表》,对数字档案作出合格或不合格的结论。合格的,登记交接入库;不合格的,重新加工。验收完毕在后期使用过程中发现错误的,采购人有权根据错误率的多少扣取质保金。

      三、管理系统要求

      3.1档案数字化加工管理系统业务需求

      档案数字化加工管理系统应满足以下使用条件:

      (1)档案数字化加工管理系统须包含以下模块:

      ①影像扫描:可对影像扫描的分辨率、存储格式、压缩格式等参数进行统一设置;可与前处理登记的页数进行比对校验,对漏扫、多扫进行软件自动控制;可以通过影像扫描的插入扫描功能,及时将扫描影像补充完整;可集成多种主流扫描仪的驱动及扫描软件功能;扫描后的图片可最终保存到服务器端,防止泄密或遗失。

      ②影像处理:可实现拉线纠偏以及自动批量纠偏;可对于图片进行智能优化,去除黑边、污渍,使泛黄或底色严重图片更加清晰;可通过系统设置,依据质检人员的在线退回的不合格的产品的错误提示信息进行修改,验收合格后进入到正常加工流程中,以控制有问题图像的优先处理,以免造成有问题图像遗漏处理;图像处理后的影像最终保存到服务器端,确保数据的安全。

      ③条目著录:可支持导入已有条目数据到加工系统中;可实现两录一校功能,高亮定位到字符;可自动识别提取图像中的文字,对档案号等关键项目可做重复性校验,减少人工著录的错误率。条目录入的数据最终保存到服务器端,确保数据的安全。

      ④质检校核系统:可实现错误图像、条目在线回退,避免人工沟通错误;可控制相关操作员对错误数据进行优先改错处理;可自动对操作人员的准确率进行排名;可智能设置抽检比例,自动提取抽检数据,条目与图像关联显示,质检时可直接判定错误,自动统计合格率并生成质检报告。

      ⑤产量统计:可自动统计不同幅面大小的影像数据,对图片影像进行智能识别,单独统计数量,并依据幅面进行自动折算;可查看图像的分辨率、存储格式、色彩模式、幅面大小等属性。

      ⑥流程追溯:可对案卷所处流程进行实时追踪,可实时查询调阅相关案卷。

      ⑦数据挂接:待省系统完善扫描模块后,能够无缝对接到公共就业人才服务信息系统。

      (2)档案数字化加工管理系统须实现以下功能:

      全程识别码跟踪管理:能够自动生成识别码,用识别码串联档案扫描、档案目录等全部的数字化加工流程;

      自定义目录项:可根据业务需要增减或调整目录项,适应业务变化;

      批量数据挂接:通过识别码或其他组合条件,实现目录数据与图像信息的批量挂接;图像处理:支持放大、缩小、恢复、旋转、反转、去污、纠偏、裁边等功能;

      质量检查:支持自检、质检和抽检等功能;

      查询:支持综合查询、案卷目录查询和分类查询等;档案管理:支持档案借阅、归还、查询和统计等;

      3.2技术要求

      档案数字化加工管理系统包括中心服务端和经办终端两个部分,支持本级所有经办终端(约100个)在并发访问时,要求300K/页的图像文件上传时间一般不超过3秒,以识别码查询调阅具体图像文件时间一般不超过4秒。经办终端通过专网,采用B/S模式由浏览器访问中心服务端办理档案业务。

      3.3加工系统功能简要描述档案扫描

      支持通过高速扫描仪、平板扫描仪等扫描设备对A4、A3幅面的档案进行扫描,支持黑白二值、8位灰阶、24位彩色三种图像格式,支持JPEG、TIFF、PDF等文件格式,支持分辨率可调整(一般在300dpi至500dpi)。

      图像处理,对扫描的图像文件进行处理,进行图像数据质量检查、纠偏(以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯)、去污(对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

      处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则)、图像拼接(对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性)、裁边(采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间)处理。

      档案目录索引,按照《干部人事档案整理工作细则》自动核对目录项目是否完整、目录内容是否规范、准确,对必填项未填、填写内容在取值范围外的不合格数据进行提示。

      应根据统一的档案目录格式进行档案目录录入,包括:“类号”,填写材料类号;“序号”,填写材料所属分类中的序号;“材料名称”,根据材料题目填写,无题目的材料,应拟定题目;“材料形成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间,复制的档案材料,采用原材料形成时间;“页数”,填写每份材料的页码数;“备注”,填写需要说明的情况。

      数据挂接,对扫描的图像文件按规则与目录数据关联挂接,数据可以无缝挂接到业务系统中应用。

      档案查询,可通过目录数据项查询调阅对应电子档案和纸质档案。

      目录管理,可对目录进行增加、删除、修改等管理。

      数据维护,可对图像文件进行增加、删除、修改等维护管理。

      数据库管理,含有数据库管理平台,可按查询条件进行批量导入、导出、备份等管理,可导出任意数据库表。

      3.4安全性要求

      系统能够采用多种安全技术手段加以保证,从对性能指标要求、安全体系建设等各方面都采取切实可行的安全措施,对扫描的数据采取时时同步备份。

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