档案馆档案数字化

　　档案数字化是指利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。目前，海宁市档案馆进行的档案数字化工作主要是纸质档案的数字化。加强档案数字化加工过程中的质量管控，最大限度地提升存量档案数字化的质量，是数字档案馆建设的重要数据基础。

　　纸质档案的数字化是指利用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。海宁市档案馆近几年狠抓数字化工作，坚持高标准起点、高质量成果、可持续利用原则抓实数字化工作全程管理。

　　抓好管理流程

　　强化保障层面的支撑

　　01、建立组织

　　档案数字化是一项系统工程，涉及面广，工作量大。首先，按照当前档案信息化建设的要求，档案馆要针对馆藏档案数字化的具体情况，建立相应的组织协调机构，并明确其工作职责。同时，要明确档案馆各科室在数字化加工过程中的具体职责，做到责任明确，各司其职。

　　02、制定计划和方案

　　具体的档案数字化项目，应当制订相应的工作方案。工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排等一系列相关内容。在确定数字化对象时，综合考虑馆藏档案的珍贵程度、开放程度、利用率、数字化资金等情况，选取最优方案。

　　03、制订具体的操作规范和相应的管理制度

　　在明确计划和方案的基础上，应制定科学化、规范化的管理制度，规范有关操作流程与标准并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果。

　　管好业务流程

　　加强操作过程的监控

　　01建立项目部

　　为保障馆藏档案数字化加工过程中档案实体与档案信息的安全，规范数字化加工流程，保证数字化成果的质量，档案馆应在外包单位中成立项目部，确定项目经理及主管，并按照规范和流程要求，将目标、要求、责任、操作细节层层分解到人。

　　02落实管理制度及流程

　　数字化扫描最重要的就是流程管理，这是项目实施方和档案馆方应该反复探讨的事项。以纸质档案为例，依据《纸质档案数字化规范》的相关规定，按照岗位工作职责，完善流程设计，制订相应的制度，实现全程管理、适时控制。档案数字化共包括出库、前处理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据挂接和成果验收与移交、入库等环节。

　　03强化馆方监管

　　在项目外包并将大量数字化工作交给实施方，档案馆还需强化档案化的监管。外包公司负责项目的具体实施，馆方在项目人员管理、现场管理、设备管理、安全管理、数字化加工项目管理以及数字化加工质量管理等方面进行全面参与式管理。

　　把好验收环节

　　实现数据质量的提升

　　01、采用计算机校对

　　电子档案检测主要是对电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。每接收一批数据首先利用计算机软件检测数据的安全性，确保数据没有病毒之后再检测其他指标。完整性需利用人工与软件结合方式开展，软件检测数据库缺页、缺项、字段长度、目录数据库与全文数据库匹配等情况，可用性可借助计算机软件批量检测，检测扫描件、转换件存储格式以及是否损坏导致无法打开浏览。

　　02、结合人工校对

　　人工校对主要是针对计算机无法检测的指标，例如目录数据库与全文数据库内容一致性问题、目录数据库字段内容著录完整性问题等。同时，要重点突出条目著录的检查，尤其是涉民档案条目的检查，使条目内容更好地服务档案利用需求。

　　03、抓好数据验收关

　　数据验收包括目录数据库、图像文件及数据挂接的准确性，抽检比率不得低于5%，如出现目录数据与图像文件挂接错误，抽检标记为“不合格”；目录数据库、图像文件之一出现不完成、不清晰、有错误等质量问题，抽检合格率不低于95%，予以通过。

　　建设数字档案馆档案数字化

　　新修订的《档案法》第五章档案信息化建设第四十条：档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。

　　建设数字档案馆最基础的工作是档案数字化，今天我们就一起来了解下档案数字化吧！

　　一、档案数字化的定义

　　档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

　　二、档案数字化的内容

　　01、档案数字化管理

　　数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

　　02、档案数字化采集

　　从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

　　03、档案数字化查阅

　　以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

　　三、档案数字化的流程

　　档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、档案扫描、影像处理、数据质检、数据挂接、文档归还、数据备份。

　　先后顺序为：调卷>著录>扫描>处理>质检>挂接>归还>备份。

　　四、档案数字化的优势

　　01、提高经济效益

　　档案数字化节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　02、提高办公效率

　　数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为"无墙界档案"，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　03、增强档案原件保护

　　将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　小结

　　档案数字化是数字档案建设的最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。